Контроллинг документооборота на предприятиях

ПОДЕЛИТЬСЯ С ДРУЗЬЯМИ
Авторы


к.т.н., профессор кафедры менеджмента
Россия, Московский технологический университет
vaponikarov@yandex.ru


магистрант
Россия, Московский технологический университет
dimsemin2008@yandex.ru

Аннотация

В статье рассмотрены проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях, для решения которых требуются новые современные технологии организации документоведения. В качестве такой технологии предлагается использовать систему контроллинга документооборота. В статье также анализируются элементы контроллинга документооборота и результаты его применения.

Ключевые слова

документооборот предприятия, контроллинг, контроллинг документооборота, элементы контроллинга документооборота, процедура согласования документов, результаты использования контроллинга.

Категории статьи:

Рекомендуемая ссылка

Поникаров Владимир Александрович , Семин Дмитрий Николаевич
Контроллинг документооборота на предприятиях// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №11 (71). Номер статьи: 7105. Дата публикации: . Режим доступа: http://sovman.ru/article/7105/

Введение

Развитие экономики любой страны невозможно без новых современных технологий, которые задействованы в промышленности, в транспорте, в науке, в образовании, в государственном управлении и культуре. То, что еще совсем недавно казалось абсолютно новым, сегодня считается обыденным, а завтра уже устаревшим.

К таким весьма важным, но зачастую устаревшим технологиям можно отнести систему документооборота, существующую на большинстве отечественных предприятиях.  Документооборотом называется движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Управление любым предприятием неразрывно связано с составлением и перемещением документов, которые отражают результаты производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. В документах также определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность предприятия в целом.

 

Проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях

В современных условиях выявлены многочисленные проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях:

  • большое количество документов (указанная проблема усугубляется тем, что количество документов на предприятиях имеет тенденцию к постоянному росту);
  • большое количество сотрудников, работающих с документами;
  • дублирование документов в силу дублирования функций структурных подразделений предприятия;
  • сложные схемы согласования документов;
  • значительная территориальная разбросанность подразделений предприятия;
  • отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
  • сложный поиск документов из-за их децентрализованной регистрации и хранения.

Зачастую на предприятиях происходит нарушение основных принципов организации движения документов, таких как:

  • централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;
  • максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа;
  • маршрутизация отдельных видов документов;
  • однократность регистрации документов;
  • организация предварительного рассмотрения документов;
  • вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
  • исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками.

Невыполнение этих принципов не позволяет обеспечить прямоточность направления документопотоков и ритмичность движения документов.

На большинстве предприятий документооборот производится в бумажной форме. К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота относятся:

  • значительные расходы на закупку бумаги;
  • необходимость организации архивов хранения документов;
  • усложненный поиск необходимых документов в этих архивах;
  • неизбежность излишней траты временных ресурсов при перемещении бумажных документов;
  • сложность централизации и сбора бумажного документооборота на предприятии с рассредоточенной структурой производства, в качестве единой точки информационной поддержки.

Для того, чтобы система документооборота предприятия работала грамотно, для решения указанных выше проблем требуются новые современные технологии организации документоведения. К таким технологиям в полной мере можно отнести систему контроллинга.

В настоящее время контроллинг широко применяется в экономически развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Все чаще он практикуется и в мелких фирмах. В России лидерами в практическом использовании методологии и инструментария контроллинга стали предприятия черной и цветной металлургии, нефтегазового комплекса, атомной энергетики. Все больше предприятий легкой и пищевой промышленности внедряют у себя системы контроллинга. Это обусловлено тем, что контроллинг является средством улучшения оперативной деятельности предприятия, что позволяет принимать предупредительные меры к явлениям, угрожающим его существованию.

 

Контроллинг документооборота: понятие, цели и задачи

В настоящее время существует много вариантов раскрытия понятия «контроллинг», наиболее полным можно считать следующий вариант: «Контроллинг – созданная для достижения целей в долгосрочной перспективе подсистема управления организацией, направленная на обеспечение конкурентоспособности организации путём интеграции целей, задач и функций управления в единый комплекс процессов через информационную поддержку и координирование».

Основной задачей контроллинга является настройка системы управления предприятием на достижение поставленных целей. Поэтому контроллинг является сложной конструкцией, объединяющей в себе столь разные элементы, как установление целей, поддержку процесса планирования, управленческий учет, управление информационными потоками, мониторинг, контроль, анализ и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений.

Установление целей – трудоемкий и ответственный процесс, который заключается в определении качественных и количественных целей, а также в   выборе критериев, по которым можно оценить степень совершенствования документооборота предприятия. Состав задаваемых целей, критерии, а также их количественные характеристики зависят не только от количества и сложности проблем, связанных с документооборотом на данном предприятии, но и от: специфики отрасли, к которой относится предприятие; предпочтений руководителей предприятия; позиций, занимаемых предприятием на рынке; особенностей внешней среды и других факторов.

Правильно сформулированные цели должны удовлетворять целому ряду требований. Они должны быть конкретными (при определении цели необходима точность отражения ее содержания, объема и времени), измеримыми (цель должна быть представлена количе­ственно или каким-либо другим способом для оценки степени ее достижения), достижимыми (цели должны быть реальными, не выходя­щими за рамки возможностей исполнителей), согласованными (цели следует рассматривать не изолиро­ванно, а в их взаимосвязи),  приемлемыми (необходимо учитывать потребности, жела­ния, традиции, сложившиеся в обществе ценности), гибкими (необходимо вносить корректировки по мере про­исходящих во внешней среде изменений; способность контроллинга правильно устанавливать цели в соответствии с характером происходящих изменений во внешней среде относится к числу важнейших составляющих конкурентоспособности предприятия).

Сочетание указанных требований представляет собой сложную задачу, т.к. некоторые из них противоречивы. Например, точность отражения,  содержания, объема и времени достижения цели (конкретность) противоречит  внесению корректировок (гибкость). Противоречивость можно устранить, если учитывать и анализировать степень важности каждого из требований.

Поддержка процесса планирования заключается в выполнении контроллингом документооборота  следующих задач: формирование и развитие системы комплексного планирования; разработка методов планирования; определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения. Контроллинг также  координирует деятельность разных подразделений и служб предприятия в процессе планирования, а также оценивает планы, определяя, насколько они стимулируют к действию, насколько реально их исполнение.

Оперативное управление предприятием нуждается в аналитической информации динамического характера, отражающей движение хозяйственных ресурсов, окупаемость долгосрочных финансовых вложений, доходность вложений в основную деятельность. Такие задачи, экономическую значимость которых трудно переоценить, могут быть реализованы, как это свидетельствует практика наиболее развитых стран, лишь в системе управленческого учета. Воспользоваться данными бухгалтерского учета для решения этих задач не позволяет его ориентация на фискальные цели государства и соответственно сознательное манипулирование бухгалтерской отчетностью для минимизации налогообложения. Управленческий учет позволяет   руководителю  видеть  реальную картину  деятельности предприятия.

 

Создание системы контроллинга документооборота

Сложность управления на современном этапе в немалой степени связана с огромными информационными потоками, которые должны быть «переварены» менеджерами предприятия для принятия различных управленческих решений. Управленческий учет является своеобразным фильтром, отсеивающим все лишнее и отбирающим необходимую информацию, достаточную для принятия оптимального для совершенствования документооборота решения. Создание системы управленческого учета предприятия включает следующие этапы:

  • организационный этап (выделение совокупности решаемых управленческих задач; анализ информационных потоков, отражающих течение бизнес — процессов по выбранным задачам, и важнейших взаимосвязей между ними; проектирование принципиальной схемы документооборота в создаваемой системе управленческого учета; определение направлений изменения регламентов в связи с созданием системы управленческого учета);
  • структуризация информационных потоков (формирование перечней рассматриваемых показателей в привязке к уровням управления; определение объемов собираемой информации, частоты сбора и объемов передачи данных в другие центры ответственности);
  • регламентация информационных потоков;
  • постановка процедур обработки информации (определение содержания обработки информации в центрах ответственности; разработка методического обеспечения процедур обработки информации; согласование методического обеспечения и процедур обработки информации);
  • регламентация процедур подготовки информации для принятия решений (определение и разработка методического обеспечения обработки информации в системе управленческого учета; составление и утверждение форм предоставления данных менеджерам компании).
  • Важнейшим элементом системы контроллинга документооборота является управление информационными потоками. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия — тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контроллинга — информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого функционирования системы информационных потоков.

Владея информацией, руководитель может осуществлять мониторинг деятельности предприятия — отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах его работы за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. На основании такого сравнения делают выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать.

Изменение условий внешней и внутренней среды предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить, насколько оптимальны поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей. На основании изменения целевых параметров, а также прогноза изменений сильных и слабых сторон самого предприятия корректируется план действий по достижению поставленных целей.

На основании всей собранной информации система контроллинга осуществляет контроль. Контроллинг не тождественен контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия, а контроллинг нацелен на перспективу. Основными задачами контроллинга документооборота в процессе контроля являются: получение информации для оценки отклоне­ний, являющихся базой для разработки меропри­ятий по корректировке   и   адаптации  в  рамках системы управления; целенаправленное влияние на действие пер­сонала управления; создание информационной базы с целью на­копления опыта и обеспечения эффекта обучения.

Для выполнения своих задач контроллинг документооборота пре­дусматривает повышенную приоритетность следующих видов контроля:

  • контроль соответствия целей (вклю­чает предварительную   проверку   соответствия параметров,  задаваемых на этапе  планирования целей);
  • контроль ограничений (включает про­верку соответствия принятых при планировании ограничений их фактическому состоянию);
  • контроль прогрессивности планов (сравне­ние целевых величин и прогнозов относительно выполнения планов);
  • контроль результатов вы­полнения планов (сравнение заданных показа­телей с фактически достигнутыми).

Все предыдущие элементы системы контроллинга  необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа планов, результатов и отклонений. Анализировать можно и прошлое, и настоящее, и будущее. Анализ прошлого направлен на оценку результатов прошлой деятельности предприятия (добилось ли предприятие поставленной цели? что ему помогло? что помешало? каковы сильные и слабые стороны предприятия?). Анализ настоящего помогает определить, что происходит на предприятии в настоящее время, и в каком направлении оно развивается. Анализ будущего оценивает: сможет ли предприятие добиться поставленных целей, какие возможности перед ним откроются, с какими рисками придется столкнуться.

На основе анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг документооборота определяет, какие альтернативы действия есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия. На основе таких рекомендаций руководитель может  действовать осмысленно.

 

Заключение

Использование контроллинга документооборота не только позволит решить все указанные выше проблемы, но и обеспечит разработку унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства; ускорит прохождение документов по организации; минимизирует трудоемкость делопроизводственных операций; установит оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления предприятия; уменьшит численность службы делопроизводства; оптимизирует состав и маршруты движения документов; позволит структурировать обработку всей обрабатываемой информации на предприятии, а именно:

  • документы станут одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
  • процесс согласования и утверждения документов станет прозрачным и будет происходить в режиме реального времени;
  • будет организовано единое корпоративное информационное пространство;
  • подготовка стандартных отчетов о движении документов будет производиться одним нажатием кнопки;
  • время на передачу документов между подразделениями не будет тратиться вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени будут доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
  • отсутствие ключевых сотрудников в офисе не остановит работу с документами.

Улучшение процедуры контроля согласования документов будет обеспечиваться за счет:

  • сопровождения процедуры согласования документов, обеспечения контроля на всех стадиях оформления и проверки документа в электронной системе документооборота;
  • информирования подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов;
  • анализа хода и результатов согласования документов, информирующих руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве оперативного взаимодействия.

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования системы контроллинга документооборота приведет к повышению управляемости предприятия в целом.


Библиографический список

  1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – 62 с.
  2. Виноградов С.М., Поникаров В.А. Контроллинг в промышленных организациях: инвестиционный аспект (монография). — М.: Издательство «Палеотип», 2009. – 208 с.
  3. Поникаров В.А., Голышкин О.И. Понятие контроллинга применительно к условиям функционирования российских промышленных организаций / Контроллинг, 2004, № 2. С. 22-30.
  4. Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. — М.: Московский энергетический институт, 2010. — 295 с.
  5. Контроллинг: Учебник / под ред. А.М. Карминского, С.Г. Фалько. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 336 с.
  6. Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 2002. – 256 с.
  7. Контроллинг как  инструмент  управления  предприятием / Под  ред.  Н.Г. Данилочкиной. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2002. — 279 с.
  8. Поникаров В.А., Дутов  Г.Б.  Возможности, проблемы  и  перспективы  развития  российского  управленческого  учета // Сб. науч. тр. МГАПИ, 1998, С. 192-197.