Организация информационной системы управленческого учета: от теории к практике

ПОДЕЛИТЬСЯ С ДРУЗЬЯМИ
Авторы


кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита
Украина, Харьковский государственный университет питания и торговли
bochulya.@i.ua

Аннотация

Организация информационно-аналитического обеспечения предусматривает использование как традиционных, так и новаторских концепций. Организация управленческого учета на предприятии имеет особое значение, так как является продуктивным источником данных для системы управления. В статье изложена авторская позиция относительно способов, методов и процедур организации информационного обеспечения управленческого учета. Акцентировано внимание на наличии психологического фундамента в процессе принятия решений. Предложена схема информационно-аналитического обеспечения бизнеса исходя из баланса в данных финансового и управленческого учета.

Ключевые слова

управленческий учет, организация, информационно-аналитическое обеспечение, когнитивное искажение

Категории статьи:

Рекомендуемая ссылка

Бочуля Татьяна Владимировна
Организация информационной системы управленческого учета: от теории к практике// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №7 (43). Номер статьи: 4301. Дата публикации: . Режим доступа: http://sovman.ru/article/4301/
Преимуществом современного этапа развития общества и экономики является многообразие подходов к информационному обеспечению системы управления предприятием. Информация является связующим элементом, фундаментом, результатом бизнес-процессов, которые составляют основу жизнедеятельности субъекта хозяйствования. В общей «экономической картине» информационная система – это недостающий элемент, тот самый кусочек пазла, без которого теряет смысл любая деятельность. Ученые за последние годы аргументировано доказали первенство информационной системы в обеспечении деятельности предприятия, его финансовой устойчивости и конкурентоспособности в агрессивном рыночном окружении. Информационная система информационной системе рознь и для развития бизнеса следует побеспокоиться о надлежащем ее качестве. Качество – это сложное, многогранное понятие, которое охватывает группу признаков, свойств, особенностей, характеристик, что повышает уровень определенности относительно рассматриваемого объекта. Для информации качество определяется с точки зрения ключевых ее признаков и принципов формирования. Речь идет о достоверности, своевременности, релевантности, понятности, сопоставимости и прочем. Среди принципов формирования информации есть такие, которые регулируются на законодательном уровне. Прежде всего, это касается информации системы бухгалтерского учета. И такие, для которых установлены неформальные правила, регулируемые на уровне традиций и корпоративной этики. Для бизнеса нет неважной или второстепенной информации, и каждый из информационных источников несет свою смысловую нагрузку для принятия управленческого решения. Система бухгалтерского учета является безальтернативным источником понятных, качественных и своевременных данных о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия для разных групп заинтересованных пользователей. Развитие форм, видов, концепций бухгалтерского учета позволило сформулировать его новую парадигму, но, тем не менее, фундаментальными видами бухгалтерского учета остаются финансовый, управленческий и налоговый. Все остальные предложения – это вариации на тему концепций бухгалтерского учета, что способствуют их развитию и оптимизации формирования учетно-аналитической информации. Не смотря на развитость вопроса относительно организации управленческого учета и составления внутрихозяйственной отчетности, не теряет актуальности задание развивать это направление исследования. Бизнес представляет собой сложную систему экономических, финансовых, ресурсных и информационных связей, регулирование которых следует обеспечить изнутри для получения ожидаемого эффекта.

В научной литературе вопрос организации и усовершенствования системы бухгалтерского учета, разработки его новых концепций, усовершенствования порядка, принципов, методов и процедур составления финансовой отчетности рассматривался разными украинскими ведущими учеными, среди которых особенно следует выделить таких: Н.И. Бондарь, Ф.Ф. Бутынец, Л.В. Гнилицкая, С.Ф. Голов, З.В. Гуцайлюк, Т.В. Давидюк, Е.А. Зорина, С.В. Ивахненков, Л.М. Киндрацкая, Ю.А. Кузьминский, С.Ф. Легенчук, Е.В. Мных, А.А. Пилипенко, М.С. Пушкарь, В.А. Шевчук, М.Т. Щирба. Не уменьшая важности научных исследований и разработок, имеющих важное теоретическое и практическое значение для науки и экономики в целом, считаем возможным развить вопрос организации информационной системы управленческого учета.

Целью статьи является обоснование предложенных рекомендаций по организации и обслуживанию информационной системы управленческого учета в условиях нового времени, для которого характерно взаимное влияние информации, коммуникаций, технологий и интеллекта.

В современных условиях ведения бизнеса и развития общества экономика оказалась в ситуации «Буриданова осла», когда стоит сложный выбор, решение которого будет иметь последствия во всех аспектах общественно-экономической жизни. Приведенная аллегория не касается упрощенного понимания высказывания Ж. Буридана, а акцентирует внимание на необходимости обязательной оценки результатов каждого выбора, что должно предшествовать принятию решения на микро- и макроуровнях.

Но, фактически, решение не принимается, а выбирается из множества возможных альтернатив. На выбор влияют разные факторы, среди которых опыт, знания, практические навыки, информация о результатах бизнеса, данные мониторинга внешнего окружения, которые составляют качественный потенциал информационного обеспечения управления. Неравнозначным является удельный вес полезности каждого из названных факторов в получении реального экономического результата. Результативность достижима при их интегрированном участии в процессе принятия решения, что выражается через синергетический эффект от их применения.

В принятии (выборе) решений специалист опирается не только на формальные факторы (знания, опыт, навыки), но и в равной степени на неформальные, среди которых особое место занимают чувства и эмоции. В принятии решений ключевым моментом является доминирование сокращенного вида мышления или эвристики. Данный тезис вполне объясним тем, что выбор всегда сопровождается оперативностью, ведь чем больше индивид размышляет, тем меньше у него остается полезного времени для реализации принятого решения. Для индивида характерна не только скорость в оценке и принятии решения, но и зависимость от аффекта, то есть от эмоций, чувств и личностных предпочтений. Принятие решений не подчинено четкой логике безэмоциональной машины, немаловажна эмоциональная установка, которая в немалой степени зависит от соответствующего информационного обеспечения.

Преимуществами разработанной ведущими специалистами методики быстрого анализа решения (FAST) является быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики, вследствие чего снижаются затраты и длительность цикла процесса, а уровень ошибок в случае принятия решений на 5-15% на 3-месячный период [3, с. 3]. Данный метод является одним из эффективных подходов к достижению поставленной цели улучшения бизнес-процессов в рамках фундаментальных изменений в информационной и организационной структуре управления.

Среди прочих элементов информационного обеспечения системы управления бухгалтерский учет занимает центральное место. Без развитой системы учета и получения информации о прошлых, настоящих и будущих событиях экономической жизни предприятия невозможно принимать обоснованные управленческие решения, что связано с риском для бизнеса и потерей контроля над финансово-хозяйственной деятельностью [7, с. 16]. Данные системы бухгалтерского учета затребованы на всех уровнях управления разными группами пользователей. Миф об ограниченности управленческого характера данных бухгалтерской отчетности уже развенчан и пользователи все больше обращают внимание на показатели бухгалтерской отчетности, а не ищут дополнительных источников информации. Это не только аналитическая работа и подбитие результатов деятельности. Речь идет о прогнозе развития процессов, ресурсов, капитала, финансов и прочего в будущих событиях. В управлении уместно акцентировать внимание на симбиозе плана и факта, ожидаемых событий и реального результата. Показатели бухгалтерской отчетности одинаково пригодны для оперативного и стратегического управления, определения итогов деятельности и разработки сценариев развития бизнеса в перспективе на установленный срок.

Критика в адрес бухгалтерской отчетности как такой, что не отвечает требованиям системы принятия управленческих решений, связана, прежде всего, с психологическим аспектом восприятия информации каждым отдельным индивидом. Прослеживается влияние одного из видов когнитивного искажения – предвзятость подтверждения. То есть индивид склонен воспринимать ту информацию, которая подтверждает его вывод или занимаемую позицию. Информация системы бухгалтерского учета разрушает основу сложившейся точки зрения через предложение объективных реальных данных. Поэтому специалист должен быть «свободен от пристрастий» и занимать ту позицию, которая отвечает сформулированной миссии бизнеса и поддерживает цели деятельности.

Правильно выстроенные цели плавно перетекут в задачи, в число которых может войти разработка и внедрение методологий, анализ существующего портфеля проектов с точки зрения их ценности для бизнеса и вкладываемых ресурсов [5, с. 43]. У каждого отдельного индивида цели разные и не всегда они совпадают с целями бизнеса. Таким образом, возникают дополнительные информационные и экономические риски, что снижает результативность бизнес-процессов и ставит под угрозу сам факт существования предприятия во внешнем рыночном окружении. В качестве примера Т.М. Одинцова приводит концепцию, ориентированную на рациональность управления, которая опирается на наличие конфликта «принципал-агент» и допускает оппортунистические действия менеджеров вследствие отличия их собственных целей и целей предприятия [6, с. 51]. Информационное обеспечение системы управления в равной степени содействует как формированию и развитию конфликта среди ключевых субъектов управления, так и его решению. Одна и та же информация по-разному воспринимается пользователями в зависимости от их целевого запроса, опыта работы, сферы деятельности, индивидуальных особенностей восприятия данных и прочего.

В менеджменте складывается ошибочное впечатление, что чем больше специалистов задействованы в работе по принятию решений, тем лучше. Исследования показали, что большее количество участников не означает увеличение их продуктивности. Аргументированным антитезисом относительно результативности работы команды в сравнении с отдельным специалистом является феномен эффекта Рингельмана. Следует учитывать, что культивируемый командный дух, помноженный на эффект Рингельмана, не сулит высоких свершений, вследствие чего развитие индивидуальных достоинств каждого работника является важнейшей задачей управления персоналом, а не морально-этическим лозунгом [4, с. 283]. В противовес точки зрения о необходимости развивать команду специалистов обосновано также другое мнение в части развития знаний каждого отдельного индивида, который принимает участие в системе управления предприятием. Реальный результат достижим при интеграции именно знаний, для обработки которых может быть привлечен как человек, так и машина. Речь не о господстве техники над человеком. Наоборот, техника призвана служить человеку и только с его непосредственным участием достижимо развитие бизнеса, экономики, общества.

В теории вопрос управленческого учета получил широкое развитие и учеными сформулирован ряд выводов для его надлежащей организации и порядка составления внутрихозяйственной отчетности. Тем не менее, в практике рекомендации теоретиков находят слабую поддержку, что, прежде всего, связано с чрезмерным количеством разных точек зрения относительно одного предмета исследования. По мнению известного украинского ученого С.Ф. Голова: «Для обеспечения паритетности пользователей в части получения нужной информации из системы бухгалтерского учета необходимо преодолеть существующие ограничения этой системы. Но парадоксальность вывода, к которому неизбежно приводит институциональный анализ, состоит в том, что основным ограничением на пути решения современных проблем теории и практики бухгалтерского учета являются именно субъекты этого анализа» [1, с. 8]. Ученый одним из первых подчеркнул необходимость в информационном обеспечении бизнеса принимать во внимание отличительные аспекты в целях разных групп пользователей на всех уровнях управления. Не снижается роль финансовой отчетности в системе управления и обеспечении внешнего экономического окружения. Так как «финансовая отчетность является не просто упорядоченным набором данных, выведенных на определенную дату за отчетный период. Она стоит на уровне с прочими средствами достижения конкурентных преимуществ предприятием на развитых рынках товаров, услуг, труда и капитала, то есть фактически является «финансовым лицом бизнеса» [2, с. 50]. Финансовая отчетность должна стать информационным продуктом, который обеспечивает пользователям возможность принятия адекватных управленческих решений [8, с. 35]. В целом финансовая отчетность удовлетворяет базовые интересы пользователей информации, но частично ограничивает их осведомленность о целостной картине бизнеса, поскольку доступны данные для внешнего пользователя. В связи со сложившейся проблемой, эксперты в области теории и практики бухгалтерского учета объединили свои усилия, знания, практический опыт и в рамках заседания украино-российского «круглого стола» на тему «Финансовый контроллинг: состояние и перспективы развития» внесли ряд рекомендаций и предложений. Одно из них касалось перспектив практической реализации управленческого подхода к составлению отчетности (Management Approach). В частности он предусматривает, что внутренняя информация, которая используется с целью поддержки управленческих решений, может быть задействована также в процессе составления внешней отчетности [9, с. 121]. Таким образом, частично стираются границы между финансовым и управленческим учетом, что логично с точки зрения информационно-аналитического обеспечения. К вопросу организации управленческого учета, изначально следует надлежащим образом организовать систему бизнес-процессов. Подобное требование объясняется тем, что система управленческого учета формирует информационный продукт о внутренних процессах и для них. Поэтому она должна быть адаптирована к организационной системе бизнеса. Само определение «организация» означает интеграцию разных ресурсов для достижения единой цели. Также под организацией понимают четко выстроенную структуру процессов, методов, процедур, принципов, явлений, которые соответствуют характерным особенностям исследуемого объекта.

Информационная система призвана снижать неосведомленность посредством ответа на главные вопросы «что?», «зачем?», «кому?», «когда?». Если сравнивать финансовую и управленческую отчетность, то первая гарантирует ответы на три вопроса, а управленческая – на все. Главный вопрос, который не поддерживает финансовая отчетность – «кому?». Она безлика, так как доступна для всех групп пользователей. Управленческая отчетность более гибкая и имеет свою четко определенную целевую аудиторию, что увеличивает продуктивность ее данных в системе принятия решений.

Управление субъектом хозяйствования представляет собой сложную систему обратных взаимосвязей между внутренним уровнем и внешним окружением. Система бухгалтерского учета находится на пересечении информационных потоков внешней среды и внутренней системы, импортируя и экспортируя данные, которые внутри системы составляют отдельную базу данных, из которых посредством принципов методов и процедур бухгалтерского учета формируется отчетность. Баланс – это не только форма бухгалтерского учета, но и требование к информационному обеспечению системы управления. В этом случае бизнес полностью обеспечен релевантными данными, которые правдиво отображают результаты деятельности субъекта хозяйствования за разные промежутки времени (прошлое, настоящее, будущее). Информационно-аналитическое обеспечение для системы управления формируется в целом из показателей управленческого учета, который генерирует данные по итогам деятельности и содержит прогнозируемые показатели. Финансовая отчетность содержит исключительно фактические показатели, что ограничивает систему управления в формировании управленческих решений и проектировании сценариев развития. Тем не менее, преимущество финансовой отчетности безусловно для внешних пользователей, так как они без дополнительных затрат времени и средств имеют свободный доступ к показателям финансово-хозяйственной деятельности любого субъекта хозяйствования.

Объект, предмет и вся система управления находятся в тесной информационной взаимосвязи на микроуровне (преимущественно через данные управленческого учета) и участвуют в организации циркулирующего информационного потока с внешним экономическим окружением (благодаря данным финансовой отчетности). Для информационного потока проектируется маршрут движения информации от одного пользователя к другому, которые одновременно могут быть и источниками, и получателями данных. На рисунке показана авторская позиция относительно организации информационно-аналитического обеспечения системы управления через виды бухгалтерского учета.

Рисунок. Схема информационно-аналитического обеспечения бизнеса

На приведенном рисунке подчеркнута важность управленческого учета для бизнес-процессов и системы управления и его обратной зависимостью от них. Выполняя требования к оптимизации управленческих решений, система управленческого учета действует в двух направлениях – информационное обеспечение и бизнес-процессы. Комплексность содержания принимаемых решений характеризуется так называемыми подпроектами или подцелями, которые касаются экономического, управленческого, социального, нормативно-правового и интеллектуального аспектов. Каждая отдельная программа развития ориентирована на достижение наибольшей эффективности результата. Ранее отмечалось, что результат напрямую зависит от выбора, который можно описать как группу фактически ожидаемых значений, полученных вследствие корректировки показателя ожидаемых положительных значений на отрицательные с вероятностью их осуществления. Данные управленческого учета позволяют повысить вероятность наступления положительных результатов благодаря их предварительному проектированию.

В теории значение управленческого учета несколько преуменьшено, вследствие чего разработан ряд научных концепций, которые касаются развития информационно-аналитического обеспечения управления в его творческом и перспективном выражении. На практике специалисты в большей степени ориентированы на методологию управленческого учета и меньше принимают во внимание многообразие современных концепций. Причиной этого можно назвать недостаточную их теоретическую разработку. Снова возвращаясь к индивидуальному восприятию информации, следует отметить, что специалист в большей степени доверяет проверенному положительному опыту, чем рискнет использовать не апробированную ранее методику. Данное обстоятельство выбора также относится к когнитивному искажению, а именно к искажению восприятия сделанного выбора. Речь идет о субъективном преувеличении достоинств выбора в сравнении с его завуалированными недостатками.

Избежать рисков и недостатков невозможно, но доступна их минимизация, в чем особое место занимает организация. Организация системы управленческого учета – это эффективный проект результативного формирования и обслуживания информационно-аналитической системы бизнеса. В теории для управленческого учета предложены разные концепции, которые касаются, прежде всего, развития его управленческой функции. Тем не менее, в практике доминирует традиционная методика управленческого учета, что объясняется ее всесторонней проработкой и наличии положительных результатов реализации. В статье автором предложен новый взгляд на организацию информационного обеспечения системы управленческого учета, в котором акцент сделан на характерных особенностях мышления специалистов, ответственных за принятие управленческих решений. Выделена зависимость системы управления от системы когнитивных искажений, связанных с принятием решений. В будущем автор планирует расширить исследование нетрадиционных подходов к организации системы учетно-аналитического обеспечения, что необходимо исходя из реальных факторов развития экономики и общества. Игнорирование психологических особенностей в принятии решения снижает суммарный положительный эффект от ведения бизнеса. Не зря в последнее время в системе менеджмента западных стран практические подходы к улучшению бизнеса сопряжены с наукой о психологии и ведущие специалисты в данной области знаний выступают консультантами в вопросах принятия решений и организации системы управления. Таким образом, организация системы управленческого учета с ориентацией на психологические аспекты в принятии решений имеет актуальность и важна для дальнейшего развития бухгалтерской науки.


Библиографический список

  1. Голов С. Роль економічних теорій у подальшому розвитку бухгалтерського обліку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2013. – № 8. – С. 3–9.
  2. Івахів Ю. Сутність і практика креативного обліку // Економіст. – 2011. – № 12. – С. 50–53.
  3. Козаченко А. Практические подходы к улучшению бизнес-процессов // Менеджер и менеджмент. – 2011. – № 4. –С. 2–8.
  4. Колодка Д. М. Психічний феномен: ефект Рінгельмана /  Д. М. Колодка, І. М. Бондаревич // Тиждень науки. Тези доповідей науково-практичної конференції, Запоріжжя, 15–19 квітня 2013 р./ Редкол.:  Ю. М. Внуков (відпов. ред.) та ін. – Запоріжжя : ЗНТУ, 2013. – С. 282–283.
  5. Мирошниченко В. Бизнес-настройка / В. Мирошниченко, Е. Щеглова // Инвестгазета. – 21-27.02.2011. – С. 42–47.
  6. Одінцова Т. Роль контролінгу у формуванні інформаційного середовища збалансованого сталого розвитку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2013. – № 7. – С. 49–53.
  7. Пушкар М. С. Теорія і практика формування облікової політики : монографія / М. С. Пушкар, М. Т. Щирба. – Тернопіль : Карт-бланш, 2010. – 260 с.
  8. Смоленюк П. Звітність підприємств як інформаційний продукт // Бухгалтерський облік і аудит. – 2012. – № 10. – С. 35–39.
  9. Терещенко О. О. Сучасний стан і перспективи розвитку фінансового контролінгу (до підсумків українсько-російського «круглого столу») / О. О. Терещенко, Д. М. Стащук, Д. Г. Савчук // Фінанси України. – 2011. – № 2. – С. 117–126.