Самоменеджмент и имидж руководителя

Самоменеджмент определяют как cамоуправление, процесс самодеятельности, возвышения личности.

Эффективное самоуправление объективно связано как с человеческой природой (биоритмы, генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.

Самоменеджмент — это наука и искусство:

• эффективного использования базовых ресурсов личности (таких как время, активность, платежеспособность, образованность);
• управления процессами жизнедеятельности личности (труд менеджера, использование свободного времени, карьера);
• управления результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).

Самоменеджмент — это прежде всего самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова — во времени, пространстве, общении, деловом мире.

Функции самоменеджмента:

1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.
2. Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.
6. Информация и коммуникации.

Определенные рабочие приемы и методы управления собой, своим временем, карьерой, имиджем составляют технику самоменеджмента.

Техника самоменеджмента

Систему персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять самим собой. Данная модель показывает, что искусство управлять собой складывается из семи основных блоков личных качеств.

Модель требований к качествам менеджера, способного управлять самим собой

Задачи, возлагаемые на руководителя, требуют определенного распределения работ между ним и подчиненным. Делегирование полномочий — это постановка цели перед менеджером и одновременно наделение его правами и обязанностями в сфере его компетенции.

Чтобы делегирование прав было эффективным, необходимо выдерживать следующие принципы:

• диапазон контроля;
• фиксированная ответственность;
• соответствие прав и ответственности;
• передача ответственности на возможно более низкий уровень;
• отчетность по отклонениям.

Делегировать в любом случае надо:

• рутинную работу,
• специализированную деятельность,
• частные вопросы,
• подготовительную работу.

Не подлежит делегированию:

• установление целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов;
• руководство сотрудниками, их мотивация;
• задачи особой важности;
• задачи высокой степени риска;
• необычные, исключительные дела;
• актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки;
• задачи строго доверительного характера.

В переводе с английского имидж — образ, престиж, репутация.

Имиджем менеджера называется комплекс его внешних и внутренних качеств, являющийся достоянием общественности. Имидж — это всегда единство внутреннего и внешнего. Имидж, не подкрепляющийся постоянно реальными крупными делами, тает.

Верно сконструированный (выбранный) имидж необходим для достижения поставленных целей в бизнесе (отношения в бизнес-среде и со структурами власти). Главное — та смысловая наг­рузка, которую бессознательно «прочитывает» целевая аудито­рия. Единство «смыслового стиля», цельность образа определяют отношение к человеку, менеджеру, организации.

Основные составляющие имиджа руководителя

1. Внешний вид. Одежда человека, его внешний облик влияют на отношение к нему подчиненных, коллег и т.д. Выделены несколько особых феноменов, которые могут значительно изменить представление о другом человеке или восприятие другого человека. Человек в очках воспринимается в окружающем мире как более начитанный, образованный, так как очки несколько повышают имидж (некоторые люди специально носят очки без диоптрий, имея отменное зрение, особенно японские бизнесмены). Дымчатые очки, скрывая глаза, являются препятствием для общения, так как они могут раздражать собеседника тем, что он не видит глаз говорящего. Из украшений деловому человеку, руководителю лучше всего иметь только обручальное кольцо. Чем скромнее одежда, тем выше имидж руководителя. Забота о своей внешности — скрытый комплимент окружающим. Старомодно одетый руководитель может угодить в глазах окружающих в разряд консерваторов: костюмы вышли из моды и взгляды несовременны. Деловой костюм допускает более свободные сочетания. Необходимо учитывать гамму цветов: лучшее сочетание — оттенки коричневого и синего цветов, они придают облику руководителя авторитарность. Самая простая реализация такого сочетания в галстуках. Для выступления на серьезных совещаниях, когда надо максимально привлечь внимание, выделиться среди других. Блеклые тона костюма и галстука не привлекут внимание и притупят интерес к выступающему. При длительном выступлении яркие тонна и детали одежды вызывают нарастающем раздражение.
2. Телосложение, рост также могут иметь значение для карьеры руководителя, но не определяющее. Это связано с некоторыми особенностями психологии восприятия человеком человека. Крупные люди воспринимаются как более значительные, это способствует их более быстрому продвижению, они изначально выделяются. Имеются данные, показывающие, что люди маленького роста считают, что их рост — вызов судьбы, поэтому они много работают. Их жизнь посвящена трехступенчатой схеме: работа, работа, работа. Главное для таких людей, чтобы на них не смотрели свысока, но заметили.
3. Пол. В деловом общении большое значение имеет пол руководителя. Если мужчина не видит в собеседнице женщину, то это резко ухудшает ее имидж. Аналогично и женщина хочет видеть в деловом партнере мужчину, если этого нет — его имиджу нанесен урон.
4. Отношение с партнерами. Твердость в отношении с партнерами, подчиненными понижает имидж, так как воспринимается как бездушие. В деловом контакте достаточно примирить интересы, а не позиции. Имидж руководителя снижается, если он злоупотребляет утверждениями, категоричностью суждений, безапелляционностью. Наоборот, задавая вопросы, руководитель демонстрирует интерес к собеседнику, к его мнению. Психологическое преимущество на стороне задающего вопросы, а не отвечающего на них. Это является скрытым комплиментом, повышающим имидж руководителя.
5. Порядочность. Успеху способствует имидж порядочного человека. Эти давно усвоено в политической жизни: скомпрометировать конкурента — значит уничтожить его. На любого политика всегда ищут компромат, и это стоит дороже любой предвыборной кампании.
6. Отношения с подчиненными. Имидж руководителя повышается, если у него нет приятельских отношений ни с кем из сотрудников или подчиненных. Это способствует принятию такого руководителя как строгого, недоступного, занятого только делом и т.д. В нашей стране на имидже руководителя плохо сказывается приближение к себе своих родственников, наследников, членов семей, при этом во многих зарубежных странах это давно стало нормой. Одним из приемов создания положительного имиджа руководителя является умение говорить как можно чаще комплименты подчиненным (пословица «Не похвалишь — не поедешь»). Чем более персонифицировано обращение к человеку, тем оно эффективнее. Самое приятное — назвать человека по имени. Ничто так не ласкает слух человека, как его имя.
7. Техническое оснащение. Наличие автоответчика, факса, общего и прямого телефона, визитной карточки, секретарши повышает имидж их обладателя. Стоимость пишущей ручки, делового блокнота свидетельствует о благосостоянии человека. Руководители, деловые люди стараются пользоваться письменными принадлежностями от известных фирм.
8. Окружение. Имидж руководителя связан с теми местами, которые он посещает, с теми людьми, с которыми общается. Один свободное время проводит в театре, библиотеке, в путешествиях, другой — в пивном баре, забегаловке и т.д.

Краткий портрет преуспевающего делового человека, опираясь на исследования невербального и экспрессивного поведения:

• Одет в отличный модный костюм, всегда свежая рубашка, модный галстук.
• У него начищенные до блеска ботинки и аккуратная прическа.
• Приветливая улыбка на лице, он внимателен к окружающим, быстро схватывает суть дела.
• Сразу запоминает имена-отчества новых знакомых и использует их в разговоре,
• Имеет все необходимые рабочие документы, которые выполнены на хорошей бумаге и т.д.

Внешние атрибуты для руководителя тоже имеют важное значение в формировании его облика, как в глазах подчиненных, так и других окружающих.

Формирование имиджа руководителя

Назначение мероприятий имиджмейкинга — внеценовая конкуренция, имеющая целью формирование управляемого имиджа фирмы, личности, идеологии и т.п. Как правило, эти мероприятия состоят не из единичных (воспринимаемых клиентами как случайные), а именно из системы взаимосогласованных акций,  направленных на реальных и потенциальных клиентов, парит ров фирмы и власти.

Формирование имиджа включает в себя элементы:

1. Позиционирование (от английского — положение, нахождение, состояние, позиция и т.п.) — это создание и поддержание (воспроизводство) понятного имиджа; разъяснения клиентам существующих проблем.

Если объект не позиционирован — он просто непонятен потенциальным клиентам, и его раскрутка — реклама непознанного.

2. Возвышение имиджа.

В целях обеспечения ста­бильного положительного к себе отношения предприятия долж­ны регулярно предоставлять прессе различные информационные материалы. В настоящее время широко распространяются новые информационные материалы. К ним относятся следующие:

• • • • Бэкграундеры — информационные данные несенсационного характера, отражающие текущие события ка­ких-либо организаций и предприятий. Это может быть информа­ция о проведении ВУЗом «дней открытых дверей», сообщения о круглосуточной работе магазинов какой-то фирмы или, напри­мер, расширении ассортимента продажи предприятием стройма­териалов и т.д.
      • Нъюз-релиз, или пресс-релиз  — со­общение для печати, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой общественности. Это может быть со­общение об открытии крупного магазина, какого-то учреждения, представляющее интерес для широкой публики.
      • Медиа-кит — комплект нескольких видов информационных материалов, распространяемых в широкой аудитории через прессу. Кит (комплект) может представлять собой материалы, выполненные в виде перечня вопросов и ответов.
      • Фитче — сенсационный, развлекательный материал. Эта статья излагается в увлекательной, юмористической форме с возможным использованием анекдотов, смешных, занимательных ситуаций. Вместе с тем она должна нести для широкой публики полезную деловую информацию.
      • Кейс-история  — случай, сюжет из истории деятельности предприятий, который должны играть на повышение авторитета предприятия. При этом описанный в кейс-истории опыт должен представлять общественный интерес и использоваться другими предприятиями. Здесь следует показать, какими средствами была решена проблема, какие положительные результаты были получены в результате ее решения.
      • Именные статьи по каким-либо проблемам пишутся специалистом. Подписываются и публикуются, как правило, под именем руководителя фирмы. Такие именные, авторские статьи представляют руководителя в качестве эксперта, значительно повышают авторитет руководства фирмы и самого предприятия.
      • Обзорные статьи, как правило, посвящены относительно крупным проблемам. В зависимости от масштабности деятельности предприятия его работники могут представить проблемы и пути их решения на уровне региона, страны, своей отрасли. Такие статьи издательства обычно публикуют с большой охотой.
      • Заявление какого-либо предприятия в прессе обычно связано с необходимостью объяснить его политику в каком-либо вопросе, сложившуюся ситуацию. Заявление может носить оборонительный характер, чтобы избежать каких-либо нежелательных последствий.
      • Интервью — беседа в форме вопросов и ответов, диалог между человеком, владеющим информацией, и журналистом, желающим ее получить.
      • Репортаж — представление содержания события от имени лица, являющегося непосредственным свидетелем или участни­ком события.
      • Брифинг — короткая, сжатая во времени встреча руководства учреждения с журналистами. Брифинг носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев.

3. Отстройка от конкурентов.

Как правило, это комбинация возвышения имиджа при снижении другого. Или так: позиционирование своего объекта Public Relations на фоне конкурентов. Отстройка может быть явной и неявной.

Проблема недостатка времени — одна из самых важных в деятельности менеджера. Выигрыш времени — самое важное достижение. Это обосновывается тем, что денежные и материальные ресурсы так или иначе могут быть пополнены, а ресурсы календарного времени увеличить невозможно. Поэтому перед менеджерами встает задача выполнять работу лучше и в более сжатые сроки, а это значит, что надо работать более производительно, но не обязательно более напряженно.

Работу по улучшению использования времени менеджера рекомендуется проводить в трех аспектах:

• изучение трудовых навыков,
• оценка рациональности использования времени,
• составление плана использования времени и выполнения его.

Изучение трудовых навыков. У любого человека развиваются привычки, которых он придерживается, не задумываясь над тем, хороши они или нет. Чтобы получить ясную картину о трудовых навыках, надо вести учет использования времени. Прежде чем рассматривать рекомендации по организации рабочего времени, назовем основные виды его непроизводительного расходования. Они делятся на:

• присущие нам — недостаток опыта, уровня образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня;
• не зависящие от нас — избыток совещаний, на которые мы приглашены, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций.

У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций составляет от 20 до 40% рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35% времени. Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

В качестве первых шагов к повышению организованности полезно провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Просуммировав зафиксированные затраты времени за день, каждый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это показывает наличие личных резервов и подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, можно будет знать структуру затрат времени и соотношение «затраты — результаты». Сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет рост эффективности использования времени.

Более решительный способ получить объективную информацию — это фотография вашего рабочего дня, проведенная кем-то из ваших коллег. Поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации, ибо в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Фотография может оказаться действенным стимулом к работе по самосовершенствованию.

Оценка рациональности использования времени. Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ (характерные для данной должности) и определить их удельный вес к общим затратам, например, сколько времени тратится на:

• получение необходимой информации;
• распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;
• советы и помощь подчиненным;
• подготовку докладов (официальных и неофициальных) руководству;
• разрешение проблем, возникающих у подчиненных;
• прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Руководители всех рангов должны постоянно иметь перечень первоочередных задач, разделенных на три категории:

• требующие срочного решения,
• требующие решения в обычные сроки ,
• требующие решения по мере возможного.

Необходимым условием для руководителя является неукоснительное соблюдение сроков, им же установленных.

Одним из эффективных способов экономии рабочего времени является ограничение так называемой политики открытых дверей. Следует придерживаться правила: двери открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими вопросами обращаться только в установленные часы приема.

Количество посещений может быть сокращено, если подчиненные усвоят, что при каждом посещении руководитель спросит у них: в чем суть проблемы? какие препятствия на пути решения? что конкретно они предлагают? почему?

В этих вопросах заложены здравые управленческие суждения:

• они заставляют думать каждого, кто ставит или формулирует какой-либо вопрос;
• побуждают человека к принятию ответственности за действия и результаты;
• способствуют передаче части своих полномочий подчиненному, так как он, предлагая решение, в действительности просит права принятия самостоятельных решений, касающихся его работы;
• порождают чувство коллективизма; подчиненный, обращаясь к руководителю, предоставляет ему всю необходимую информацию, основываясь на которой, руководитель может принять разумное решение.

Составление планов работы. В практике планирования работы менеджеров различают:

• долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат также отдельные задачи, требующие для выполнения несколько лет;
• рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев с учетом долгосрочных планов и других документов;
• месячные или недельные распорядки дня, содержащие графики работ на каждый день.

Первые два вида — это личные планы работы менеджера. Они содержат только те вопросы, на решении которых менеджер концентрирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы организации.

Составление регламента работы организации обычно начинают с определения распорядка рабочего времени директора. Каждый его день должен быть посвящен решению конкретных вопросов, случайных работ должно быть как можно меньше. Нужно предусматривать равномерную загрузку, целесообразную последовательность работ и регламентированные контакты с сотрудниками.

Распорядок времени директора необходимо доводить до всех руководящих работников организации и в соответствии с ним разрабатывать распорядок для помощников и заместителей директора, а также других менеджеров. При этом следует устанавливать определенное время для обхода руководителями своих подразделений, для посещения вышестоящих начальников, совещаний и других видов деятельности. Наличие и соблюдение такого распорядка позволяет с минимальными затратами отыскивать нужных работников, многие вопросы решать по телефону, сосредоточиваться на решении возникающих вопросов.

Недельный план должен содержать следующие основные требования:

• обеспечение эффективного взаимодействия менеджера с персоналом данной и внешних организаций;
• достаточная конкретность, но без лишней детализации;
• сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;
• достаточная гибкость, допускающая в необходимых случаях перестройку в зависимости от конкретных условий;
• обеспечение личного рабочего времени менеджера.

Последнее требование очень часто упускается из виду во многом по вине самого менеджера. Личное время менеджера необходимо ему для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, анализа текущих дел, требующих особого подхода. Если не отводить на это специальное время, то вопросы такого рода не получат эффективного решения. Во время личной работы менеджер может иметь контакты с сотрудниками, но они должны проходить исключительно по инициативе самого руководителя.