Процессы управления проектами
Группы процессов управления проектами
Традиционно (в зависимости от того, какая методология управления проектами используется) управление проектами включает в себя ряд элементов: четыре-пять групп процессов управления проектами и систему контроля. Независимо от используемой методологии или терминологии будут использоваться одни и те же основные процессы управления проектами или этапы разработки. К основным группам процессов обычно относятся:
- Посвящение
- Планирование
- Производство или исполнение
- Мониторинг и управление
- Закрытие
В проектной среде со значительным исследовательским элементом (например, исследования и разработки) эти этапы могут быть дополнены точками принятия решений (решениями «идти/не идти»), на которых обсуждается и принимается решение о продолжении проекта.
Инициация и планирование проекта
Инициация
Инициирующие процессы определяют характер и масштаб проекта. Если этот этап не будет выполнен должным образом, маловероятно, что проект будет успешным в удовлетворении потребностей бизнеса. Ключевыми элементами управления проектом, необходимыми здесь, являются понимание бизнес-среды и обеспечение того, чтобы все необходимые элементы управления были включены в проект. О любых недостатках следует сообщать и давать рекомендации по их устранению.
Начальный этап должен включать план, охватывающий следующие области. Эти области могут быть записаны в серии документов, называемых документами по инициированию проекта. Документы по инициированию проекта — это серия запланированных документов, используемых для создания заказа на время реализации проекта. К ним, как правило, относятся:
- проектное предложение (идея, лежащая в основе проекта, общая цель, продолжительность)
- Объем проекта (направление и направление проекта)
- структура разбивки продуктов (PBS) (иерархия результатов/результатов и их компонентов)
- структура разбивки работ (WBS) (иерархия работы, которую необходимо выполнить, вплоть до ежедневных задач)
- Матрица распределения ответственности (RACI – Ответственный, Подотчетный, Консультируемый, Информированный) (роли и обязанности, согласованные с конечными результатами / результатами)
- Ориентировочный график проекта (вехи, важные даты, сроки)
- Анализ потребностей и требований бизнеса в сравнении с измеримыми целями
- Обзор текущей деятельности
- финансовый анализ затрат и выгод, включая бюджет
- Анализ заинтересованных сторон, включая пользователей и вспомогательный персонал проекта
- Устав проекта, включая затраты, задачи, результаты и графики
- SWOT-анализ: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для бизнеса
Планирование
После этапа инициации проект планируется с соответствующим уровнем детализации (см. пример блок-схемы). [35] Основная цель состоит в том, чтобы адекватно спланировать время, затраты и ресурсы для оценки необходимых работ и эффективного управления рисками во время выполнения проекта. Как и в случае с группой процесса инициации, неспособность адекватно спланировать значительно снижает шансы проекта на успешное достижение своих целей.
Планирование проекта обычно состоит из:
- определение методологии управления проектами, которой необходимо следовать (например, будет ли план определен полностью заранее, итеративно или волнообразно).);
- Разработка заявления об объеме работ;
- подбор группы планирования;
- определение конечных результатов и создание структур разбивки продуктов и работ;
- определение мероприятий, необходимых для достижения этих результатов, и объединение мероприятий в их логическую последовательность;
- оценка потребностей в ресурсах для осуществления деятельности;
- оценка времени и стоимости мероприятий;
- разработка графика;
- разработка бюджета;
- планирование рисков;
- разработка мер по обеспечению качества;
- получение официального разрешения на начало работы.
Как правило, также целесообразны дополнительные процессы, такие как планирование коммуникаций и управления масштабом, определение ролей и обязанностей, определение того, что закупать для проекта, и проведение стартового совещания.
Для проектов по разработке новых продуктов концептуальное проектирование работы конечного продукта может выполняться одновременно с деятельностью по планированию проекта и может помочь информировать группу планирования при определении результатов и планировании действий.
Выполнение, мониторинг, контроль и закрытие проекта
Выполнение
При выполнении мы должны знать, какие запланированные сроки необходимо выполнить. Этап выполнения/реализации гарантирует, что результаты плана управления проектом будут выполнены соответствующим образом. Этот этап включает в себя надлежащее распределение, координацию и управление человеческими ресурсами и любыми другими ресурсами, такими как материалы и бюджеты. Результатом этого этапа являются результаты проекта.
Документирование всего в рамках проекта является ключом к успеху. Чтобы поддерживать бюджет, объем, эффективность и темпы, проект должен иметь физические документы, относящиеся к каждой конкретной задаче. При наличии правильной документации легко увидеть, было ли выполнено требование проекта. Чтобы согласиться с этим, документация предоставляет информацию о том, что уже было завершено для этого проекта. Документация по всему проекту обеспечивает бумажный след для всех, кому нужно вернуться и сослаться на работу в прошлом. В большинстве случаев документация является наиболее успешным способом мониторинга и контроля конкретных этапов проекта. При наличии правильной документации успех проекта можно отслеживать и наблюдать по ходу проекта. При правильном выполнении документация может стать основой успеха проекта.
Мониторинг и контроль
Мониторинг и контроль состоят из тех процессов, которые выполняются для наблюдения за выполнением проекта, чтобы можно было своевременно выявлять потенциальные проблемы и при необходимости предпринимать корректирующие действия для контроля выполнения проекта. Основное преимущество заключается в том, что эффективность проекта наблюдается и измеряется на регулярной основе для выявления отклонений от плана управления проектом.
Мониторинг и контроль включают в себя:
- Измерение текущей деятельности по проекту («где мы находимся»);
- Мониторинг переменных проекта (затраты, трудозатраты, объем и т. д.) в соответствии с планом управления проектом и базовым уровнем производительности проекта (где мы должны быть);
- Определение корректирующих действий для правильного решения проблем и рисков (Как мы можем снова встать на правильный путь);
- Влияние на факторы, которые могут обойти интегрированный контроль изменений, поэтому внедряются только утвержденные изменения.
Два основных механизма поддерживают мониторинг и контроль в проектах. С одной стороны, контракты предлагают набор правил и стимулов, часто подкрепляемых потенциальными штрафами и санкциями. С другой стороны, ученые в области бизнеса и управления обратили внимание на роль интеграторов (также называемых проектными баронами) для достижения целей проекта. [41] [42] В свою очередь, недавние исследования в области управления проектами поставили под сомнение тип взаимодействия между контрактами и интеграторами. Некоторые утверждают, что эти два механизма мониторинга действуют как заменители[43], поскольку один тип организации уменьшит преимущества использования другого.
В многоэтапных проектах процесс мониторинга и контроля также обеспечивает обратную связь между этапами проекта для реализации корректирующих или предупреждающих действий для приведения проекта в соответствие с планом управления проектом.
Сопровождение проекта — это непрерывный процесс, который включает в себя:
- Постоянная поддержка конечных пользователей
- Исправление ошибок
- Обновления продукта с течением времени
На этом этапе аудиторы должны обратить внимание на то, насколько эффективно и быстро решаются проблемы пользователей.
В ходе любого строительного проекта объем работ может меняться. Изменения — это нормальная и ожидаемая часть строительного процесса. Изменения могут быть результатом необходимых модификаций конструкции, различных условий на площадке, доступности материалов, изменений, запрошенных подрядчиком, оптимизации стоимости и воздействия третьих сторон, и это лишь некоторые из них. Помимо выполнения изменения в поле, изменение обычно должно быть задокументировано, чтобы показать, что на самом деле было построено. Это называется управлением изменениями. Следовательно, владелец обычно требует окончательную запись, чтобы показать все изменения или, более конкретно, любые изменения, которые изменяют материальные части готовой работы. Запись делается в контрактных документах – обычно, но не обязательно ограничиваясь, проектными чертежами. Конечным продуктом этих усилий является то, что промышленность называет исполнительными чертежами, или, проще говоря, «построенными». Требование об их предоставлении является нормой в договорах строительного подряда. Управление строительной документацией является очень важной задачей, выполняемой с помощью онлайн-системы или настольной системы программного обеспечения или поддерживаемой с помощью физической документации. Растущая законность, относящаяся к ведению правильной документации в строительной отрасли, вызвала увеличение потребности в системах документооборота.
Когда в проект вносятся изменения, необходимо провести повторную оценку жизнеспособности проекта. Важно не упускать из виду первоначальные цели и задачи проектов. Когда изменения накапливаются, прогнозируемый результат может не оправдать первоначально предложенные инвестиции в проект. Успешное управление проектом выявляет эти компоненты, а также отслеживает и контролирует прогресс, с тем чтобы не выходить за рамки времени и бюджета, уже намеченных в начале проекта. Были предложены точные методы для определения наиболее информативных точек мониторинга на протяжении всего жизненного цикла проекта с точки зрения его хода и ожидаемой продолжительности.
Закрытие
Закрытие включает в себя официальную приемку проекта и его окончание. Административная деятельность включает в себя архивирование досье и документирование извлеченных уроков.
Эта фаза состоит из:
- Закрытие контракта: Завершите и урегулируйте каждый контракт (включая разрешение любых открытых вопросов) и закройте каждый контракт, применимый к проекту или этапу проекта.
- Закрытие проекта: завершение всех действий во всех группах процессов, чтобы официально закрыть проект или этап проекта.
Кроме того, на этом этапе проводится обзор после осуществления. Это жизненно важный этап проекта для проектной группы, чтобы извлечь уроки из опыта и применить его в будущих проектах. Обычно обзор после внедрения состоит из рассмотрения того, что прошло хорошо, и анализа того, что пошло плохо в проекте, чтобы извлечь уроки.
Рекомендуемая литература
- Википедия.
Статьи в журнале по теме Процессы управления проектами
Посмотреть еще в категории: Основы управления проектами