Коммуникация как ключевая компетенция менеджера проектов
Авторы
Мосеева Галина Васильевна
аспирант
Россия, Вятский государственный университет
mos.gwas@yandex.ru
Скопин Олег Викторович
кандидат экономических наук, доцент
Россия, Вятский государственный университет
Аннотация
Коммуникация является связующей функцией менеджмента, но назвать ее второстепенной нельзя. Становление менеджера связано не только с обучением планированию, организации, координации и контролю, но, в значительной мере, зависят от наличия у него навыков делового общения и выстраивания межличностных взаимоотношений.
Ключевые слова
коммуникация, коммуникативная компетенция, управление проектами.
Категории статьи:
Читайте также
Статья также доступна (this article also available):
Рекомендуемая ссылка
Проекты и управление ими в условиях ограниченных ресурсов времени и средств становятся все более востребованными в условиях конкуренции. Коммуникация играет решающую роль в успешном осуществлении и завершении проектов по нескольким причинам: во-первых, без тщательно разработанных и продуманных правил проект будет постоянно вступать в противоречия с целями организации; во-вторых, неумение объяснить окружающим свою точку зрения, отсутствие лидерских качеств у руководителя может поставить проект под угрозу срыва.
Понятие коммуникации вошло в сферу научных интересов в начале ХХ века, но до сих пор среди ученого сообщества нет единого мнения по поводу ее определения. Это говорит о многогранности понятия и его многозначности. Понятием коммуникации пользуются специалисты разных сфер деятельности: психологи, социологи, архитекторы, и каждый из них вкладывает в данное определение свое понимание объекта и предмета исследования. Для управленческих наук, менеджмента и маркетинга, коммуникация – это взаимодействие индивидов, подразделений организации и организаций между собой. В организации коммуникация выполняет следующие функции:
Коммуникация внутри организации может существовать как явление и как процесс. Как явление, коммуникация – это взаимодействие между структурными подразделениями и участниками на основе разработанных установлений и правил, которыми могут считаться: Устав организации и проекта, должностные инструкции и распределение обязанностей участников проекта, предварительное описание содержания проекта, правила внутреннего трудового распорядка, другие правила, приказы и инструкции, на основании которых осуществляется управление и функционирование организации.
Как процесс, коммуникация – непосредственное взаимодействие участников проекта, сотрудников организации и всех заинтересованных в проекте лиц. Неправильно выстроенная коммуникация, а вернее, отсутствие отрегулированных, тщательно разработанных и продуманных разграничений, правил, установлений, а также нежелание участников контактировать друг с другом создают наибольший риск для проекта и его успешного завершения. «Наибольше внимание в управлении рисками следует уделять эффективной коммуникации», — к такому выводу приходит Максим Черкасский. Сложность коммуникации в проекте заключается не только в том, что часто люди говорят на разных языках, иногда сказанное на одном и том же языке специалисты из разных функциональных подразделений понимают по-разному: каждый специалист говорит на своем языке, финансист – о недостатке денег, а кадровик – о недостатке сотрудников[7].
Основная сила проектной концепции заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях – менеджере и ключевых членах команды[4]. Сложности, возникающие в этом случае, бывают двоякими: с одной стороны, создание и управление временной, но сплоченной командой, а с другой, необходимость взаимодействия этой команды с постоянной системой управления, имеющейся в организации. Кроме того, усиливается значение взаимодействия участников проекта, тех, кто производит уникальные продукты и тех, кто будет ими пользоваться. На коммуникационную компетентность как важнейшую составляющую в подготовке менеджеров проектов обращают внимание такие ученые, как Г.Ципес, А. Пеллс, С. Неизвестный, Дж. Кох и Кнопфель. При этом, в данной компетенции можно выделить 3 составляющие: искусство межличностных отношений, навыки коммуникации и умение управлять коммуникацией (рисунок 1).
Рисунок 1 — Три составляющие коммуникативной компетенции менеджера проектов
В стандарте по управлению проектами[6] навыки межличностных отношений упоминаются как одна из экспертных областей, необходимых для команды управления проектом, наравне со знаниями и навыками общего менеджмента, пониманием окружения проекта, знанием стандартов и нормативных актов в данной области и знаний по управлению проектами. К навыкам межличностных отношений при этом относятся:
Лидерские качества менеджера существенно влияют на успех проекта на всех этапах его осуществления, от инициации до завершения. А так как большая часть времени менеджера – это взаимодействие с участниками проекта и его окружением, то можно выделить следующие способности менеджеров: честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам; умение четко выражать свои мысли и убеждать; уважительное отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии. Сегодня за рубежом под менеджментом понимают такое управление, такое руководство людьми и такое использование средств, которое позволяет выполнять поставленные задачи гуманным, экономичным и рациональным путем. Управлять — значит побуждать других к достижению ясной цели, а не заставлять других делать то, что считаешь правильным. Понятия «лидерство» и «мотивация» достаточно полно разработаны в зарубежной социологической литературе.
Управление коммуникациями проектов рассматривается как одна из областей знаний, необходимых для создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы управления коммуникацией – создание взаимодействия между информацией и участниками проекта. Менеджеры могут уделять чрезмерно много времени взаимодействию с участниками проекта, заказчиками, менеджерами подразделений, спонсорами, важно понимать, как это отразится на протекании проекта и его успешной реализации. Навыки коммуникации при этом связаны с управлением проектом, но это не одно и то же. Под навыками стандарт понимает искусство взаимодействия, которое включает в себя умение построить модель «отправитель – получатель», стиль письма, выбор способа связи, умение проведения собраний. Управление коммуникацией – планирование, распространение информации, ведение отчетности по исполнению, управление участниками проекта. Тщательное планирование и ежедневное осуществление коммуникации – основа успешного завершения проекта. Если в западной литературе данный процесс понят и разработан достаточно подробно, то в России этот факт только входит в нашу жизнь. Планирование и сознательное осуществление неформальной коммуникации стало для многих западных компаний нормой жизни и понимается оно как искренняя забота о персонале организации. В российской литературе вопросы коммуникации часто воспринимаются на бытовом уровне, как навыки делового общения.
Основными элементами модели «отправитель – получатель» являются:
Данные элементы коммуникации следует принимать во внимание не только при осуществлении проектов, участники которых находятся в различных населенных пунктах, разных странах, являются носителями разной культуры, но и сотрудникам, находящимся в одном помещении, бывает трудно договориться.
При планировании коммуникации следует учитывать факторы внешней и внутренней среды организации и проекта, содержание проекта и план его осуществления. Анализируя организационные диаграммы, распределение ответственности между участниками, подразделениями и специалистами, принимающими участие в проекте, учитывая количество задействованных лиц и место их размещения, а также срочность получения информации каждым из них и доступность технологии, менеджер проекта разрабатывает план управления коммуникацией, в котором отражены:
План коммуникаций может быть официальным и неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта, его сложности, продолжительности, и включается в общий план управления проектом.
Используя план управления коммуникацией, а также навыки коммуникации, среди которых умение говорить и писать, взаимодействие внутреннее и внешнее, официальное и неофициальное, вертикальное и горизонтальное, организация обновляет свои активы (отчеты, презентации, уведомления участников), запрошенные изменения создают своеобразный архив, который может быть использован в качестве основы для завершения данного проекта и планирования нового.
Отчетность по исполнению играет ведущую роль во взаимодействии с окружением проекта для успешного его завершения. На контроле должны находиться качество работ, информация о ходе выполнения работ, измерение эффективности, что позволяет менеджеру отслеживать ход выполнения проекта. Основным методом, предлагаемым стандартом, является метод освоенного объема, который позволяет отслеживать время и средства уже затраченные на проект и оставшиеся до завершения проекта, прогнозировать сроки завершения и расходование средств.
Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Наиболее эффективным методом решения проблем признается организация совещаний с участниками проекта и ведение журнала учета проблем, который поможет в разрешении возникающих в ходе осуществления проекта противоречий. Нерешенные проблемы могут быть источниками конфликтов и задержать исполнение проекта. «Значительная часть ежедневной работы выполняется с помощью неформального обмена информацией среди членов команды проекта (беседы, телефонные звонки, электронные письма). Несмотря на простоту подобных контактов, с их помощью члены команды могут влиять на работу коллег, принимаемые ими решения в отношении конкретных задач, распределение финансовых средств, последовательность производства работ и т.п. Подобные результаты неформального обмена информацией должны быть документально оформлены во время очередного собрания команды. Чистота информационных потоков между участниками проекта в процессе коммуникации является необходимым условием взаимопонимания.»[1].
Таким образом, в процессе становления менеджера играют значение все три составляющие коммуникативной компетенции: искусство межличностных отношений, навыки коммуникации, умение управлять коммуникацией. Стандарт по управлению проектами нацеливает воспринимать коммуникацию как явление, закрепляющее документально каждый шаг осуществления проекта, и как процесс, направленный на взаимодействие участников проекта и всех заинтересованных сторон. Любой документ проекта должен быть обсужден со всеми участниками и заинтересованными сторонами, только взаимно согласованные действия помогут проекту достичь успешного завершения. При этом навыки коммуникации и навыки межличностных отношений играют важнейшую роль в осуществлении проекта, от его инициации до завершения.
Библиографический список