Контроллинг документооборота на предприятиях
Controlling paperwork at the enterprises
Авторы
Аннотация
В статье рассмотрены проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях, для решения которых требуются новые современные технологии организации документоведения. В качестве такой технологии предлагается использовать систему контроллинга документооборота. В статье также анализируются элементы контроллинга документооборота и результаты его применения.
Ключевые слова
документооборот предприятия, контроллинг, контроллинг документооборота, элементы контроллинга документооборота, процедура согласования документов, результаты использования контроллинга.
Рекомендуемая ссылка
Поникаров Владимир Александрович, Семин Дмитрий Николаевич. Контроллинг документооборота на предприятиях // Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №11 (71). Номер статьи: 7105. Дата публикации: 22.11.2016. Режим доступа: https://sovman.ru/article/7105/
Authors
Abstract
The article deals with problems in the functioning of the document management systems at enterprises, which require sophisticated new technologies Organization documentation. As such technology are encouraged to use the controlling system of document circulation. The article also examines the elements of controlling flow and the results obtained from its use.
Keywords
Enterprise document management, controlling, controlling circulation of elements controlling workflow, approvals procedure, the results of the use of controlling.
Suggested citation
Ponikarov Vladimir Aleksandrovich, Semin Dmitrij Nikolaevich. Controlling paperwork at the enterprises // Modern Management Technology. ISSN 2226-9339. — №11 (71). Art. # 7105. Date issued: 22.11.2016. Available at: https://sovman.ru/article/7105/
Введение
Развитие экономики любой страны невозможно без новых современных технологий, которые задействованы в промышленности, в транспорте, в науке, в образовании, в государственном управлении и культуре. То, что еще совсем недавно казалось абсолютно новым, сегодня считается обыденным, а завтра уже устаревшим.
К таким весьма важным, но зачастую устаревшим технологиям можно отнести систему документооборота, существующую на большинстве отечественных предприятиях. Документооборотом называется движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Управление любым предприятием неразрывно связано с составлением и перемещением документов, которые отражают результаты производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. В документах также определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность предприятия в целом.
Проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях
В современных условиях выявлены многочисленные проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях:
- большое количество документов (указанная проблема усугубляется тем, что количество документов на предприятиях имеет тенденцию к постоянному росту);
- большое количество сотрудников, работающих с документами;
- дублирование документов в силу дублирования функций структурных подразделений предприятия;
- сложные схемы согласования документов;
- значительная территориальная разбросанность подразделений предприятия;
- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
- сложный поиск документов из-за их децентрализованной регистрации и хранения.
Зачастую на предприятиях происходит нарушение основных принципов организации движения документов, таких как:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа;
- маршрутизация отдельных видов документов;
- однократность регистрации документов;
- организация предварительного рассмотрения документов;
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками.
Невыполнение этих принципов не позволяет обеспечить прямоточность направления документопотоков и ритмичность движения документов.
На большинстве предприятий документооборот производится в бумажной форме. К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота относятся:
- значительные расходы на закупку бумаги;
- необходимость организации архивов хранения документов;
- усложненный поиск необходимых документов в этих архивах;
- неизбежность излишней траты временных ресурсов при перемещении бумажных документов;
- сложность централизации и сбора бумажного документооборота на предприятии с рассредоточенной структурой производства, в качестве единой точки информационной поддержки.
Для того, чтобы система документооборота предприятия работала грамотно, для решения указанных выше проблем требуются новые современные технологии организации документоведения. К таким технологиям в полной мере можно отнести систему контроллинга.
В настоящее время контроллинг широко применяется в экономически развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Все чаще он практикуется и в мелких фирмах. В России лидерами в практическом использовании методологии и инструментария контроллинга стали предприятия черной и цветной металлургии, нефтегазового комплекса, атомной энергетики. Все больше предприятий легкой и пищевой промышленности внедряют у себя системы контроллинга. Это обусловлено тем, что контроллинг является средством улучшения оперативной деятельности предприятия, что позволяет принимать предупредительные меры к явлениям, угрожающим его существованию.
Контроллинг документооборота: понятие, цели и задачи
В настоящее время существует много вариантов раскрытия понятия «контроллинг», наиболее полным можно считать следующий вариант: «Контроллинг – созданная для достижения целей в долгосрочной перспективе подсистема управления организацией, направленная на обеспечение конкурентоспособности организации путём интеграции целей, задач и функций управления в единый комплекс процессов через информационную поддержку и координирование».
Основной задачей контроллинга является настройка системы управления предприятием на достижение поставленных целей. Поэтому контроллинг является сложной конструкцией, объединяющей в себе столь разные элементы, как установление целей, поддержку процесса планирования, управленческий учет, управление информационными потоками, мониторинг, контроль, анализ и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений.
Установление целей – трудоемкий и ответственный процесс, который заключается в определении качественных и количественных целей, а также в выборе критериев, по которым можно оценить степень совершенствования документооборота предприятия. Состав задаваемых целей, критерии, а также их количественные характеристики зависят не только от количества и сложности проблем, связанных с документооборотом на данном предприятии, но и от: специфики отрасли, к которой относится предприятие; предпочтений руководителей предприятия; позиций, занимаемых предприятием на рынке; особенностей внешней среды и других факторов.
Правильно сформулированные цели должны удовлетворять целому ряду требований. Они должны быть конкретными (при определении цели необходима точность отражения ее содержания, объема и времени), измеримыми (цель должна быть представлена количественно или каким-либо другим способом для оценки степени ее достижения), достижимыми (цели должны быть реальными, не выходящими за рамки возможностей исполнителей), согласованными (цели следует рассматривать не изолированно, а в их взаимосвязи), приемлемыми (необходимо учитывать потребности, желания, традиции, сложившиеся в обществе ценности), гибкими (необходимо вносить корректировки по мере происходящих во внешней среде изменений; способность контроллинга правильно устанавливать цели в соответствии с характером происходящих изменений во внешней среде относится к числу важнейших составляющих конкурентоспособности предприятия).
Сочетание указанных требований представляет собой сложную задачу, т.к. некоторые из них противоречивы. Например, точность отражения, содержания, объема и времени достижения цели (конкретность) противоречит внесению корректировок (гибкость). Противоречивость можно устранить, если учитывать и анализировать степень важности каждого из требований.
Поддержка процесса планирования заключается в выполнении контроллингом документооборота следующих задач: формирование и развитие системы комплексного планирования; разработка методов планирования; определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения. Контроллинг также координирует деятельность разных подразделений и служб предприятия в процессе планирования, а также оценивает планы, определяя, насколько они стимулируют к действию, насколько реально их исполнение.
Оперативное управление предприятием нуждается в аналитической информации динамического характера, отражающей движение хозяйственных ресурсов, окупаемость долгосрочных финансовых вложений, доходность вложений в основную деятельность. Такие задачи, экономическую значимость которых трудно переоценить, могут быть реализованы, как это свидетельствует практика наиболее развитых стран, лишь в системе управленческого учета. Воспользоваться данными бухгалтерского учета для решения этих задач не позволяет его ориентация на фискальные цели государства и соответственно сознательное манипулирование бухгалтерской отчетностью для минимизации налогообложения. Управленческий учет позволяет руководителю видеть реальную картину деятельности предприятия.
Создание системы контроллинга документооборота
Сложность управления на современном этапе в немалой степени связана с огромными информационными потоками, которые должны быть «переварены» менеджерами предприятия для принятия различных управленческих решений. Управленческий учет является своеобразным фильтром, отсеивающим все лишнее и отбирающим необходимую информацию, достаточную для принятия оптимального для совершенствования документооборота решения. Создание системы управленческого учета предприятия включает следующие этапы:
- организационный этап (выделение совокупности решаемых управленческих задач; анализ информационных потоков, отражающих течение бизнес — процессов по выбранным задачам, и важнейших взаимосвязей между ними; проектирование принципиальной схемы документооборота в создаваемой системе управленческого учета; определение направлений изменения регламентов в связи с созданием системы управленческого учета);
- структуризация информационных потоков (формирование перечней рассматриваемых показателей в привязке к уровням управления; определение объемов собираемой информации, частоты сбора и объемов передачи данных в другие центры ответственности);
- регламентация информационных потоков;
- постановка процедур обработки информации (определение содержания обработки информации в центрах ответственности; разработка методического обеспечения процедур обработки информации; согласование методического обеспечения и процедур обработки информации);
- регламентация процедур подготовки информации для принятия решений (определение и разработка методического обеспечения обработки информации в системе управленческого учета; составление и утверждение форм предоставления данных менеджерам компании).
- Важнейшим элементом системы контроллинга документооборота является управление информационными потоками. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия — тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контроллинга — информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого функционирования системы информационных потоков.
Владея информацией, руководитель может осуществлять мониторинг деятельности предприятия — отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах его работы за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. На основании такого сравнения делают выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать.
Изменение условий внешней и внутренней среды предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить, насколько оптимальны поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей. На основании изменения целевых параметров, а также прогноза изменений сильных и слабых сторон самого предприятия корректируется план действий по достижению поставленных целей.
На основании всей собранной информации система контроллинга осуществляет контроль. Контроллинг не тождественен контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия, а контроллинг нацелен на перспективу. Основными задачами контроллинга документооборота в процессе контроля являются: получение информации для оценки отклонений, являющихся базой для разработки мероприятий по корректировке и адаптации в рамках системы управления; целенаправленное влияние на действие персонала управления; создание информационной базы с целью накопления опыта и обеспечения эффекта обучения.
Для выполнения своих задач контроллинг документооборота предусматривает повышенную приоритетность следующих видов контроля:
- контроль соответствия целей (включает предварительную проверку соответствия параметров, задаваемых на этапе планирования целей);
- контроль ограничений (включает проверку соответствия принятых при планировании ограничений их фактическому состоянию);
- контроль прогрессивности планов (сравнение целевых величин и прогнозов относительно выполнения планов);
- контроль результатов выполнения планов (сравнение заданных показателей с фактически достигнутыми).
Все предыдущие элементы системы контроллинга необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа планов, результатов и отклонений. Анализировать можно и прошлое, и настоящее, и будущее. Анализ прошлого направлен на оценку результатов прошлой деятельности предприятия (добилось ли предприятие поставленной цели? что ему помогло? что помешало? каковы сильные и слабые стороны предприятия?). Анализ настоящего помогает определить, что происходит на предприятии в настоящее время, и в каком направлении оно развивается. Анализ будущего оценивает: сможет ли предприятие добиться поставленных целей, какие возможности перед ним откроются, с какими рисками придется столкнуться.
На основе анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг документооборота определяет, какие альтернативы действия есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия. На основе таких рекомендаций руководитель может действовать осмысленно.
Заключение
Использование контроллинга документооборота не только позволит решить все указанные выше проблемы, но и обеспечит разработку унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства; ускорит прохождение документов по организации; минимизирует трудоемкость делопроизводственных операций; установит оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления предприятия; уменьшит численность службы делопроизводства; оптимизирует состав и маршруты движения документов; позволит структурировать обработку всей обрабатываемой информации на предприятии, а именно:
- документы станут одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
- процесс согласования и утверждения документов станет прозрачным и будет происходить в режиме реального времени;
- будет организовано единое корпоративное информационное пространство;
- подготовка стандартных отчетов о движении документов будет производиться одним нажатием кнопки;
- время на передачу документов между подразделениями не будет тратиться вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени будут доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
- отсутствие ключевых сотрудников в офисе не остановит работу с документами.
Улучшение процедуры контроля согласования документов будет обеспечиваться за счет:
- сопровождения процедуры согласования документов, обеспечения контроля на всех стадиях оформления и проверки документа в электронной системе документооборота;
- информирования подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов;
- анализа хода и результатов согласования документов, информирующих руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве оперативного взаимодействия.
Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования системы контроллинга документооборота приведет к повышению управляемости предприятия в целом.
Читайте также
Библиографический список
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – 62 с.
- Виноградов С.М., Поникаров В.А. Контроллинг в промышленных организациях: инвестиционный аспект (монография). — М.: Издательство «Палеотип», 2009. – 208 с.
- Поникаров В.А., Голышкин О.И. Понятие контроллинга применительно к условиям функционирования российских промышленных организаций / Контроллинг, 2004, № 2. С. 22-30.
- Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. — М.: Московский энергетический институт, 2010. — 295 с.
- Контроллинг: Учебник / под ред. А.М. Карминского, С.Г. Фалько. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 336 с.
- Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 2002. – 256 с.
- Контроллинг как инструмент управления предприятием / Под ред. Н.Г. Данилочкиной. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2002. — 279 с.
- Поникаров В.А., Дутов Г.Б. Возможности, проблемы и перспективы развития российского управленческого учета // Сб. науч. тр. МГАПИ, 1998, С. 192-197.
