Оценка информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента

ПОДЕЛИТЬСЯ С ДРУЗЬЯМИ
Авторы


магистр менеджмента, преподаватель
Вятский государственный университет
mim@mcnip.ru


Вятский государственный университет

Аннотация

В статье рассмотрены основные методики оценки информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента. Разработана новая методика оценки ИКОМ. Проведен выбор наиболее эффективной.

Ключевые слова

информационно-коммуникационное обеспечение менеджмента, коммуникационный профиль организации, информационно-коммуникационная матрица организации.

Категории статьи:

Рекомендуемая ссылка

Мосеева Галина Васильевна , Мосеева Наталья Михайловна
Оценка информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №2 (14). Номер статьи: 1403. Дата публикации: . Режим доступа: http://sovman.ru/article/1403/
Ни для кого не секрет, что в современном мире владение информацией составляет важнейшее условие эффективной работы организации, ведь в соответствии с общепринятым выражением «кто владеет информацией, тот владеет всем миром».

Управление организацией не может эффективно проводиться без достаточно своевременной, достоверной, и точной информации. Информация является базой административного руководства, и от того, насколько она идеально, во многом зависит качество управления организацией.

Информация — по законодательству РФ [1] — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Согласно современного экономического словаря, под информационным обеспечением понимается «создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки информации, организация банков данных» [2].

В целях оценки информационного обеспечения менеджмента в действующей организации можно воспользоваться методикой Р.Гутгарц [3].

Согласно данной методики информационное обеспечение системы управления оценивается по 7 разделам с помощью вопросов, которые предусматривают конкретные ответы. После чего составляется сводная таблица, по которой делается вывод о соответствии существующего информационного обеспечения эталонному.

Данная методика позволяет дать ответы на такие вопросы как:

  • насколько полно используемое информационное обеспечение удовлетворяет требованиям решаемых задач, т.е. можно ли считать количественный и качественный состав существующего ИО необходимым и достаточным условием для эффективной реализации задач управления и принятия на основе полученных результатов оптимальных, своевременных и качественных решений
  • целесообразен ли комплекс решаемых задач или требуется его корректировка
  • рационально ли организованны информационные потоки, связывающие деятельность анализируемого управленческого подразделения с другими смежными подразделениями организации и со сторонними предприятиями
  • каким образом влияет на эффективность решения управленческих задач электронная интерпретация информационного обеспечения
  • каковы направления изменения технологий работы с информацией

По результатам собранным в процессе применения данной методики материалов и последующего их анализа можно обнаружить различные аспекты в процессах обработки информации, на которые в повседневной деятельности, как правило, не обращается внимание, так как они выполняются постоянно в течении длительного времени и кажутся вполне естественными и рациональными. анализ результатов позволяет увидеть проблемы управленческой деятельности свежим взглядом и выявить негативные и позитивные моменты.

Кроме предложенной методики так же можно использовать методику экспресс — оценки системы управления [4], разработанной Скопиной И.В., Баклановой Ю.О. позволяющей при минимальных временных и трудовых затратах получить достоверный наглядный результат (рисунок 1)

Рис. 1. Информационное обеспечение менеджмента

В соответствии с данной методикой оценка информационного обеспечения проводится по 10 критериям с помощью двухбалльной шкалы.

Несомненными достоинствами данной методики являются:

  • минимизация времени проведения исследования ;
  • достоверность полученной информации;
  • возможность наглядного воспроизводства полученной информации ;
  • оперирование терминологией понятной современному менеджеру.

В тоже время данная методика экспресс — оценки информационного обеспечения менеджмента имеет ряд недостатков:

  • субъективность полученного результата;
  • невозможность однозначного ответа по некоторым пунктам опросного листа.

Тем не менее, данные недостатки незначительны и имеются возможности их устранения путем увеличения участников опроса, принимающих участие в экспресс – оценке и конкретизации части вопросов в соответствие с потребностями организации.

В тоже время не стоит забывать, что само по себе владение той или иной информацией конкретным человеком не дает конкурентных преимуществ компании. Для достижения этой цели внутри организации необходимы эффективные коммуникации, по которым информация будет передаваться тем элементам системы управления, которые могут ей воспользоваться с целью оптимизации работы организации и направить развитие бизнеса в верном направлении.

Для оценки коммуникаций организации можно воспользоваться методикой составления коммуникационного профиля организации, разработанной Д. Масловым и другими [5]. (рисунок 2)

Рис. 2. Коммуникационный профиль организации

Данная методика, как и предыдущая, достаточна проста в применении, не требует больших временных затрат и, что не мало важно, имеется возможность графического изображения полученных результатов с помощью пентаграммы, отображающей сильные и слабые стороны менеджмента организации.

Таким образом, на основе вышеназванных методик можно оценить информационное и коммуникационное обеспечение менеджмента. Но как уже было сказано выше, это две взаимодополняющие системы, т.е. в организации может быть достаточно полной, своевременной, структурированной информации, но при этом абсолютно неэффективные каналы коммуникации, что в итоге приводит к снижению работоспособности организации в целом. И наоборот: имеются четко организованные каналы передачи информации, но при этом наблюдается «информационный голод», что также приводит к дезорганизации.

Ввиду перечисленных причин наблюдается необходимость комплексной оценки информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента. Данную оценку можно провести путем составления инфомационно-коммуникационной матрицы организации (рисунок 3).

Рис. 3. Информационно-коммуникационная матрица организации

Как видно из рисунка, возможно 9 состояний информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента организации.

Самая неэффективная организация коммуникаций и самое малое получение и низкое использовании информации наблюдается в состоянии А, для которого характерны следующие черты:

  • стихийный характер использования информации;
  • отсутствие видения конкретного результата от получения дополнительных данных;
  • ограниченность своевременной, точной, актуальной информации;
  • отсутствие четкой системы сбора и распространения информации;
  • бессистемность управления организацией, цели не определенны либо слишком расплывчаты.

В данном случае необходимо кардинальное изменение информационно-коммуникационной политики организации, пересмотр организации функционирования системы менеджмента на предприятии. При этом важно объединить все инициативы по совершенствованию в единый процесс.

На матрице видны 2 противоречивых состояния: Н (при полной эффективности информационного обеспечения наблюдается абсолютно невыгодная организация функционирования системы менеджмента) и состояние С (в условиях полной эффективности организации управленческой деятельности наблюдается «информационный голод», мешающий дальнейшему развитию организации).

Рассмотрим подробнее данные состояния:

  • При состоянии Н: в организацию своевременно поступает вся необходимая информация, она достаточно четко структурирована. При этом, не смотря на наличие схемы информационных потоков и документооборота, в условиях отсутствия конкретной и понятной всем работникам стратегии развития организации большая часть информации не используется для развития бизнеса. Поэтому руководству необходимо отчетливо определить цели и разработать систему эталонного сопоставления ключевых результатов деятельности.
  • При состоянии С: наблюдается постоянное совершенство качества менеджмента по всем направлениям, по части направлений достигнут эталонный уровень, при этом сбор информации имеет хаотический характер, эффективность использования информации очень низка. В данном случае рекомендуется пересмотр системы информационного обеспечения менеджмента, в частности необходимо создание продуктивной системы документооборота; с целью корректировки объема и видов поступаемой информации и снижения трудо- и времязатрат на обработку информации важно определить какая именно информация необходима организации, а так же возложить ответственность на конкретных лиц за своевременный сбор, структурирование и документирование информации.

Эталонное состояние информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента представляет состояние К. Данное состояние говорит о том, что поступление информации на данном предприятии носит стабильный характер; работники и управленческий персонал видят конкретный результат от наличия дополнительных данных; данные приходят в полном объеме и практически всегда актуальны; существует достаточное количество достоверных проверенных источников. Достигнуты максимальные результаты по всем направлениям управленческой деятельности.

Подводя итог вышесказанному можно сделать следующий вывод.

Информационное и коммуникационное обеспечение – два взаимосвязанных и взаимозависимых процесса. От эффективности организации одного зачастую зависит продуктивность другого. При этом даже идеальная организация одного из данных процессов не влечет производительности другого. Для получения максимального результата необходимо рациональная организация всего информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента (ИКОМ).

Представленная методика комплексной оценки ИКОМ позволяет руководителю организации установить, на каком уровне находится информационно-коммуникационное обеспечение бизнеса, и в соответствии с этим разработать оптимальные тактику и стратегию развития организации для получения максимальной выгоды от использования такого важного в современных условиях ресурса как информация и организации одной из важнейших функций менеджмента — коммуникации.

Как видно в настоящее время есть несколько частных и комплексных методик оценки информационно-коммуникационного обеспечения менеджмента. С целью определения наиболее оптимальной дадим сравнительную характеристику данных методик. Анализ будет проводиться по 6 критериям. Следует учесть, что данные показатели не равноценны, поэтому им придается вес.

Сводная характеристика методик оценки информационно-коммуникационного обеспечения представлена в таблице 1. В ней даны фактические оценки, и баллы, полученные с учетов весового коэффициента

Таблица 1. Сравнительная характеристика методик оценки ИКОМ

Параметр сравнения

Вес

Методика
Р.Гутгарц

Методика экспресс —
оценки системы
управления

Коммуникационный
профиль

Информационно-
коммуникационная
матрица

Оценка

С учетом
веса

Оценка

С учетом
веса

Оценка

С учетом
веса

Оценка

С учетом
веса

Комплексность
оценки

6

1

6

1

6

1

6

2

12

Наглядность результатов

2

1

2

2

4

2

4

2

4

Проработанность оценочных характеристик

3

1

3

2

6

2

6

2

6

Временные затраты на проведение анализа

4

1

4

2

8

1

4

0

0

Наличие конкретных рекомендаций по улучшению состояния

1

1

1

0

0

2

2

2

2

Достоверность полученных результатов

5

2

10

1

5

2

10

2

10

Итого

21

7

26

8

29

10

32

10

34

2 – Параметр выполнен полностью
1 – параметр выполнен частично
0 – параметр не выполнен

Как видно из таблицы, не смотря на равенство первичных баллов у методики коммуникационного профиля организации и информационно-коммуникационной матрицы с учетом весовых коэффициентов предложенных сравнительных характеристик, наибольшую сумму баллов имеет вторая из перечисленных методик. Это обоснованно возможностью комплексной оценки информационно-коммуникационного менеджмента организации, что является наиболее важным показателем, по сравнению с остальными.


Библиографический список

  1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006)
  2. Информационное обеспечение // Современный экономический словарь URL: http://slovari.yandex.ru/ ~книги / Экономический словарь / Обеспечение информационное/
  3. Гутгарц Р. Анализ информационного обеспечения на предприятии // Проблемы теории и практики управления, 2008. — №2
  4. Скопина И.В., Бакланова Ю.О. Экспресс-оценка системы управления предприятием (часть 1) // Управление экономическими системами: электронный научный журнал, 2009. — № 4 (20). — № рег. статьи 0077/1. — Режим доступа к журн.: http://uecs.mcnip.ru.
  5. Маслов Д., Ватсон П., Чилиши Н. Цифры расскажут больше, чем менеджеры // «Консультант»: журнал, 2005 — № 7