Управление контрактами
Управление контрактами (администрирование контрактов)
Управление контрактами или администрирование контрактов — это управление контрактами, заключенными с клиентами, поставщиками, партнерами или сотрудниками.
Управление контрактами включает в себя согласование условий в контрактах и обеспечение соблюдения условий, а также документирование и согласование любых изменений или поправок, которые могут возникнуть в ходе его реализации или исполнения. Его можно резюмировать как процесс систематического и эффективного управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации финансовых и операционных показателей и минимизации рисков.
К общим коммерческим контрактам относятся заказы на поставку, счета-фактуры, контракты на коммунальные услуги, письма-обязательства о назначении консультантов и специалистов, а также контракты на строительство.
 |
Сложные контракты часто необходимы для строительных проектов, товаров или услуг, которые строго регулируются, товаров или услуг с подробными техническими спецификациями, соглашений об интеллектуальной собственности (ИС), аутсорсинга и международной торговли.
Большинство крупных контрактов требуют эффективного использования программного обеспечения для управления контрактами, чтобы помочь в администрировании между несколькими сторонами. |
Контракты могут быть разных типов, например, договоры купли-продажи (включая аренду), договоры купли-продажи, соглашения о партнерстве, торговые соглашения и соглашения об интеллектуальной собственности.
Деятельность по управлению контрактами
Стандартная модель управления контрактами, используемая многими организациями, обычно охватывает следующие бизнес-направления:
- Авторизация и согласование;
- Управление базовыми показателями;
- Управление обязательствами;
- Управление коммуникациями;
- Прозрачность и осведомленность о контракте;
- Применение коммерческих рычагов, предназначенных для обеспечения ожидаемых выгод от контракта, обеспечения того, чтобы риск оставался там, где он был заложен контрактом, и использования стимулов, встроенных в контракт, для обеспечения хороших результатов и предотвращения плохого исполнения;
- Документооборот;
- Рост (для контрактов на стороне продаж);
- Соблюдение контракта/управление.
Этапы управления контрактами
Управление контрактами можно разделить на три этапа:
- Предконтрактная фаза;
- Этап исполнения контракта;
- Этап после присуждения контракта (часто называемый соблюдением контракта/управлением), включая расторжение контракта.
На этапе после заключения контракта или «вниз по течению» в некоторых организациях есть команда по управлению контрактами, другие могут потребовать от операционных менеджеров включить управление контрактами в свою роль.
Изменение контракта
На этапе после присуждения контракта могут быть случаи, когда то, что согласовано в контракте, должно быть изменено позже. Для поддержки последующего изменения может быть использован ряд оснований, с тем чтобы весь контракт оставался подлежащим исполнению в соответствии с новым соглашением.
Изменение может быть основано на:
- Взаимном согласии обеих сторон на изменение договора, выходящее за рамки существующего договора. Это было бы самостоятельным основанием для изменения контракта.
- Одностороннем решении об изменении контракта, предусмотренное и разрешенное существующим контрактом. Это, как правило, имеет периоды уведомления для справедливости и часто право другого, особенно в потребительских договорах, прекратить договорные отношения. Любое одностороннее навязывание изменений должно быть обосновано договором, в противном случае оно может быть истолковано как отказ от первоначального договора, позволяющий другой стороне расторгнуть договор и потребовать возмещения убытков.
- Двустороннем решении об изменении контракта в рамках процесса изменения или контроля изменений, изложенного в существующем контракте. Их часто называют положениями об управлении изменениями.
Соблюдение контрактов
На этапе после заключения контракта важно обеспечить выполнение условий и условий контракта, но также важно более внимательно изучить такие статьи, как неучтенные обязательства, заниженные доходы или переплаты.
Нынешнее мышление об управлении контрактами в сложных отношениях смещается от «управления» соответствием к перспективе «управления» с акцентом на создание структуры управления, в которой стороны заинтересованы в управлении тем, что часто является очень сложными договорными механизмами, более совместным, согласованным, гибким и заслуживающим доверия способом.
Структура совместного управления состоит из четырех компонентов:
- Структура управления взаимоотношениями (как стороны работают вместе, чтобы принимать как повседневные оперативные решения, так и стратегические решения)
- Совместный процесс управления эффективностью и трансформацией, предназначенный для отслеживания общей эффективности партнерства.
- План управления уходом в качестве контролирующего механизма, побуждающего организации к этическим, активным изменениям для взаимной выгоды всех сторон.
- Соблюдение особых проблем и правил, которые включают в себя более традиционные компоненты соблюдения контрактов
Программное обеспечение для управления контрактами
Программное обеспечение для управления контрактами – это набор компьютерных программ, библиотек и данных, используемых для поддержки управления контрактами, управления жизненным циклом контрактов и управления подрядчиками по проектам. Его можно использовать с программным обеспечением для управления проектами.
Программное обеспечение для управления контрактами производится многими компаниями, работающими в различных масштабах и предлагающими различную степень настраиваемости. Основные функции должны включать в себя возможность хранить контрактные документы, отслеживать изменения в контрактных документах, искать документы по определенному критерию, отправлять оповещения о ключевых датах и сообщать о необходимых аспектах контракта. Другие функции включают управление новым запросом на контракт, сбор связанных данных, отслеживание документа в процессе рассмотрения и утверждения, а также сбор цифровых подписей.
Программное обеспечение для управления контрактами также может помочь в управлении портфелем проектов и анализе расходов, а также может контролировать ключевые показатели эффективности. Ведущее программное обеспечение для управления контрактами обеспечивает видимость, мониторинг и соблюдение требований контрактов для автоматизации и оптимизации процесса жизненного цикла контрактов.
Централизованное хранилище обеспечивает критическое преимущество, позволяя хранить все контрактные документы в одном месте. Хранение контрактов в нескольких местах может задержать и прервать процесс заключения контракта.
Рекомендуемая литература
- Контрактный и коммерческий менеджмент – Операционное руководство, Van Haren Publishing, октябрь 2011 г., ISBN 978 90 8753 627 5.
- Википедия.
Статьи в журнале по теме Управление контрактами
Посмотреть еще в категории: Юридическое управление