Технологизация процессов в экономических системах типа «организация»

ПОДЕЛИТЬСЯ С ДРУЗЬЯМИ
Авторы


доктор экономических наук, профессор, профессор кафедры менеджмента
Россия, Международный институт рынка
boris0945@mail.ru

Аннотация

Технологии управления все чаще используется в деятельности современных организаций. Однако отсутствуют обоснованные методические рекомендации по их проектированию и использованию в управленческой деятельности организаций. В работе представлена модель технологизации управленческих процессов и их частей. Рассмотрено подробное содержание важнейших этапов представленной модели. Приведен пример технологии подпроцесса управления организации на уровне операций.

Ключевые слова

организация, экономические системы, технологии управления, технологизация, модель технологизации управления, технологизация систем управления процессами организации, проектирования технологий управления

Print Friendly, PDF & Email

Категории статьи:

Читайте также

Статья также доступна (this article also available):

Рекомендуемая ссылка

Герасимов Борис Никифорович
Технологизация процессов в экономических системах типа «организация»// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №5 (77). Номер статьи: 7702. Дата публикации: . Режим доступа: http://sovman.ru/article/7702/

Введение

Возможности применения технологий управления в различных сферах общественной жизни безграничны. Однако используются они крайне плохо, нерационально. Сложилось реальное противоречие между огромным интеллектуальным потенциалом, накопившемся в науке и практике, и уровнем применения наукоемких технологий в различных сферах управления, в частности, в повышении эффективности управленческой деятельности.

Для российских управленцев технологизация в экономических системах типа «организация» наталкивается на некомпетентность субъектов управления, их неготовность обеспечить технологиями все циклы прохождения решений — от выработки до реализации. Кроме того, управленцам мешают сложившиеся стереотипы мышления, выражающиеся в недоверии к систематизации процессов и их частей, которые в условиях административно-командной системы нередко сводились к жестким некомпетентным регламентациям, положениям, инструкциям, проверкам и т.п. Поэтому всякие управленческие действия и их процедуры рассматриваются ими не более как бюрократические акты.

Технологии управления следует понимать не как жесткую регламентацию деятельности управленческого персонала, а как инновационное средство и стремление к саморазвитию и самосовершенствованию. Только на этом пути организации в России смогут вырваться из кризиса и показать свою жизнеспособность, конкурентоспособность и эффективность.

Технологизация как явление развивается на признании мнений о том, что управление — это целенаправленное изменение состояния объекта или процесса в экономических и социальных средах организаций. Такой подход делает применимым к этому процессу свойства технологичности, которое проявляется в использовании инструментов управления и построении последовательности переработки сред или явлений различной природы. Причем это выглядит аналогично механизации, электрификации и информатизации в свое время успешно осуществленных в нашей стране [1].

Однако и сейчас встречаются как сторонники технологизации управления, так и противники [1, 10-14]. Причем последних огорчает, что якобы технологизация неизбежно ведет к снижению творческого начала в процессах управления. Но, во-первых, это надо доказывать, а во-вторых, в управленческих действиях и решениях недопустимо двойное толкование, что приведет к неэффективности управленческих воздействий.

При этом хотелось бы отметить очень скудное число публикаций по технологиям управления, даже в книгах и журналам, в которых дефиниция «технология» вынесены на обложку. Это было достаточно убедительно автором показано на страницах данного журнала в работе [4].

Иcследование всех направлений технологизации управления требует много времени и усилий, а глубина изучения этого феномена обусловлена возможностями специализации и компетентности научных работников и управленцев-практиков. Поиск закономерностей построения технологий и способов их описания в унифицированной форме необходима для исследования процессов инновационного развития управления и существенно влияет на эффективность формирования и применения знаний.

Фактор технологизации в управленческой деятельности проявляется в устойчивом взаимовлиянии технологии и системности, проецируемых на процессы мышления и деятельности. В практике выделяют разные виды управленческих технологий: в сфере производства, качества, маркетинга, финансов, персонала, информации, управленческих решений, менеджмента и др. Управленцы должны владеть технологиями управления для успешного выполнения и развития своей деятельности на любом уровне в рамках организации.

Целью технологизации в экономических системах типа «организация» является оптимизация управленческих процессов. В связи с тем, что все человеческие отношения в окружающем мире взаимосвязаны и взаимообусловлены, то возникает необходимость формирования информационно-материальных логических схем их рационального преобразования в интересах общества, отдельных экономических систем, в т.ч. организаций, а также управленцев различного уровня. Можно сказать, что общество погружено в универсум технологий, которые оно осваивает, использует и приумножает. Все множество технологий весьма разнообразно, поэтому важно выработать инструменты их разработки, исследования и развития [2].

 

Основные системные представления об организации

Для разработки и развития систем управления любого уровня в организации необходимо базироваться на основополагающих параметрах и важнейших сущностях, используемых в сфере управления. Частные неклассические атрибуты необходимо сформулировать и логически их соотносить между собой. Представим важнейшие понятия, которые используются в настоящей работе.

Понятия «процесс» и «система» тесно связаны между собой. Существуют термин «процесс управления организацией», под которым понимается совокупность множества процедур или операций управленческой деятельности организации как системы. При этом целесообразно любой рассматриваемый процесс следует ограничивать в рамках системы, подсистемы или их конкретных частей, чтобы не испытывать затруднений при исследовании и моделировании.

Системы управления организациями (СУО) включают, как правило, несколько подсистем, которые имеют свои конструктивные особенности и соответствующую специфику управления вокруг базового объекта [3].

Управлять любой системой, как и подсистемой, напрямую невозможно, так как любой процесс управления – это совокупность управления различными частями системы (процесса), в рамках которых реализуются функции управления.

Процесс – есть последовательная смена состояний какого-либо объекта, события или явления. Рассматривать эти состояния возможно только тогда, когда мы сможем как-то разметить шкалу времени, к точкам которой будут привязаны эти состояния и, благодаря которой можно их различить и измерить [3].

Процессное управление – это деятельность по смене состояний внутри подсистемы или её части, чаще всего, целенаправленная и последовательная.

Существуют известные процессы, такие как «управление персоналом», «управление финансами», «управление качеством» и т.д., являющиеся полноценными системными образованиями в рамках организации. которые назовем системой управления процессом (СУП). При этом СУП – это, чаще всего, совокупность нескольких подпроцессов, функционирующих в рамках одного объекта или значительной его части.

Так как напрямую процессом управлять невозможно, её целесообразно разделить на части, что весьма важно для понимания содержания любой подсистемы. При этом эти части должны объективно существовать как осязаемые составляющие процесса.

Подпроцесс – это какая-то часть процесса, выделенная определенным образом и имеющая право на существование. Например, подпроцесс управления продвижением продукции может включать несколько частей, в т.ч. «Управление продажами продукцией», «Управление рекламной деятельностью», «Управление послепродажным обслуживанием» [5].

По аналогии понятий «система» и «подсистема», «процесс» и «подпроцесс» правомерно и содержание понятия «система управления подпроцессом» (СУПП). Например, вполне приемлемо существование в рамках системы управления персоналом локальной системы управления оценкой персонала. При этом выделенная СУПП должна удовлетворять двум условиям: наличие структурной целостности (количество элементов и связей между ними) и наличие полного состава функций управления, хотя бы в одном из подпроцессов, который для данной СУПП является системообразующим [8].

Переход от последовательной реализации одной функции управления к другой и есть смена состояний процесса или его части, что позволяет данное управление считать и функциональным, и процессным. В чистом виде процессное управление осуществляется внутри только одной функции управления.

 

Модель технологизации систем управления процессами организации

Особое значение в рамках представленной методологии построения СУП придается технологиям реализации СУПП. В конечном итоге, именно от реализации основных структурных частей СУО – СУПП зависит качество и эффективность функционирования и развития СУП и, конечно, СУО в целом. Технологизация СУП (СУПП) представляется в виде информационно-логической модели, которая состоит из нескольких этапов (рис. 1).

 

Модель технологизации СУП организации

Рис. 1. Модель технологизации СУП организации

 

Каждый из представленных этапов модели, в свою очередь, имеет собственную модель или технологию реализации, которые можно с достаточной степенью подробности разработать, описать и освоить.

Таким образом, технологизация систем управления процессами и их составными частями включает определенные структурные составляющие, а также методологический инструментарий реализации элементов структуры СУПП, СУП и СУО в целом.

Технологии управления разрабатываются квалифицированными специалистами, имеющими опыт их проектирования и использования в системах управления процессами и их частями в организациях.

Некоторые наиболее популярные технологии управления основных процессов или их частей, реализуемые в современных СУО, разработаны автором и представлены в работе [4]. Это позволило достаточно тщательно отработать весь цикл проектирования, использования, обучения специалистов и обновления технологий в различных областях управленческой деятельности организаций.

Рассмотрим подробнее этапы процесса технологизации СУПП, представленные в модели (рис. 1). Особое внимание в этой модели уделяется информационно-логическим операциям и качеству их выполнения.

 

Реализация этапов модели технологизации систем управления процессами

Осознание необходимости технологизации приходит постепенно, когда организация сталкивается с необходимостью упорядочения управленческих процессов своей деятельности. В настоящее время практически отсутствуют типовые системы или модели, которые формировали и развивали технологические процессы управленческой деятельности организаций.

Упорядочением процессов организации, чаще всего, занимаются системы менеджмента качества. Необходимость этого диктует простая истина: невозможно выпускать востребованные продукцию или услуги, если не упорядочить документацию, а также связанные с её формированием операционные и информационные процессы.

Модель принятия решения по технологизации управленческой деятельности элементов СУП организации представлена на рис. 2.

 

Модель принятия решения о технологизации СУП организации

Рис. 2. Модель принятия решения о технологизации СУП организации

 

Решение о технологизации процессов управления организации может быть обусловлено необходимостью четкого выделения работ, закрепления за ними конкретных исполнителей и стандартизации процедур их решения [6, 10].

Технология процессов обеспечивает выполнение требования, чтобы однотипные операции в процессах реализации СУП выполнялись одинаково. Это важно и для выбора круга элементов поддержки и средств обеспечения при реализации СУП [7]. Кроме того, технологизация СУП способствует взаимозаменяемости специалистов организации.

Главным направлением принятия управленческих решений на высшем уровне является определение основных объектов технологизации в организации и закрепление ответственных лиц за этот непростой и длительный процесс.

Если организация никогда раньше не занималась технологизацией управленческой деятельности, то все надо начинать с нуля.

Наличие подпроцесов в структуре СУП позволяет перейти к внедрению разработанных планов и/или программы в сфере технологизации управления организации [6]. Технологизация управленческих процессов, как известно, требует большого количества ресурсов, которые необходимо либо приобрести на рынке, либо перепрофилировать уже имеющиеся в организации.

При проявлении надлежащей гибкости все необходимые работы можно выполнить достаточно оперативно. При этом следует заручиться поддержкой рядовых работников. Важной задачей данного этапа является выделение финансовых средств на все этапы технологизации СУП. Модель подготовки организации к технологизации СУП представлена на рис. 3.

Важным фактором успешной подготовки к технологизации СУП является наличие компетентных специалистов. Именно от них зависит разработка или приобретение и эксплуатация методического обеспечения и правовых документов в организации. Уровень и качество документации, в конечном счете, позволят выявить или вырастить в организации целую плеяду компетентных работников, которые будут связаны с разработкой и реализацией технологий СУП и процессом их обеспечения.

 

Модель подготовки организации к технологизации СУП

Рис. 3. Модель подготовки организации к технологизации СУП

 

Методическое обеспечение технологизации процессов и подпроцессов организации должно регулярно обновляться в свете новых достижений в теории и методологии управления.

Существуют различные варианты реализации стратегии процесса технологизации элементов СУПП:

  • поиск и приобретение технологий решения СУПП на стороне;
  • создание собственной группы технологического проектирования;
  • комбинированный вариант.

Возможно, принимая участие в приобретении технологий реализации СУП для организации на стороне по варианту 1 и, включаясь по мере необходимости в процесс их постоянной модернизации, можно приобрети умения и навыки проектирования технологий управления собственными силами.

Движение по варианту 2 — это самый сложный путь из всех, но он более надежен, так как позволяет организации не зависеть от внешних условий: квалификации сторонних разработчиков, сроков поставок, качества технологий реализации СУП, необходимости их срочной коррекции. Это направление позволяет осуществлять профессиональный рост собственным специалистам, в т.ч. в методологическом плане.

Наиболее универсальным является направление 3, которое охватывает все возможные варианты. Важными факторами на этом пути являются: выбор лучших образцов технологий управления, существующих в практике других организаций, приглашение опытных разработчиков, обращение к консультантам, выращивание собственных специалистов, повышение квалификации ведущих специалистов, передача от них опыта к новичкам в области проектирования и использования технологий управления в организации [15].

 

Проектирование технологий управления

Технология управления – это совокупность некоторых действий, последовательно выполняемых для успешной реализации данной задачи. Технологии управления могут быть выполнены на уровне операций и процедур.

Операция – это преобразование предметов, информации, поведения или деятельности людей. Иначе говоря, преобразование материи. Совершаются операции и мыслительные (сознательные) и подсознательные. Часть из них относятся к идеалистическому пониманию материи ибо формы её многообразны.

Нас интересуют те операции или их совокупности, которые сориентированы на реализацию управленческой деятельности в экономических и социальных средах. Поэтому можно с уверенностью констатировать, что операции являются конкретной, специально выделяемой частью процессов мышления, деятельности и коммуникации в деятельности организаций, что позволяет их назвать «строительными кирпичами» содержания управления организации.

Процедура – это некоторая совокупность преобразований или действий в рамках одной или нескольких операций.

Операция, по мнению автора, более крупная совокупность действий, включающая несколько процедур, которая не раскрывает их содержание и поэтому операции их стоит использовать тогда, когда не требуется подробного рассмотрения управленческих действий.

Функционирование многих СУП и СУПП должна носить целенаправленный характер. Типичным актом такого осуществления является реализация совокупности конкретных СУПП для достижения заданной цели технологизации конкретного процесса. Модель проектирования технологии реализации СУПП представлена на рис. 4.

 

Модель проектирования технологии реализации СУПП

Рис. 4. Модель проектирования технологии реализации СУПП

 

Результатом решения любой СУПП должен быть план (программа) деятельности, т.е. частично-упорядоченная совокупность операций. План деятельности напоминает сценарий, в котором в качестве отношения между вершинами выступают отношения типа: «цель-подцель» «цель-действие», «действие-результат» и т.п. Любой путь в этом сценарии, ведущий от вершины, соответствующей текущей ситуации, в любую из целевых вершин, определяет план дальнейших действий.

Технология реализации СУПП может быть выполнена только на уровне операций. При этом входная и выходная информация явно не выделяются. Конечно, отсутствие документов или их неполный состав может весьма затруднить или совсем не позволить построить схему документооборота в рамках СУПП. Однако бывает, что такая задача в научном исследовании или практическом задании и не ставится.

Построение технологии на уровне операций является вполне достаточной для той или иной СУПП. Такая технология состоит из четырех этапов: подготовка, выполнение (проведение), заключительные операции, мониторинг. Фрагмент технологии на уровне операций приводится для этапа «Подготовка» представлен на рис. 5.

 

Технология реализации СУПП на уровне операций (фрагмент)

Рис. 5. Технология реализации СУПП на уровне операций (фрагмент)

 

Для каждого этапа технологии управления подпроцессом с определенной степенью подробности приводятся операции преобразования информации. На этапе «Подготовка» определяются все исходные документы, необходимые для выполнения оценки персонала. Аналогично выполняются и другие этапы.

На этапе «Проведение» выполняется вся совокупность действий по самому подпроцессу в рамках процесса организации. Этот этап является самым ответственным и трудоемким, благодаря которому устанавливается соответствие работников занимаемым должностям. Соблюдение всех правил  позволит этот подпроцесс выполнить достаточно объективно, так как от него зависит судьба некоторых людей.

На этапе «Заключительные операции» проводится оформление важнейших документов, получаемых в рамках СУПП.

На этапе «Мониторинг» производится анализ выполненных операций на предыдущих этапах, определение качества и эффективности деятельности специалистов, выработка и утверждение необходимых изменений в технологию реализации СУПП.

Пример технологии реализации СУПП «Управление оценкой специалистов» на уровне операций представлен в рис. 6. Такая технология предназначена для реализации данного подпроцесса в целом независимо от функций управления, которые присутствуют в неявном виде внутри технологии, представленной на уровне операций.

 

 

Технология реализации СУПП «Управление оценкой специалистов»

Рис. 6. Технология реализации СУПП «Управление оценкой специалистов»

 

 

Главная цель мониторинга технологий реализации СУПП — оценка результатов деятельности подразделений и отдельных специалистов организации по регулярной реализации СУПП. Самым важным является определение уровня управляемости какой-либо системы или её части. Особое внимание уделяется характеру выявленных отклонений и приобретению специалистами способностей по их устранению.

Основой для проведения мониторинга технологий на стадии эксплуатации СУПП является анализ качества и своевременность выдачи выходной информации. Кроме того, уделяется внимание достоверности информации. Уровень технологизации СУПП и даже её отдельной части оценить весьма непросто. Исследовать надо либо в целом уровень технологии реализации СУПП или её отдельных операций. Если проявятся серьезные недостатки, производится исследование выполнения всей технологии, либо отдельных элементов технологий реализации СУПП.

В рамках мониторинга выполнения СУПП производится сравнение с заданными параметрами её деятельности или её отдельной части. Основные показатели связаны с качеством и эффективностью технологии реализации СУПП.

К наиболее важным показателям относятся: своевременность, достоверность удобство использования информации. Каждый показатель имеет свои значения для различных СУПП, поэтому необходимо ориентирования на их величины. В случае соответствия фактических показателей деятельности СУПП нормативным показателям, эксплуатация системы продолжается. В случае несоответствия отыскиваются элементы, которые нарушают нормативные показатели деятельности СУПП. При этом целесообразно исследовать причину возникновения дефектов в деятельности СУПП.

В случае необходимости принимаются управленческие решения о внесении изменений в процесс технологизации СУПП на основе проделанной работы на стадии эксплуатации [9].

Решения могут касаться замены каких-либо элементов СУПП. Чаще всего, это может касаться введения, исключения или дополнения, также средств реализации отдельных операций СУПП, так как для выполнения некоторых стандартных операций нужны более точные методы. Если дело касается нарушения сроков выполнения технологии реализации СУПП, то в этом случае целесообразно применять ПЭВМ. Если ПЭВМ уже применялась для технологии реализации СУПП, то следует рекомендовать более современные программные средства, существенно ускоряющие процесс обработки информации.

Организационные изменения производятся за несколько периодов, включающих совокупности операций, которые могут быть сведены в методику проведения изменений. На основе проведенного мониторинга и выбранной системы показателей строятся три варианта состояний технологизации в организации: фактическое, желаемое и критическое. При составлении фактической картины используются реальные данные о состоянии организации, содержавшиеся во внутренней отчетности и аналитических материалах.

Технология подготовки изменений выполняется по материалам, представленным в работах [5, 10]. При этом готовится текст изменений, согласовывается с разработчиком основной версии, с разработчиками смежных СУПП, вносится в тест технологии реализации конкретной СУПП. Иногда на какое-то время сохраняется старый и новый форматы технологий для понимания сущности нововведений. После вхождения нового варианта технологии в повседневную жизнь старый вариант отменяется.

Таким образом, постоянное и обоснованное внесение изменений в рабочие документы в рамках существующих СУПП позволяет постоянно и целенаправленно повышать эффективность и качество управленческой деятельности.

 

Заключение

Четкое выполнение представленных в модели этапов технологизации управления позволит иметь организации устойчивую и надежную систему управления процессов и подпроцессами на уровне операций, а также систему её развития и обновления в процессе функционирования и развития организации.

Следует отметить, что полнота изображения технологий в графовой или табличной форме может быть разная, так по глубине показа операционной проработки, отражённой на бумаге, так и с точки зрения их наименования, последовательности выполнения и описания содержания технологий в рамках управленческой деятельности организаций [4].

Таким образом, деятельность в направлении проектирования технологий управления в дальнейшем предстоит обширная и кропотливая. При этом необходимо, чтобы дисциплина «Технологии управления» была отдельно выделена в учебном процессе подготовки и переподготовки управленцев и некоторых смежных категорий специалистов. Однако эта весьма благородная цель потребует значимых усилий по различным направлениям. Важнейшей задачей при этом необходимость в ближайшее время добиться, чтобы названия публикаций с дефиницией «технология» обязательно присутствовали в ведущих управленческих журналах и, главное, чтобы их названия соответствовали своему содержанию.


Библиографический список

  1. Албастова Л.Н. Технологии эффективного управления. М.: ПРИОР, 1998. 258 с.
  2. Анисимов О.С. Методология: функция, сущность и становление. М., 1996. 353 с.
  3. Большой экономический словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. 7-е изд. доп. М.: Институт новой экономики, 2008. 1472 с.
  4. Герасимов Б.Н. Технологизация управления: обзор научной литературы и авторский взгляд // Современные технологии управления. Дата публикации: 2017-02-02. Режим доступа: http://sovman.ru/article/7403
  5. Герасимов Б.Н. Основы российского управления: Технологии управления. ч. 2. Самара: СГАУ, МИР, 2006. 228 с.
  6. Герасимов Б.Н. Технологии управления. Самара: НОАНО ВПО СИБиУ, 2010. 460 с. Серия «Энциклопедия управленческих знаний».
  7. Герасимов Б.Н. Технологизация процессов в системах управления организации // Вестник Алтайской академии экономики и права. 2015. № 2(40). С. 65-71.
  8. Герасимов К.Б. Проектирование систем управления процессами организации // Вестник Ленинградского государственного университета им. А.С. Пушкина. 2012. Т. 6. № 1. С. 46-55.
  9. Герасимов К.Б. Модель проектирования технологии решения функциональных задач управления // Известия Саратовского университета. Новая серия. Серия: Экономика. Управление. Право. 2013. Т. 13. № 3-2. С. 431-438.
  10. Сурмин Ю.П., Туленков Н.В. Теория социальных технологий. К. МАУП, 2004. 608 с.
  11. Соснина Т.Н. Понятие «технология»: объективные и субъективные основания его терминологического статуса // Вестник Самарского государственного аэрокосмического университета № 1 (21) 2010 г. С. 262-269.
  12. Третьякова Е.П. Технологии управления как способ формализации организационных процессов // Вестник ИрГТУ №2 (73) 2013. С. 206-211.
  13. Шарапов В.М, Шарапова Е.В. Универсальные технологии управления. М.: Техносфера, 2006. 496 с.
  14. Шепель В.М. Человековедческая компетентность менеджера. М.: Народное образование, 1999. 432 с.
  15. Gerasimov B.N., Gerasimov K.B. Modeling the Development of Organization Management System // Asian Social Science; Vol. 11, No. 20; 2015. Р. 82-89.