Управление программами

Управление программами – это процесс управления несколькими связанными проектами, часто с целью повышения эффективности организации. Это отличается от управления проектами.

На практике и в своих целях управление программами часто тесно связано с системным проектированием, промышленным проектированием, управлением изменениями и трансформацией бизнеса. В оборонном секторе это доминирующий подход к управлению крупными проектами. Поскольку крупные оборонные программы влекут за собой работу с подрядчиками, это также называется управлением закупками, указывая на то, что государственный покупатель приобретает товары и услуги с помощью подрядчиков.

Руководитель программы осуществляет надзор за целью и статусом проектов в программе и может использовать этот надзор для поддержки деятельности на уровне проекта для обеспечения достижения целей программы путем предоставления возможностей для принятия решений, которые не могут быть достигнуты на уровне проекта, или путем предоставления руководителю проекта перспективы программы, когда это необходимо, или в качестве звуковой доски для идей и подходов к решению проектных проблем, которые оказывают влияние на программу. Руководитель программы может иметь хорошие возможности для предоставления этой информации, активно ища такую информацию у руководителей проектов, хотя в крупных и/или сложных проектах может потребоваться определенная роль. Как бы ни возникало это понимание, менеджер программы нуждается в этом, чтобы чувствовать себя комфортно, что общие цели программы достижимы.

Существует два различных взгляда на то, чем программы отличаются от проектов.

• С одной стороны, проекты обеспечивают результаты, дискретные посылки или «куски» изменений; Программы создают результаты. С этой точки зрения, проект может поставить новую фабрику, больницу или ИТ-систему. Объединяя эти проекты с другими результатами и изменениями, их программы могут обеспечить увеличение дохода от нового продукта, сокращение списков ожидания в больнице или снижение эксплуатационных расходов из-за улучшенных технологий.
• Другая точка зрения заключается в том, что программа — это не что иное, как большой проект или набор (или портфель) проектов. Согласно этой второй точке зрения, смысл наличия программы заключается в том, чтобы использовать эффект масштаба и снизить затраты и риски на координацию. Работа руководителя проекта заключается в том, чтобы обеспечить успех проекта. Руководитель программы, с другой стороны, занимается совокупным результатом (результатами) или конечным результатом (результатами) коллекции проектов в конкретной программе. Например, в финансовом учреждении программа может включать в себя один проект, который предназначен для использования преимуществ растущего рынка, и другой, который предназначен для защиты от отрицательной стороны падающего рынка. Первый стремится использовать потенциальный потенциал роста; последнее для ограничения возможного недостатка. Простой аналогией является Fix-a-Flat: этот аэрозольный продукт под высоким давлением впрыскивает герметик утечки в проколотую шину, чтобы остановить отток воздуха (проект A), и одновременно повторно надувает шину (проект B), что приводит к тому, что шина, которая снова функционирует (программа включала проекты A и B).

Согласно мнению управление программами связано с выполнением правильных проектов. Менеджер программы был описан как «играющий в шахматы» и помня о обзоре, с фигурами, которые будут использоваться или приноситься в жертву, как проекты. Напротив, управление проектами заключается в правильном выполнении проектов. Кроме того, согласно этой точке зрения, успешные проекты выполняются вовремя, в соответствии с бюджетом и спецификацией, в то время как успешные программы обеспечивают долгосрочные улучшения для организации. Улучшения обычно определяются через преимущества. Организация должна выбрать группу программ, которые в наибольшей степени направлены на достижение стратегических целей, оставаясь при этом в пределах своих возможностей для осуществления изменений. С другой стороны, мнение о том, что программы являются просто крупными проектами или набором проектов, позволяет программе быстро принести ощутимые выгоды.

Ключевое различие между программой и проектом заключается в конечной природе проекта — проект всегда должен иметь определенную дату окончания, иначе это текущая программа.

Одно из представлений о различиях между программой и проектом в бизнесе заключается в том, что:

1. Проект уникален и имеет определенную продолжительность. Программа продолжается и реализуется в рамках бизнеса для последовательного достижения определенных результатов для бизнеса.
2. Проект предназначен для достижения результата или результата, и его успех будет заключаться в том, чтобы обеспечить правильный результат в нужное время и по правильной цене.
3. Управление программой включает в себя управление проектами, которые вместе улучшают эффективность организации. Успех программы будет измеряться с точки зрения преимуществ.
4. Выгоды являются мерами улучшения организации и могут включать увеличение дохода, увеличение прибыли, снижение затрат, улучшение положения на рынке (способность конкурировать),
5. В ходе достижения требуемых результатов бизнес-программы, как правило, понимают связанные с ними бизнес-ограничения и определяют процессы, необходимые для достижения результатов на основе выделенных ресурсов. Совершенствование процессов — это непрерывная операция, которая очень сильно отличает программу от проекта.
6. В ходе достижения требуемых результатов бизнес-программы, как правило, понимают связанные с ними бизнес-ограничения и определяют процессы, необходимые для достижения результатов на основе выделенных ресурсов. Улучшение процессов — это непрерывная операция, которая очень сильно отличает программу от проекта.
7. На самом низком уровне руководители проектов координируют отдельные проекты. Они контролируются руководителем программы, который отчитывается перед спонсором программы (или правлением).
8. Как правило, существует процесс изменения заранее определенного объема проекта. Программам часто приходится реагировать на изменения в стратегии и изменения в среде, в которой меняется организация.

Другой взгляд и другой успешный способ управления не видит ни одного из перечисленных выше факторов, отличающих проекты от программ, а скорее рассматривает программу как управление портфелем. С этой точки зрения, управление программами заключается в выборе проектов, корректировке скорости, с которой они выполняются, и корректировке их объема, чтобы максимизировать стоимость портфеля в целом, а также по мере изменения экономических или других внешних условий. Тем не менее, некоторые подчеркивают, что в то время как портфель состоит из независимых проектов, программа представляет собой набор взаимозависимых проектов, добавляя измерение сложности к задаче управления.

Еще одна точка зрения заключается в том, что управление программами – это не что иное, как большой, сложный проект, где интеграционный аспект управления проектами важнее, чем в небольших проектах. Управление интеграцией является ключевой особенностью подхода Института управления проектами к управлению проектами. Опять же, некоторые признают, что существует различие, связанное с взаимозависимостями между элементами проекта и программы. С этой точки зрения, программа представляет собой сравнительно слабосвязанную систему, в то время как большие, сложные проекты тесно связаны. Это различие делает проектную программу более неоднозначной задачей для управления, с большей неопределенностью, отражающей более высокую степень свободы и задачу управления, более открытую для использования возможностей по мере их возникновения или уведомления руководства программы о них.

На практике неясно, существует ли четкое различие. Проекты (или программы) варьируются от маленьких и простых до больших и сложных; то, что должно управляться как программа в одной культуре или организации, может управляться как проект в другой.

• Преимущества. Ключевое различие между проектом и программой заключается в том, что преимущества предоставляются в течение жизненного цикла программы по сравнению с проектом, когда они выполняются после завершения проекта. ^[3]
• Управление. Структура, процесс и процедура контроля внутренних операций и изменений в целях производительности. Управление должно включать набор показателей, чтобы указать здоровье и прогресс программы в наиболее важных областях.
• Выравнивание. Программа должна поддерживать видение, цели и задачи более высокого уровня. Они изложены в программном видении и проекте, который определяет будущее состояние организации, сектора или сообщества, которые будут значительно изменены. ^[4]
• Преобразование. Программа обеспечит серьезные изменения, будь то внутри организации, сектора или сообщества. Таким образом, управление изменениями и переходом является ключевой характеристикой программы, а не просто созданием крупного потенциала.
• Заверение. Проверка и валидация программы, обеспечение соблюдения стандартов и соответствия видению. Программы всегда должны иметь стратегию обеспечения.
• Управление. Обеспечение подотчетности посредством регулярных обзоров и обеспечение управления проектами, заинтересованными сторонами и поставщиками.
• Интеграция. Убеждение, что составные части правильно подходят друг к другу, чтобы сделать предполагаемое целое. Оптимизация производительности по всей цепочке создания стоимости программы, функционально и технически.
• Финансы. Отслеживание основных затрат вместе с более широкими затратами на администрирование программы, а также затратами на изменения и переход для достижения выгод.
• Инфраструктура. Распределение ресурсов влияет на стоимость и успех программы. Инфраструктура может охватывать офисы, управление версиями и ИТ.
• Планирование. Разработка плана, объединяющего информацию о проектах, ресурсах, сроках, мониторинге и контроле.
• Улучшение. Непрерывная оценка производительности; исследование и развитие новых возможности, а также систематическое применение обучения и знаний к программе.

Отдельные вопросы управления программами

wikipedia.org