Планирование проекта по снижению сопротивления персонала при реализации проектного управления инновациями

ПОДЕЛИТЬСЯ С ДРУЗЬЯМИ
Авторы


кандидат  экономических наук, доцент
Россия, Вятский  государственный университет
mim@mcnip.ru


Россия, Вятский  государственный университет
mim@mcnip.ru

Аннотация

Целью данной работы является разработка проекта по снижению сопротивления персонала. Объектом изучения является условное предприятие, на котором ярко выражена проблема негативного отношения персонала к инновациям.

Ключевые слова

сопротивление изменениям, инновации, персонал.

Рекомендуемая ссылка

Бакланова Юлия Олеговна , Бульба Мария Вячеславовна
Планирование проекта по снижению сопротивления персонала при реализации проектного управления инновациями// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №12 (12). Номер статьи: 1201. Дата публикации: . Режим доступа: http://sovman.ru/article/1201/
Для того чтобы всегда оставаться конкурентоспособной, любая организация должна непременно развиваться. В частности ей необходимо внедрять разного рода новшества, которые позволят ей функционировать более эффективно во многом за счет оптимизации различных протекающих в ней процессов. Здесь речь идет об инновационной деятельности компании, которая по сути представляет собой «процедуру создания и внедрения новых товаров и услуг, разработку и внедрение новых промышленных технологий, которые будут являться основой производственной деятельности фирмы в будущем, а коммерческая реализация вновь созданных изделий (услуг) обеспечит будущие доходы и сформирует конкурентную позицию компаний»[1,стр 10].

Чаще всего данная деятельность осуществляется  в виде планирования и реализации конкретных проектов, перед которыми ставится определенная цель, сроки, бюджет и формируется определенная команда. Однако, как и любая деятельность, инновационная деятельность в компании встречает ряд тормозящих факторов. Одной из серьезных здесь проблем является проблема сопротивления персонала. Зачастую сопротивление выражается в негативной реакции персонала на инновации, в нежелании менять старые способы работы, в противодействии тем процессам, которые так или иначе призваны изменить сложившееся состояние того или иного объекта. Всё это существенно замедляет процессы по оптимизации и модернизации деятельности, что в конечном итоге негативно сказывается на функционировании всей организации в целом, не позволяя ей вовремя адаптироваться к условиям быстроразвивающейся среды. Поэтому в организации необходимо своевременно выявлять данную проблему и искать пути её решения.  На ранних этапах сделать это гораздо проще, пока сопротивление не стало идеологией и основной формой поведения персонала.

1. Планирование проекта по снижению сопротивления персонала при реализации проектного управления инновациями

1.1. Сущность проекта по снижению сопротивления персонала

Проблема сопротивления персонала  — достаточная серьёзная проблема практически в любой компании. В общем она возникает в результате не совсем адекватного корпоративного климата в организации, а также в результате несоответствия организационной структуры и других характеристик организации ориентации на новшества и нововведения.

В результате проведенного в теоретической части анализа стало достаточно ясно, что для решения данной проблемы необходимо разработать меры комплексного воздействия на работников. Представим некоторое условное предприятие, где ведется активная работа по внедрению проектного управления инновациями. Однако персонал достаточно негативно и апатично относится к преобразованиям,  не проявляет заинтересованности и не видит возможных выгод от участия в инновационных проектах. Целью данной части работы  является планирование проекта по снижению сопротивления персонала на данном условном предприятии.

1.1.2 Анализ альтернатив проекта

Выбор проекта прежде всего основывается на анализе существующих альтернатив. Ограничимся следующим списком возможных вариантов решения проблемы:

  • Альтернатива 1. Исследование существующей проблемы и выработка решений силами приглашенных в компанию специалистов
  • Альтернатива 2. Проведение исследования проблемы и разработка системы по снижению сопротивления персонала как своими силами, так и силами приглашенных специалистов
  • Альтернатива 3. Исследование существующей проблемы и выработка решений своими силами

Для сравнения этих вариантов за основу возьмем 3 критерия: стоимость, ожидаемый эффект, проблемы связанные с взаимодействием. На основе опытных данных проранжируем каждую из альтернатив. Результаты оформлены в Таблице 1.

Таблица 1 – Расчет суммарного ранга альтернатив

Альтернативы

Стоимость реализации
(1-Самая низкая стоимость)

Ожидаемый эффект (1- наиболее эффективный вариант)

Наличие проблем взаимодействия (1-незначительный уровень проблем)

Суммарный ранг

1

3

3

2

8

2

2

1

3

6

3

1

2

1

4

После того как бальные оценки выставлены, произведем подсчет суммы всех рангов. Как видно из Таблицы 1, самый низкий общий ранг имеет альтернатива 3 – разработка системы по снижению сопротивления персонала своими силами. Данный вариант имеет самую низкую стоимость, предполагает наименьшие проблемы взаимодействия, так как все участники проекта будут находиться внутри организации, что значительно проще воспринимается самими работниками и сделает процессы активного обмена информацией более эффективными. Ожидаемый эффект от реализации данной альтернативы также достаточно высок.

Таким образом для реализации проекта будет сформирована команда из работников данного предприятия. Для того чтобы снизить сопротивление персонала при внедрении и реализации проектного управления инновациями, целесообразно идти по нескольким направлениям воздействия:

  • во-первых, разработка системы мотивации, которая бы эффективно работала и способствовала активному участию работников в инновационных проектах и уменьшению негативных реакции на нововведения;
  • Во-вторых, разработка системы информирования работников о всех существующих и планируемых в организации проектах, а также о тех выгодах, которые будут получены в результате внедрения инновации
  • В-третьих, разработка системы пропаганды инноваций, которая бы способствовала формированию у работников позитивного отношения к инновациям
  • Разработка системы помощи и психологической поддержки тех работников, которые наиболее сильно противятся внедрению инноваций

Итак проект будет заключаться в выработке дополнений к системе мотивации, системы информирования работников, системы пропаганды инновации и системы оказания психологической помощи.

Планирование проекта будет осуществляться при помощи следующих методов:

  • Анализ заинтересованных сторон
  • Дерево целей
  • Декомпозиция работ
  • Вероятностная оценка продолжительности работ
  • Построение сетевого графика
  • Расчет аналитических показателей сетевого графика
  • Календарное планирование. Диаграмма Ганта
  • Организационная структура проекта
  • Матрица ответственности

Однако прежде чем перейти к планированию проекта, целесообразно определиться с документацией, которая будет необходима для реализации проекта. Так как проект по масштабу является малым, можно ограничиться следующим перечнем документов: устав проекта, содержание, финальный отчет.

1.1.3 Анализ заинтересованных сторон

Данный проект является внутренним, его результаты целиком и полностью будут использоваться только внутри организации. Непосредственное влияние проект окажет на всех работников: через информационное воздействие и на отдельные категории лиц, которым будет оказана помощь и поддержка. Заинтересованными сторонами являются:

  • руководство предприятия, которое и определило цель данного проекта – снижение сопротивления персонала,
  • работники, позитивно относящиеся к инновациям, творчески ориентированные сотрудники
  • авторитетные деятели бизнеса и ученые-практики

Ниже в Таблице 2 приведен анализ этих заинтересованных сторон: их выгода, получаемая в результате участия, форма поддержки проекта и адекватный механизм участия.

Таблица 2 – Анализ заинтересованных сторон

Заинтересованная группа

Выгода

Форма поддержки

Адекватный механизм участия

Высшее руководство предприятия Руководство заинтересовано в разработке механизма снижения сопротивления персонала, так как в результате повысится эффективность инновационной деятельности предприятия, что в свою очередь повлияет на конкурентоспособность предприятия Обеспечение ресурсами Координация и контроль за осуществлением проекта через директора по персоналу
Сотрудники, желающие продвинуться по карьерной лестнице и проявить себя – молодые работники В результате реализации проекта будут определены те преимущества, шкала и методы поощрения тех работников, которые вносят существенный вклад в инновационную деятельность предприятия Информационное обеспечение Активное участие в опросах и анкетировании
Авторитетные деятели бизнеса и ученые-практики Возможное поднятие престижа, возможная дальнейшая материальная выгода Информационное обеспечение Выступление на семинарах и совещаниях

Как видно из таблицы, заинтересованные стороны в любом случае должны и обязаны участвовать в проекте, так как именно их участие и определит дальнейшее получение определенных выгод, что в конечном счете является целью осуществления любой деятельности.

1.1.4 Анализ целей проекта

Прежде чем начать работу по определению работ, сроков проекта необходимо определить те главные цели – ориентиры, ради которых собственно этот проект и будет осуществляться. Ниже на рисунке 1 изображено дерево целей проекта.

Рисунок 1 – Дерево целей проекта

По рисунку видно, что снижение сопротивления персонала можно достичь в первую очередь посредством достижения 4 целей: разработка системы информирования работников, системы мотивации, системы пропаганды инновации и системы оказания психологической помощи и поддержки работникам. Для достижения этих целей определены частные цели, которые также можно наблюдать на рисунке 1.

В соответствии с данными целями можно уже на этом этапе определить результаты, которые должны быть получены и соответственно отражены в финальном отчете:

  • Перечень мероприятии нематериальной мотивации, призванных обеспечить повышение активности работников в инновационных процессах компании
  • Методика материального поощрения работников, принимающих активное участие в инновационных процессах
  • Вариант компьютерной информационной сети, где будет отражаться вся своевременная информация по всем проектам, осуществляемым в организации
  • Макеты информационных листков и стендов
  • Тематика, тексты, план и участники семинаров
  • Методика оказания помощи и психологической поддержки сопротивляющимся работникам

1.2 Составление графика действий
1.2.1 Декомпозиция работ

Для того чтобы начать работу по планированию сроков выполнения проекта,  в первую очередь необходимо определится с совокупностью работ, которые необходимо выполнить, чтобы достичь целей проекта. Для этого определим дерево работ, формирование которого начнем с декомпозиции основных целей проекта.

    1. Разработка системы мотивации

      1.1 Анализ существующей системы мотивации

      1.1.1. Проведение анкетирования работников (анкеты, направленные на выявление уровня лояльности персонала и удовлетворенность уровнем нематериальных стимулов)

      1.1.1.1. составление анкет
      1.1.1.2 анкетирование
      1.1.1.3 обработка результатов

      1.1.2. изучение документов, полный анализ существующих методов мотивации

1.2. разработка материальной и нематериальной мотивации работников, участвующих в инновационных проектах (обсуждение и формирование списка возможных мероприятий)

1.2.1 разработка материальной системы мотивации (обсуждение и создание полной методики поощрения работников, выдвигающих новые идеи активно участвующих в инновационных проектах)

1.2.2  разработка системы материальных стимулов сотрудников, вносящих предложения по поводу инновации создание макета информационного обеспечения работников, отражающего все преимущества, которые можно получить в результате участия в инновационной деятельности компании.

1.2.3 выработка рекомендации по повышению уровня лояльности персонала (обсуждение командой проекта и формирование списка необходимых мероприятий)

1.3 Формирование вариантов информационного обеспечения работников, где будут отражены изменения в системе мотивации и сделан акцент будет сделан на преимущества для тех работников, кто будет участвовать в инновационной деятельности

    1. Разработка системы помощи и поддержки работников, негативно относящихся к инновациям, оказывающих сильное сопротивление

2.1 Анализ уровня сопротивления персонала – базы данных по работникам, оказывающим сильное сопротивление

2.1.1 Создание бланка вопросов для опроса
2.1.2 Опрос сотрудников
2.1.3 Обработка результатов

2.2 Формирование методики оказания помощи и поддержки работникам, оказывающим сопротивление

  1. Разработка системы информирования работников об инновационной деятельности компании

    3.1 Поиск и сбор и обработка всей информации по инновационной деятельности компании

    3.2 Создание компьютерной сети – базы данных, где будет отражена вся информация по инновационной деятельности

    3.3 Создание макетов информационных стендов

  2. Разработка системы информирования и пропаганды инновации и инновационных проектов

    4.1 Сбор всей информации об инновациях

    4.2 Разработана программа проведения обучающих семинаров

    4.2.1 Формирование тематики семинаров
    4.2.2 Формирование плана-графика
    4.2.3 Определение и предварительная договоренность с авторитетными деятелями бизнеса

    4.3 Формирование макета информационного оповещения

1.2.2 Построение сетевого графика. Расчет аналитических параметров

После того, как определена длительность работ, целесообразным является построение сетевого графика проекта, на основе которого можно будет рассчитать все аналитические параметры. Сетевой график строится на основе данных по зависимостям работ, что отражено в таблице 3 и на основе длительности работ, определенных чуть выше.
Получившийся сетевой график отражен на рисунке 2.

Рисунок 2 – Сетевой график проекта
Описание: тот.png

По данному рисунку видно, данный сетевой график состоит из 21 работы, требующих некоторого количества временных затрат, что отражено в скобках рядом с обозначением работы. Также на графике присутствуют и фиктивные работы, не требующие никаких временных затрат. Они отражают ожидание  между работами и во многом означают, что между работами существует взаимосвязь. Так например, работа 8-9 не имеет временных затрат, а лишь отражает зависимость работы 9-14 от работы 5-8: разработка макета информационных листков, отражающих информацию о новой системе мотивации должна начаться только после непосредственной разработки этой системы, где работа 5-8  — выработка материальных стимулов.

2.3 Календарное планирование

2.3.1. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта  (график Ганта) — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач.

Эта ленточная диаграмма представляет собой две шкалы: шкала выполняемых задач и временная шкала. В соответствии со сроком, отведенным по проекту каждой задаче, он откладывается на временной шкале. Дата на сегодняшний день является как бы границей, по левую часть от которой подразумевается, что уже выполнено, по правую – что еще предстоит сделать.

Полученная диаграмма отражена на рисунке 4. На данной диаграмме достаточно отчетливо видны сроки реализации каждой из работ, что позволяет вести постоянный мониторинг и контроль  соблюдения сроков реализации проекта.

Рисунок 4 – Диаграмма Ганта

Описание: гант.png

2.4 Организационная структура проекта и матрица ответственности

При существующей в организации функциональной организационной структуре осуществление проекта должно идти с выделением отдельной структуры проекта, так как данный проект носит разовый характер и после завершения проекта созданная структура будет расформирована.

Уровень структуризации и формализации не будет достаточно высоким, так как сама специфика проекта предполагает много творческой работы, обсуждений, результатом которых должны стать новые методы работы «на бумаге», внедрение которых будет осуществлено уже после реализации конкретного проекта. При этом методы принятия решений участники должны определить сами, то есть они должны определить, каким образом будут разрабатываться новые мероприятия и программы. В связи с этим на особое принципиальное значение выходит функция контроля, призванная обеспечить порядок и эффективность работы в группе при принятии решений. Структура проекта отражена на рисунке 5.

Рисунок 5 – Структура проекта

Структура проекта представлена тремя уровнями иерархии: на высшем уровне — руководитель проекта, осуществляющий контроль и ресурсную поддержку, на втором уровне  — главный исполнительный руководитель  и на третьем уровне – основные исполнители с равными правами и полномочиями.

  • Руководитель проекта – директор по персоналу.
  • Участники и исполнители проекта:

Работники отдела мотивации -2 человека
Работники отдела труда и заработной платы – 1 человек
Работники отдела автоматизированных систем управления – 1 человек
Психолог – 1 человек
Работники с производства – 2 человека (в том числе начальник производства)

На основании определения участников проекта и определенной раннее последовательности работ целесообразно построить матрицу ответственности, где исполнители каждой работы обозначены  — И, а ответственные – О. Работники, отмеченные буквой У принимают участие в обсуждении, имеют право на высказывание своей точки зрения, но непосредственно выполнением работы не занимаются. Матрица представлена в Таблице 9.

Таблица 9 — Матрица ответственности

Постоянные члены команды

Временные члены команды

Работа

Участник1 начальник  ОМ

Участник 2 работник ОМ

участник 3 Работник ОТЗ

Участник 4
психолог

Участник 5
начальник пр-ва

Участник 6 работник

Участник 7
Работник ОАСУП

Разработка анкет по изучению лояльности сотрудников О,И О,И У У У У
Разработка вопросов для изучения сопротивления персонала У О,И У У У
Опрос О, И
Анкетирование О, И О,И
Анализ результатов анкетирования  -оценка уровня лояльности сотрудников О,И У
Анализ результатов опроса — формирование списка работников, негативно относящихся к инновациям О, И У
Разработка методики оказания помощи и поддержки и разъяснительной работы с сотрудниками, оказывающими наиболее сильное сопротивление (формы личного взаимодействия) У О, И У У
Выработка рекомендации по повышению уровня лояльности персонала У О, И У У У У
Разработка нематериальных стимулов для сотрудников, участвующих в инновационных проектах О, И У У У У У
Разработка материальных стимулов для работников, выдвигающих новые идеи У У О,И У У У
Сбор и обработка  всех данных по инновационной деятельности на предприятии О,И
Разработка и определение тематики семинаров 0,И У
Разработка варианта информационной компьютерной сети, где будет отражаться вся информация по инновационным проектам на всех стадиях внедрения У О,И
Подготовка материалов – содержание семинаров, текст О,И У
Разработка плана-графика О,И У
Поиск и предварительная договоренность с  возможными авторитетными участниками и ведущими семинаров О,И
Формирование макета стендов О,И У У
Разработка макетов информационных листков У О,И У
Формирование всей необходимой документации О,И О,И У
Предоставление руководству проекта, согласование, внесение корректив, утверждение проекта И,О
Утверждение проекта, общее собрание работников предприятия О,И

Следует отметить, что часть команды проекта будет вести постоянную работу над проектом: работники отдела мотивации и психолог. Они и будут осуществлять всю основную работу по проекту. Остальные участники проекта являются временными. Так  работник производства, начальник производства и работник отдела ОТЗ будут участвовать в разработке анкет и опросных листов, разработке системы мотивации и методики оказания помощи и поддержки работников, в остальное время они будут заниматься своей основной деятельностью. Работник отдела ОТЗ помимо этого будет разрабатывать систему материальной мотивации работников, участвующих в инновационной деятельности. На работника отдела ОАСУП будут возложены обязанности по разработке компьютерной информационной сети и сбора всей информации внутри предприятия в области инновационной деятельности.

Таким образом, сформированный проект может использоваться в организации неоднократно в качестве шаблона для управления сопротивлениями изменениям при реализации мероприятий в организации.


Библиографический список

  1. А.В. Тычинский «Управление инновационной деятельностью компаний: современные подходы, алгоритмы, опыт Таганрог: ТРТУ, 2006.
  2. А.Н. Эленберг Управление сопротивлением изменениям в системе промышленного предприятия / Экономические науки. №11, 2010. С.184-190.
  3. Бухбиндер Р.Г. Организационные изменения: проблема сопротивления персонала и пути её решения. / Вестник Омского университета. Серия: Экономика. 2009. № 4. С. 100-106.
  4. Миляева Л.Г., Фомина С.А. Стимулирование персонала в условиях инновационной среды / Инновации. 2007. № 7. С. 93-97.
  5. Андреев А.С., Сокол О.В. Человеческий фактор при внедрении инновации: метод измерения лояльности персонала/ Инновации. 2008. №4. С. 91-93
  6. Нурков В.М. Социология инновационных фобий /Инновации. 2008. № 10. С. 69-71.
  7. Описание: http://elibrary.ru/pic/1pix.gifГ.В. Надеждина Управление изменениями на промышленных предприятиях: Экономический журнал/ 2010. №17, стр. 62-68