Система управления
Понятие системы: уровни систем, классификация видов систем, свойства систем
Система по-гречески буквально означает «целое, составленное из частей», «соединение».
Основатели общей теории систем:
- Людвиг фон Берталанфи
Согласно работам фон Берталанфи, ОТС представляется как теория описания любых систем, где на первом месте стоит иерархическая классификация систем и далее, каждый уровень иерархии анализируется с использованием того аппарата, той степени абстракции, которые допустимы на данном уровне системной сложности для достижения конкретной цели текущего исследования.
По фон Берталанфи в научном анализе систем выделяют три этапа. Согласно этой градации, на первом этапе в науке рассматривается “организованная простота” (механика), на втором – “беспорядочная сложность” (статистическая физика), на третьем – “организованная сложность”. Фон Берталанфи включал в теоретический аппарат ОТС теорию информации, теорию игр и вообще все “околоинформационные” теории своего времени.
- М.Месарович
Согласно М.Месаровичу ОТС должна быть настолько общей, чтобы могла охватить многие уже существующие теории, касающиеся в том или ином разрезе теории систем. Как частные случаи из ОТС должны выводиться, например, теория динамических систем, теория конечных автоматов, теория алгоритмов и т.д. При этом научные основания ОТС должны быть настолько фундаментальны, чтобы ее выводы имели практическую ценность при изучении конкретных систем, встречающихся в жизни.
ОТС по М.Месаровичу – сугубо теоретический аппарат для создания теорий.
В конечном итоге общими усилиями разных групп ученых были сформированы две трактовки для ОТС. Первая из них именуется “ОТС в широком смысле” и охватывает собой все необходимые и возможные дисциплины, имеющие отношение к анализу и синтезу систем. Вторая трактовка “ОТС в узком понимании” в известной степени обобщает различные подходы к ОТС. Она получила название “абстрактной теории систем” (АТС).
Уровни систем Боулдинга [1956]
- Первый уровень – уровень статической структуры. Это уровень статических систем, существование которых не предопределяется обменом сигналами или сообщениями.
- Второй уровень иерархии систем – уровень простой динамической системы с предопределенными, обязательными движениями. Он может быть назван уровнем “часового механизма”. Большая часть теоретических положений в физике, химии и ряде других наук относятся к этой категории. Это уровень динамических систем, существование которых также не связано с переработкой входных сигналов и сообщений.
- Третьим является уровень механизма управления, т.е. системы с управляемыми циклами обратной связи, причем его можно назвать уровнем “термостата”. Он отличается от простой системы устойчивого равновесия главным образом тем свойством, что передача и анализ сообщений составляют существенную часть системы. Это простейший из всех уровней систем, существующих в мире, где информационные потоки (в нашей терминологии – псевдоинформация) и их переработка могут влиять на систему алгоритмически предусмотренным способом.
- Четвертый уровень – «открытая система», самосохраняющаяся структура. Этот уровень, на котором живое начинает отличаться от неживого, может быть назван уровнем “клетки”. Это уровень зарождения собственного отношения системы к входящему сигналу или сообщению, уровень промежуточный между пассивной и активной реакцией на все, полученное извне, от взаимодействия с другими системами.
- Пятый уровень можно назвать «генетически-общественным» или уровнем «растения». Здесь речь идет о специфической форме реакции на внешние возмущения, присущей миру растений и связанной, например, с известными степенями приспособляемости и другими реакциями на такие воздействия.
- Шестой уровень – уровнь «животных», который характеризуется наличием подвижности, целенаправленным поведением и осведомленностью. Здесь развиты специализированные приемники сигналов и сообщений (глаза, уши и т.д.), что приводит к значительному увеличению внешних контактов. Кроме того, имеются развитые нервные системы, в конечном итоге приводящие к появлению мозга, который формирует из воспринятого органами чувств основные черты явления, или “образы”.
- Седьмой уровень рассматривает отдельного человека как систему и называется «человеческий». Кроме всех или почти всех характеристик “животных” систем человек обладает самосознанием, которое отличает его от простой осведомленности животного. Человеческое воображение помимо того, что оно сложнее, чем у высших животных, обладает свойством самоотражения – человек не только знает, но и осознает, что он знает. Это свойство тесно связано с явлением языка и с использованием символов. Фактически это указание не столько на существенность абстрагирования, сколько на уровень языка.
- Восьмой уровень – общественные (социальные) институты составляют следующий уровень организации. Именно к этому уровню относится подавляющее число систем, организующих научно-производственную и общественную деятельность, т.е. систем, организующих существование предыдущих уровней, и без которых существование субъектов как информационно – организованного сообщества было бы невозможно.
- Девятый уровень – трансцендентные системы: “существует конечное и абсолютное, неизбежное и непознаваемое, проявляющее определенную структуру и взаимосвязь. Будет печальным тот день для человечества, когда никто не сможет задать вопросов, на которые не существует никаких ответов…” (Боулдинг). Девятый уровень систем – трансцендентные системы – интересен тем, что он указывает на возможность существования некоторого еще более сложного класса систем в том случае, если правомочно утверждение о возможности полного отрыва информации от физического носителя.
Основным моментом в классификации К.Боулдинга, подтверждающим приведенные выше построения, является фактическое указание о необходимости упорядочения систем по смыслу обработки характеризующих их входных потоков, то есть по уровням восприятия, переработки и выдачи ответных сообщений во внешний мир.
Классификация видов систем
Система – это модель интегративного свойства объекта, выделяемого субъектом, представляющая совокупность таких элементов, находящихся в таких взаимодействиях и отношениях, которые воссоздают данное интегративное свойство.
| Классификационный признак | Вид системы |
| Способ образования |
|
| Сущность |
|
| Отношение к целевому назначению |
|
| Наличие центрального ведущего элемента |
|
| Размер |
|
| Степень сложности |
|
| Отношение к изменениям во времени |
|
| Продолжительность функционирования |
|
| Режим функционирования |
|
| Специализация |
|
| Предсказуемость поведения |
|
| Взаимодействие с внешней средой |
|
| Тип субстанции элементов
|
|
| Изменчивость во времени |
|
| Адаптивность (приспособляемость к реальным условиям) |
|
Основные свойства систем
| Свойство системы | Характеристика свойства системы |
| 1. Свойства сущности и структуры | |
| Первичность целого | Устанавливает взаимодействие отдельных частей, воссоздавая процесс функционирования системы как целого |
| Вертикальная целостность | Определяет: количество уровней иерархии, изменения в которых влияют на всю систему; степень взаимосвязи уровней иерархии; степень влияния субъекта управления на объект; степень самостоятельности подсистем системы |
| Горизонтальная целостность | Определяет: количество компонентов интегрированных в структуре системы одного иерархического уровня, при изменении которых оказывается влияние на систему в целом; количество компонентов и связей между компонентами и их зависимостями |
| Иерархичность | Устанавливает, что каждый элемент (подсистема) рассматривается как подсистема (система) системы более высокого уровня (например, бригада является подсистемой, входящей в систему участка, а участок — подсистемой, входящей в систему цеха, цех — подсистемой системы предприятия и т.д.) |
| Неаддитивность | Определяет совместное функционирование разнородных взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, что создает качественно новые свойства целого, не сводящиеся к сумме свойств элементов |
| Размерность | Характеризует количество элементов в системе и связи между ними, определяющие размер системы |
| Жесткость | Определяет степень: изменения параметров за заданный промежуток времени, влияния на функционирование системы объективных законов и закономерностей свободы системы и др. |
| Множественность описания | Определяет невозможность познания всех свойств и параметров системы,- что требует при анализе ограничиваться определенным уровнем иерархии структуры системы |
| 2. Методологические свойства | |
| Целенаправленность | Характеризует и обусловливает необходимость наличия и достижения определенных целей |
| Приоритетность качества | Определяет наибольшую значимость качества среди всех факторов поскольку в условиях конкуренции оно оказывает самое существенное влияние на результативность функционирования системы |
| Преемственность (наследственность) | Характеризует передачу позитивных свойств новым поколениям систем, что позволяет повысить их качество |
| Приоритетность интересов систем более высокого иерархического уровня | Определяет приоритет интересов (целей) систем более высокого иерархического уровня |
| Надежность социально-экономических (технических, социобиологических) систем | Характеризует: безотказность функционирования, долговечность проектных значений параметров в течение запланированного периода времени, устойчивость финансового состояния, обоснованность миссии организации, перспективность экономической, технической и социальной политики (безотказность, долговечность, ремонтопригодность и сохраняемость в течение запланированного срока), состояние здоровья, наследственность, темперамент, характер, профессионализм, воспитанность, интеллигентность, параметры внешней среды |
| Безопасность | Определяет способность функционировать без нанесения вреда внутренней (персоналу и др.) и внешней среде (экологии и т.п.) |
| Приоритетность качества и конкурентоспособности | Показывает большую значимость в управлении (для эффективного функционирования и выживания в условиях конкуренции) качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, что обусловливает выдвижение на первое место целей по удовлетворению потребностей потребителей |
| Оптимальность | Характеризует степень удовлетворения требований к системе при наилучшем использовании ее ресурсов и потенциала |
| Неопределенность информационного обеспечения | Отражает вероятностный характер стратегических, тактических и оперативных процессов функционирования системы, параметры которых влияют на достижение целей |
| Эмерджентность | Характеризует несводимость свойств отдельных элементов к свойствам системы в целом, что обусловливает наличие в системе новых агрегатированных свойств |
| Мультипликативность | Определяет расчет некоторых свойств системы (например, безотказности) не сложением, а умножением параметров каждого свойства элемента системы |
| Взаимозависимость с внешней средой (принцип «черного ящика») | Показывает проявление свойств в процессе функционирования с внешней средой, т.е. система не может выполнять свои функции без взаимодействия с внешней средой, что позволяет рассматривать систему в виде «черного ящика» (сначала изучаются параметры выхода системы, а затем, с учетом воздействий внешней среды, определяются параметры входа, прямые и обратные связи и только потом исследуются процессы непосредственно в «черном ящике») |
| Открытость | Определяет: влияние других систем на рассматриваемую систему; количество систем внешней среды, связанных с системой; меру интенсивности обмена информацией и другими ресурсами с внешней средой |
| Совместимость | Определяет степень возможности совместного функционирования рассматриваемой системы с другими внутренними и внешними системами (по программно-информационному, организационно-методическому, правовому и другому обеспечению, что может достигаться их стандартизацией и унификацией) |
| 3. Свойства функционирования и развития | |
| Непрерывность функционирования и развития | Характеризует способность: функционировать длительное время, не прерывая заданный цикл, систематически совершенствоваться и эволюционировать |
| Альтернативность путей функционирования и развития | Характеризует возможность разрабатывать и реализовать альтернативные пути достижения конкретных целей и дальнейшей постановки других целей |
| Синергичность | Определяет способность достижения эффективности функционирования системы, не равной сумме эффективностей функционирования ее элементов (подсистем), а большей, т.е. получения положительного эффекта синергии. В случае, если сумма эффективностей элементов больше эффективности всей системы, эффект синергии можно признать отрицательным, что с точки ^зрения управления недопустимо |
| Инновационность | Показывает способность к разработке и реализации нововведений, обеспечивающих соответствие субъекта объекту управления и достаточный уровень конкурентоспособности организации |
| Инерционность | Характеризует: скорость изменения выходных параметров системы в ответ на изменения входных параметров и параметров ее функционирования; среднее время получения положительного результата при внесении изменений в параметры функционирования |
| Адаптивность | Характеризует приспособляемость системы к изменениям внешней или внутренней среды, что выражается в способности нормально (в соответствии с заданными параметрами) функционировать |
| Организованность | Характеризует степень приближения в заданных условиях показателей пропорциональности, параллельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и других параметров организации производственных и управленческих процессов к необходимому уровню |
| Стандартизованность | Определяет наличие стандартизованных и унифицированных элементов и процессов (программно-информационных, финансовых, производственных, управленческих и др.), обеспечивающих совместимость и взаимозаменяемость данной системы с другими системами |
Система управления, ее место и роль в организации
Система управления – совокупность взаимосвязанных элементов (целей, функций, организационных структур управления, методов управления, кадров управления и др.) и субподсистем управляющей подсистемы, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе воздействия на объекты управления (управляемую подсистему) для достижения главной, основных и других целей системы.
Объектом управления является управляемая подсистема. Данная система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и услуг для достижения определенных целей системы. Производственный процесс в данном случае следует понимать более широко, включая процессы производства продуктов и изделий, зданий, сооружений и т.п., а также процессы осуществления образовательных, финансовых, научно-исследовательских, маркетинговых, кадровых, сертификационных и прочих подобного рода услуг. Соответственно управляемую подсистему можно назвать также производственной.
Состав производственной подсистемы:
- В основном производстве к таким подразделениям относятся, как правило, цехи, изготавливающие основную продукцию. Например, для машиностроения это будут заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи.
- Во вспомогательном производстве основу производственной структуры также составляют цехи, но изготавливающие вспомогательную продукцию, потребляемую непосредственно при производстве основной продукции предприятия. На машиностроительном предприятии это могут быть инструментальные, штамповочные, модельные и ремонтные цехи.
- Обслуживающее производство включает подразделения, предназначенные для обслуживания основного и вспомогательного производств. К ним могут относится, например, транспортные, складские, энергетические, сантехнические и другие хозяйства.
Субъектом управления является управляющая подсистема. Она понимается как совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду для достижения главной, основной и других целей системы. Воздействие осуществляется на основе прямых и обратных связей. «Управляющая подсистема» адекватна термину «система управления».
Особенности систем управления:
- Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. Это, прежде всего детерминизм, т.е. схема организационного управления с составляющими ее элементами и многочисленными связями.
- В системе управления можно указать динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Имеется в виду целенаправленная деятельность руководителей и исполнителей.
- Любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда — требование гибкости и адаптивности, неизбежно возникающее перед проектируемой структурой управления.
- Среди множества формальных элементов, присущих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.
Общесистемные принципы построения и функционирования системы управления организацией
| Наименование принципа | Содержание принципа |
| Целостность | Является важнейшим исходным положением о представлении системы как достаточно обособленного целого, предполагающего членение ее на относительно неделимые, совместно функционирующие, взаимозависимые и взаимодействующие между собой элементы |
| Целенаправленность | Обусловливает необходимость наличия и достижения определенных целей, которые реализуются формированием в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления. Следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению |
| Обусловленность функций управления целями | Обеспечивает формирование и изменение функций управления в соответствии с целями СУ |
| Первичность функций управления | Означает, что состав подсистем системы управления, организационная структура, требования к работникам, их численность и т.д. зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления. Наиболее приоритетными функциями среди всех других должны быть функции управления качеством |
| Возможная структуризация и декомпозиция | Позволяет на основе наличия в системе свойства иерархичности структурировать ее внутреннее строение и расчленять на уровни, что обеспечивает представление каждой подсистемы и в конечном итоге элементов в виде системы, т.е. системы более высокого уровня. Число уровней, подсистем и элементов на каждом из них должно быть минимальным, но обеспечивающим рациональное построение и эффективное функционирование всей системы |
| Многодолжностная потенциальность | Временное выбытие отдельных должностных работников не должно прерывать управленческий процесс, что определяет необходимость выполнения каждым работником функций вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня |
| Правовая регламентация управления | Обеспечение законности управленческих процессов на основе соблюдения всех действующих нормативно-правовых актов |
| Единство теории и практики управления | Управленческие решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и быть направлены на получение практического результата |
| Оперативность | Обеспечивает своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений |
| Комплексность | Реализует взаимную увязку всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению |
| Систематичность | Определяет постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия |
| Преемственность | Максимальное использование передового отечественного и зарубежного опыта системного управления; передача наиболее эффективных элементов, подсистем, методов, принципов и т.п. от старых поколений систем к создаваемой и (или) совершенствуемой. Позволяет повысить качество СУ |
| Научность | Реализует разработку мероприятий и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления |
| Автономность | Обеспечивает относительную самостоятельность построения и функционирования структурных элементов и подсистем СУ |
| Экономичность | Обеспечивает наиболее эффективную и экономичную организацию СУ, что снижает долю затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, повышает эффективность производства |
| Перспективность | Обеспечивает перспективу развития организации как системы |
| Оптимальность | Предусматривает многовариантную проработку управленческих решений и выбор в соответствии с определенным критерием оптимального для организации варианта |
| Устойчивость | Предусматривает удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивает выживание организации в условиях конкуренции |
| Комфортность | Предусматривает создание для человека, являющегося основным элементом системы, максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей |
| Специализация | Обеспечивает рациональное разделение управленческого и производственного труда в организации |
| Концентрация | Обеспечивает выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации, исключая тем самым возможности дублирования работ |
| Адаптивность | Предусматривает обеспечение приспособляемости системы к изменяющимся внешним и внутренним условиям |
| Необходимое разнообразие | Предусматривает сложность системы управления не в меньшей степени, чем управляемой системы |
| Прозрачность | Предусматривает концептуальное единство системы управления |
| Параллельность | Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих работ |
| Ритмичность | Обусловливает регулярность повторения процессов управления примерно в равные промежутки времени |
| Простота | Предусматривает использование наиболее доступных и несложных методов, принципов и процедур управления и принятия легковоспринимаемых решений |
| Доходчивость | Обеспечивает понимание каждым работающим, потребителем всего того, что касается основополагающих вопросов функционирования СУ, особенно управления качеством и конкурентоспособностью продукции и предприятия в целом |
| Непрерывность развития | Все процессы построения и функционирования системы должны быть непрерывны и должны обеспечивать переход ее в более совершенное состояние |
| Альтернативность путей построения, функционирования и развития | Обеспечивает в зависимости от возникающих с течением времени условий возможность принятия при построении, функционировании и развитии системы одного из нескольких вариантов решений для достижения ее целей |
| Замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса) | Реализует выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла управления, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д. |
К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ относятся:
- Ориентация на потребителя, поскольку организации зависят от своих потребителей и должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания;
- Обеспечение лидерства руководителя, которое необходимо для установления единства и реализации целей, выполнения задач и соответствующих им направлений деятельности организации;
- Вовлечение всех работников в активный инновационный процесс, так как работники всех уровней составляют основу организации и приобщение к работам по улучшению деятельности и повышению результативности работы позволяет более полно использовать их возможности и способности;
- Системный подход к менеджменту (включая процессный), представляющий собой взаимосвязные процессы, обеспечивающий больший вклад в результативность и эффективность организации при достижении ее целей; при этом системный подход неразрывно связан с процессным подходом;
- Постоянное улучшение управленческих процессов, рассматриваемое как неизменная цель управления;
- Принятие решений на основе фактов, т.е. в основе эффективных решений лежит анализ объективных фактических данных и информации;
- Сочетание всех видов {линейного, целевого, функционального и обеспечивающего) и методов управления на основе взаимодействия подразделений при выполнении конкретных функций управления;
- «Продуктовый» подход к управлению, когда управление в системе осуществляется (помимо общего управления) по каждому выпускаемому виду разнородной продукции;
- Управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции (исследование, проектирование и разработка, изготовление, товарооборот — обращение и реализация, использование — эксплуатация или потребление, утилизация или уничтожение);
- Выполнение целостного комплекса функции управления, способного обеспечить достижение целей и решение задач системы организации;
- Использование в управлении комплекса методов мотивации высококачественного, производительного, заинтересованного, новаторского и, главное, осознанного труда как каждого работника, так и всего коллектива;
- Формирование у всех изготовителей и потребителей, причастных к реализации жизненного цикла продукции, соответствующих знаний, умений и навыков, что требует массовой непрерывной систематической подготовки, обучения и повышения квалификации;
- Регулирование на всех иерархических уровнях управления — межотраслевом федеральном; отраслевом федеральном; межотраслевом субъектов федерации; отраслевом субъектов федерации; территориальном (городском, районном); объединения организаций; организации; цеха, отдела; участка, бюро; бригады, группы; рабочего места (содержание управленческих функций зависит от уровня управления — для более высокого уровня приобретают значимость функции, связанные с организацией, координацией и регулированием, активизацией и стимулированием, причем воздействия в этом случае, как правило, должны носить такой характер, который соответствовал бы : рыночным отношениям, собственности и уровням управления);
- Интегративное взаимовыгодное взаимодействие со всеми организациями в течение жизненного цикла продукции, в первую очередь поставщиками сырья, материалов и комплектующих изделий, сбытовыми, торговыми, транспортными, сервисными и эксплуатационными организациями (организация-изготовитель, ее поставщики и партнеры взаимозависимы, поэтому отношения взаимной выгоды и заинтересованности существенно повышают способность всех взаимосвязанных сторон более эффективно достигать свои цели, поэтому совместно со всеми взаимосвязанными организациями целесообразно создавать взаимосвязанные интегративные СУ);
- Осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации, когда наибольшая ответственность лежит на высшем звене управления;
- Постоянное (перманентное) использование в управлении преимущественно воздействий (решений) превентивного характера с их оперативным (немедленным) выполнением, что предполагает (в случае недостаточной эффективности превентивных воздействий) максимально быстрое оперативное текущее устранение возникших отклонений; этому во многом должна способствовать идентификация и прослеживаемость труда и продукции;
- Обеспечение доступности и систематичности проведения внутренних и внешних проверок деятельности по управлению, позволяющее совершенствовать, непрерывно развивать и повышать эффективность СУ;
- Документирование управленческих процессов, обеспечивающих выполнение технологии управления и производства (это определяет необходимость использования в управлении стандартизации, регламентации и планирования);
- Решение задач управления различными способами, включая автоматически автоматизированными, автоматизированными и другими;
- Восприятие каждым работающим себя в качестве изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса — как потребителя (необходимо соблюдать деловую этику и проявлять уважительное отношение ко всем участникам реализации жизненного цикла продукции и соответственно руководствоваться этим в жизни в целом).
Состав и характеристика элементов систем управления:
- Функции управления (специфический вид деятельности по обоснованию, выработке, принятию и выполнению управленческих решений) характеризуются:
-
- количеством видов и составом функций управления;
- структурой функциональных подсистем системы управления;
- структурой целевых подсистем системы управления;
- распределением функций по уровням управления;
- распределением функций по функциональным подразделениям;
- уровнем автономности осуществления функций;
- уровнем специализации, концентрации, централизации и кооперирования функций;
- соотношением численности линейного и функционального персонала;
- количеством уровней управления и охватываемых функцией;
- количеством функциональных подразделений одного уровня и охватываемых функцией;
- уровнем дублирования функций;
- коэффициентами полноты выполняемых функций управления и дублирования функций;
- уровнем регламентации функций;
- количеством функций, приходящихся на каждое подразделение аппарата управления;
- уровнем автоматизации управленческого труда;
- затратами на осуществление функций управления;
- продолжительностью осуществления функций управления;
- уровнем качества осуществления функций управления;
- соответствием затрат на осуществление функций управления и их значимостью;
- эффективностью управленческих функций;
- уровнем качества выполняемых функций.
- Организационная структура управления (совокупность специализированных органов управления – подразделений, т.е. отделов, бюро, групп и т.п., взаимосвязанных и взаимодействующих между собой для достижения целей и задач организации; в организованных системах структура следует за функцией) характеризуется:
-
- составом и соотношением линейного, функционального, целевого управления и обеспечения управления;
- количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях;
- типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального), численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом в системе управления и по отдельным подразделениям;
- объемом перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;
- стоимостью и соотношением занятой в подразделениях различных видов организационной техники;
- территориальным расположением подразделений аппарата управления;
- степенью регламентации организационной структуры управления;
- степенью управляемости в сравнении с нормой управляемости;
- тем качества существующей организационной структуры управления;
- соотношением количества и масштабности объектов, курируемых различными управленческими подразделениями;
- количеством и соотношением числа решений различных видов, подготавливаемых и принимаемых в различных подразделениях и на различных уровнях аппарата управления;
- числом линий соподчинений, числом связей между подразделениями;
- границами изменения состава функциональных органов в зависимости от конкретного содержания функций;
- коэффициентами целенаправленности ОСУ;
- соответствием решаемых задач уровню квалификации линейного руководства;
- затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления;
- составом обеспечивающих звеньев управления и их соотношением с линейными, функциональными и целевыми подсистемами управления.
- Персонал управления (работники всех уровней управления) характеризуются:
-
- численностью управленческих кадров;
- численностью кадров в подсистемах;
- удельным весом руководителей, специалистов, исполнителей;
- профессиональным, квалификационным, возрастным составом;
- структурой кадров по стажу работы; общеобразовательным уровнем кадров;
- уровнем постановки работы по повышению квалификации и переподготовке управленческих кадров;
- уровнем текучести управленческих кадров;
- фондом заработной платы управленческих работников;
- уровнем обеспеченности управленческими кадрами;
- уровнем использования управленческих кадров;
- уровнем состояния трудовой дисциплины;
- уровнем соответствия работников управления занимаемым должностям;
- удельным весом управленческого персонала;
- степенью загруженности работников управления прямыми обязанностями;
- оперативностью и достаточностью решения управленческих задач линейными руководителями;
- организацией труда работников аппарата управления;
- использованием рабочего времени работников аппарата управления;
- условиями труда работников аппарата управления;
- системой оценки кадров управления.
- Технические средства управления (совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления) характеризуются:
-
- количеством и видами технических средств и оргтехники;
- технико-эксплуатационными характеристиками и стоимостью;
- степенью использования технических средств и оргтехники;
- удельным весом прогрессивных видов оргтехники; структурой оргтехники;
- уровнем автоматизации и механизации управленческих процессов;
- возрастным составом оргтехники;
- удельным весом стоимости оргтехники в общей стоимости основных фондов объединения (предприятия);
- уровнем технического обеспечения управления;
- уровнем технической вооруженности управленческого труда;
- уровнем оснащенности управленческого труда техническими средствами и специальной мебелью;
- уровнем обеспеченности управленческих работников площадью;
- уровнем организации рабочих мест управленческих работников;
- уровнем охвата автоматизацией задач управления;
- уровнем использования типовых рабочих мест руководителей, специалистов и исполнителей.
- Информация (информационное обеспечение системы управления: совокупность сведений и данных, необходимых для обоснования, выработки, принятия и выполнения решений по достижению целей и задач организации) характеризуется:
-
- объемами и видами информации;
- уровнем информационного обеспечения управления;
- структурой информации, по всем ее видам;
- периодичностью поступления информации;
- приходящейся на одноструктурное подразделение или работника аппарата управления, затратами на обработку информации;
- уровнем использования информации и документов;
- схемой информационных потоков и документооборота;
- коэффициентом непрерывности информационного потока;
- коэффициентами эффективного использования информации и абсолютного использования информации;
- распределением информации по уровням иерархии;
- соотношением общесистемной, специальной и специфической информации.
- Методы управления (совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации) характеризуются:
-
- соотношением организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления по отдельным подразделениям аппарата управления и уровням иерархии;
- уровнем обеспеченности системы управления регламентирующей документацией;
- уровнем системы учета и контроля исполнения;
- уровнем обеспечения системы управления методической документацией;
- уровнем использования методов;
- уровнем качества применяемых методов;
- состоянием работы по подбору, расстановке и аттестации кадров;
- степенью внедрения стандартов всех категорий;
- соответствием действующих положений о подразделениях и должностных лицах предъявляемым к этим документам требованиям;
- действительностью приказов, указаний и распоряжений администрации и технических инструкций;
- качеством контроля действенности административных методов управления;
- эффективностью использования фондов экономического стимулирования;
- уровнем внедрения хозяйственного расчета;
- системой стимулирования повышения эффективности труда на каждом рабочем месте;
- эффективностью используемой системы оплаты труда и материального поощрения работников объединения (предприятия);
- эффективностью экономических мер воздействия на смежников при соблюдении договоров и обязательств по поставкам;
- уровнем социального развития коллектива; уровнем производительной и творческой активности членов коллектива;
- использованием мотивационных факторов трудовой деятельности, количеством жалоб и заявлений работников предприятия на стиль руководства;
- наличием и качеством распорядка рабочего дня руководителей; уровнем правового обеспечения управления;
- уровнем организации и внедрения нормативного хозяйства; уровнем организации делопроизводства.
- Технология управления (совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение решений управленческих процессов) характеризуется:
-
- составом и последовательностью выполнения процессов управления;
- структурой и длительностью управленческого цикла;
- полнотой и замкнутостью управленческого цикла;
- количеством и структурой процессов, процедур, операций;
- удельным весом процедур и операций, выполняемых последовательно, параллельно-последовательно;
- удельным весом процедур и операций творческого и рутинного характера; повторяемостью процессов, процедур и операций;
- уровнем применения типовых технологических процессов, процедур и операций;
- уровнем регламентации процессов управления; ритмичностью выполнения процессов управления;
- длительностью осуществления процессов, процедур и операций управления; степенью сложности процессов, процедур и операций;
- затратами на выполнение процессов, процедур и операций;
- соотношением повторяющихся, легко формализуемых и оригинальных, неформализуемых процедур и операций;
- структурой видов обработки информации;
- уровнем применения прогрессивных технологических процессов.
- Финансы (совокупность финансовых средств и потоков, используемых для достижения целей деятельности организации) характеризуются:
-
- коэффициентом качества прибыли, определяемым на основе отношения текущей рыночной цены акции организации к общему годовому доходу на акцию, процентной ставкой кредита, доступностью финансовых источников в перспективе;
- размером уставного капитала; величиной оборотного капитала, доходов, прибыли, финансовых резервов, заемных средств;
- ликвидностью оборотных капиталов; коэффициентами привлечения заемных средств;
- коэффициентами оборачиваемости (деловой активности); показателями рентабельности;
- другими показателями и коэффициентами.
- Управленческие решения (акты, результат, конечный продукт управленческой деятельности, направленные на достижение целей и задач организации) характеризуются:
-
- составом и структурой целей;
- составом, структурой и количеством принимаемых решений предприятия, объединения;
- соотношением оперативных, тактических и стратегических, локальных и комплексных, типовых и оригинальных, письменных и устных решений;
- степенью полноты и обоснованности принимаемых решений;
- своевременностью принятия решений и исполнительности выполнения решений;
- вариантностью принимаемых решений;
- уровнем регламентации решений;
- затратами на подготовку, принятие и реализацию решений;
- степенью повторяемости принимаемых решений;
- причинами невыполнения решений;
- качеством принимаемых решений;
- удельным весом принимаемых типовых управленческих решений;
- оперативностью и эффективностью принятия решений.
Соответствие системы управления системе производства характеризуется степенью соответствия управления системе производства, а именно:
- состояния всех элементов системы управления целям и направлениям развития объекта управления;
- всех элементов системы управления требуемым состояниям элементов объекта управления;
- надежности и точности работы существующего аппарата управления сложности производственных процессов;
- оперативности работы аппарата управления циклам ритма материального процесса производства;
- номенклатуры принимаемых решений требованиям процесса производства управляемого объекта;
- иерархического построения системы управления составу и иерархии производственных звеньев;
- состава и уровня квалификации линейных руководителей требованиям управляемого объекта.
Характеристика подсистем системы управления:
Подсистема общего линейного управления — это неотъемлемая составная часть системы управления, обеспечивающая непосредственное управление производственным процессом в организации на основе современных управленческих принципов и координации работы целевых и функциональных звеньев на каждом уровне управления.
Она включает всех линейных руководителей (генерального директора, его заместителей и руководителей всех подразделений) организации. В данной подсистеме осуществляется вся общая управленческая деятельность руководителей организации, которые принимают окончательные решения по отношению к своему подчиненному персоналу и несут ответственность за результаты их деятельности. Можно выделить четыре уровня управления:
- 0-й — высший предпринимательский организационно-целевой (высшее звено предпринимательского управления, включающие предпринимателей — членов высших органов управления);
- 1-й — высший организационно-целевой исполнительный (высшее исполнительное звено);
- 2-й — координационно-контрольный исполнительный (среднее звено управления);
- 3-й — технико-операционный исполнительный (низовое исполнительное звено управления).
Целевые подсистемы. В составе целевых подсистем осуществляется управление по достижению основных целей деятельности организации, которые обеспечивают выполнение миссии организации и ее главной (генеральной) цели. В них реализуются задачи по интеграции, организации и координации выполнения специальных целевых функций. Конкретный состав целевых подсистем во многом зависит от предназначения и целей организации, но в любом случае среди них целесообразно иметь подсистемы управления качества продукции (услуг), охраны окружающей среды и ряд других.
Функциональные подсистемы. В функциональных подсистемах управления осуществляется специализированная управленческая деятельность, которая обособилась в результате кооперации и разделения труда для достижения всех основных целей деятельности организации. Функциональная подсистема характеризуется специализацией управленческой деятельности, целями управления, составом специальных функций, составом задач управления по каждой специальной функции и их распределением между должностными лицами высшего звена управления и подразделениями. Состав функциональных подсистем зависит от выполняемых функций управления. Применительно к производственной организации эти функции можно сгруппировать в комплексные функциональные подсистемы (технического руководства, экономического руководства, производственного руководства и др.).
Обеспечивающие подсистемы. Состав обеспечивающих подсистем (подсистем обеспечения) определяется необходимостью эффективного обеспечения общего линейного, целевого и функционального управления. Главное, что при этом должны быть созданы условия и обеспечиваться правомочность, обоснованность, достоверность, рациональность, своевременность и действенность всей СУ.
Современные концепции структуризации системы управления
Среди основных концепций структуризации систем управления можно назвать следующие:
- Концепция структуризации системы управления Черняка [1975];
- Концепция структуризации системы управления Евенко [1983];
- Концепция структуризации системы управления Ансоффа [1989];
- Концепция структуризации системы управления Виханского-Наумова [1996].
Концепция структуризации системы управления Виханского-Наумова [1996]
| Подсистемы | Элементы | Компоненты |
| СФП | Функциональная структура СУ |
|
| Организационная структура СУ |
|
|
| Методы и виды управления |
|
|
| ИПП
|
Тип подсистемы Информационные потоки |
|
|
|
Управленческая идеология и организационная культура |
|
|
|
Мотивация |
|
| ПСС | Блок ориентировки саморазвития |
|
| Блок обеспечения саморазвития |
|
- СФП – структурно-функциональная подсистема
- ИПП – информационно-поведенческая подсистема
- ПСС – подсистема саморазвития
