Разработка информационной системы поддержки бизнес-процессов института саморегулирования
Developing the support business-processes information system for self-regulation institute
Авторы
Аннотация
В статье рассматриваются подходы к информатизации института саморегулирования на примере одного из крупнейших некоммерческих партнерств. Проект информационной системы базируется на применении методов структуризации, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации. В статье приведены: общая информационная модель бизнес- процессов организации, диаграммы последовательностей для выделенных подпроцессов, а также практические результаты внедрения разработанной информационной системы.
Ключевые слова
Саморегулирование (СРО), некоммерческое партнерство (НП). структурная модель, онтологическая модель, объектно-ориентированная модель, информационная система, бизнес-процесс, информатизация, формализация, оптимизация.
Рекомендуемая ссылка
Кравченко Анатолий Васильевич,Некрасова Оксана Михайловна. Разработка информационной системы поддержки бизнес-процессов института саморегулирования // Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №11 (11). Номер статьи: 1103. Дата публикации: 08.11.2011. Режим доступа: https://sovman.ru/article/1103/
Authors
Abstract
Studying the methods of sructurization, optimization and the automation for modern self-regulation institute business-processes are considered in the article. The aim of the text is to show the strategy of modeling self-regulation information system and the strategy of the membership dues accounting and agency compensation.
Keywords
Self-regulation (SRO), noncommercial partnership (NP). Structural model, the ontologic model, object-oriented model, information system, business-process, information, formalization, optimization.
Suggested citation
Kravchenko Anatoly Vasilevich,Nekrasova Oxana Mixailovna. Developing the support business-processes information system for self-regulation institute // Modern Management Technology. ISSN 2226-9339. — №11 (11). Art. # 1103. Date issued: 08.11.2011. Available at: https://sovman.ru/article/1103/
Введение
Совершенствование системы государственного регулирования признается одним из важнейших направлений экономической политики в России. В рамках этой политики образовался инновационный институт саморегулирования [1].
Ведение нового правового механизма, повлекло за собой необходимость в разработке и внедрении комплексных информационных систем по поддержке его бизнес-процессов.
Саморегулируемые организации – некоммерческие организации, основанные на членстве, объединяющие субъектов предпринимательской деятельности исходя из единства отрасли производства товаров (работ, услуг) или рынка произведенных товаров (работ, услуг), либо объединяющие субъектов профессиональной деятельности определенного вида, созданные в целях снижения чрезмерного вмешательства государства в предпринимательскую сферу путем разработки и установления стандартов и правил указанной деятельности, а также контроля за соблюдением требований указанных стандартов и правил [1].
Процесс информатизации рынка Саморегулирования в данный момент только набирает обороты и является уникальным объектом для исследования. Анализ технологии работы СРО показал, что на данный момент происходит становление и оптимизация бизнес-процессов, определение критериев эффективного документооборота и формирование управленческих подходов.
Обоснование актуальности проблемы информатизации в саморегулировании
В настоящий момент весь сектор малого бизнеса, принявший на себя роль саморегулирования, столкнулся с проблемой отсутствия сформированных и структурированных бизнес-процессов, и, как следствие, отсутствием автоматизированных систем, которые бы могли их отражать. Неорганизованность бизнес-процессов наблюдается как со стороны самого малого бизнеса, так и со стороны государства, задающего разные критерии работы с частотой раз в полгода [1].
В результате деятельность СРО, стала напоминать неуправляемое, хаотичное движение информационного и документарного потоков, не подчиняющегося ни каким стандартам документооборота. Но для сектора «business-to-business», осуществляющего в основном контроль, учет и выдачу юридически значимых документов, наличие автоматизированного документооборота является критерием успеха. В связи с этим возникла острая потребность структуризации и автоматизации бизнес-процессов саморегулирования.
Методика разработки информационной системы СРО
В данной работе процесс информатизации рынка СРО предлагается рассмотреть на конкретном примере моделирования и автоматизации информационной системы представителя крупнейшей саморегулируемой организаций в Российской Федерации – НП СРО «Объединение». Ниже приведена краткая характеристика объекта автоматизации.
Представительство НП СРО «Объединение» занимается оформлением допусков на строительство, проектирование, изыскание, и осуществляет сотрудничество с Московским НП СРО «Объединение» на основании официального соглашения.
Схема взаимодействия с представителями и государственным контролирующим органом представлена на рисунке 1.
Процесс создания информационной системы для любого объекта делится на ряд этапов в соответствии с жизненным циклом ИС, это [3]:
- формирование требований к системе;
- проектирование ИС;
- реализация;
- тестирование;
- ввод в действие;
- эксплуатация и сопровождение.
Рисунок 1 — Схема взаимодействия с представителями и государственным контролирующим органом
Начальная стадия «Формирование требований к системе» начинается с предпроектного обследования.
В результате проведения предпроектного обследования были определены основные проблемы представительства, это:
- отсутствие последовательных, структурированных процессов по приему и обработки информации;
- отсутствие ответственных за выполнение бизнес-процессов;
- отсутствие представления организационной структуры;
- отсутствие разработанных форм отчетности, ведения и сопровождения документооборота;
- отсутствовали формы финансовой отчетности, которая могла бы определять взаимоотношения представительства и головного офиса СРО в Москве;
- не были определены хранилища данных и классификаторы;
- отсутствовала система работы с требованиями, на основе которых принимаются документы;
- на момент начала работы уже был приобретен программный продукт, класса CRM-систем.
Нужно отметить, что данный программный продукт жил своей собственной жизнью, не имел никакой привязки к процессам, происходящим в СРО. В систему уже была внесена огромная часть информации, часто внесена необдуманно и, более того, сотрудники абсолютно не понимали, зачем нужна CRM система, т.к. никакой пользы она не приносила (отчеты и обобщающие данные не извлекались).
Учитывая вышеперечисленные проблемы организации и постоянную потребность в «подстраивании системы на лету» с учетом изменений в законе, автором была предложена следующая структура построения ИС СРО (структура представлена с примерами из основных бизнес-процессов):
Формализация бизнес-процессов СРО включило в себя такие этапы как: определение карт процессов, определение функционала сотрудников, детализацию базовых бизнес-процессов, формирование матрицы ответственности, спецификацию бизнес-процессов, формирование онтологической модели процесса, разработку объектно-ориентированной информационной модели, согласование бизнес – модели СРО с руководством и автоматизация бизнес-процессов СРО. Ниже приведены результаты по основным этапам проектирования.
Определение функционала сотрудников в соответствии с выделенными функциями и сформированной организационной структурой, структурная модель представлена на рисунке 2.;
Рисунок 2 – Общая информационная модель процессов отдела СРО
Формирование диаграммы последовательности для выделенного подпроцесса, пример диаграммы последовательности представлен на рисунке 3;
Рисунок 3 – Пример Диаграмма последовательности
Спецификация процесса, пример спецификации подпроцесса представлен в таблице 1.
Таблица 1 – Спецификация процесса «Привлечение клиентов»
| Назначение процесса | Привлечение клиентов, продажа услуг |
| Владелец процесса | Отдел продаж |
| Основные подпроцессы | 1. Анализ базы call-центра 2. Регистрация возможных клиентов 3. Обзвон кандидатов 4. Регистрация результата обзвона (Выставление плана обзвона) 4.1 Работа с планом обзвона 5. Регистрация продажи 5.1 Регистрация продажи «допуск вступление» 5.2 Регистрация продажи 5.3 Выставление счета по продажам 5.4 Выставление плана поступлений/расходов по продажам 6. Передача компании специалисту |
| Вспомогательные процессы | 1. Размещение счета в «Реестре внутренних счетов» 2. Размещение счета в «Реестре платежных поручений» |
| Применяемые нормативные документы (инструкции, регламенты, положения) |
|
| Используемые бумажные архивы | 1. Реестр внутренних счетов 2. Реестр платежных поручений |
Формирование онтологической модели процесса, пример онтологической модели процесса представлен на рисунке 4;
Рисунок 4 – Онтологическая модель процесса «Привлечение клиентов»
Разработка объектно-ориентированной ER-модели, с учетом уже существующей, заполненной CRM-системы. ER-модель представлена на рисунке 5;
Рисунок 5 – Общая ЕR-модель отдела СРО
Внедрение ИС СРО включало такие этапы как:
1. Тестирование доработанного программного продукта;
2. Заполнение новых форм в дополнение к уже существующим;
3.Обучение персонала;
4. Поддержка работоспособности системы.
В результате такого подхода был выработан собственный метод формализации предметной области саморегулирования. Полученная модель полностью отображает функционал и структуру объекта автоматизации. Также авторский метод формализации отвечает главному требованию к проектированию ИС – модель адекватна исследуемой области (в данном случае СРО).
Сложный момент возник при формализации финансовых отношений между головным офисом, представительством в Новосибирске и самими членами НП СРО «Объединение». Схематические принципы взаимодействия трех составляющих представлены на рисунке 6.
Рисунок 6 – Схематические принципы взаимодействия трех финансовых отделов
Проблема состояла в том, что финансовая отчетность для московской бухгалтерии и параметры, по которым можно получить агентское вознаграждение, достаточно специфичны. Также достаточно специфична система контроля оплаты членских взносов. Далее рассмотрим эти две проблемы подробнее:
1. Как уже было сказано, изначально уже была приобретена CRM система, в этой системе отображение и учет платежных поручений (поступлений) велся по принципу LIFO, то есть если имеется план поступлений на период, например год, то все платежные поручения будут в хронологическом порядке закрывать этот план как показано в таблице
2. Но дело в том, что членские взносы оплачиваются не по порядку, и при их разнесении очень важна привязка платежки именно к тому месяцу, за который была произведена оплата, как показано в таблице 3.
По той причине, что представительство не имеет доступа к «Клиент -Банку» головного СРО настройка собственной системы учета платежей является для него приоритетной задачей, а следовательно потребовалось изменить систему учета платежей LIFO на точечный учет платежей.
Таблица 2 – Метод разнесения платежей по принципу LIFO
| План | Факт |
| — | — |
| 05.02.2010 | 05.02.2010 |
| 05.03.2010 | 03.03.2010 |
| 05.04.2010 | 04.05.2010 |
| ……. |
Таблица 3 – Метод разнесения платежей для СРО
| План | Факт |
| — | — |
| 05.03.2010 | 03.03.2010 |
| 05.04.2010 | — |
| 05.05.2010 | 04.05.2010 |
| 05.06.2010 | 04.10.2010 |
| ……. |
Данная проблема была решена с помощью изменения кода CRM системы, а именно было добавлено поле «Дата разнесения», позволяющее привязывать дату платежного поручения к дате оплаты, как показано на рисунке 7.
Рисунок 8 – Привязка даты оплаты к месяцу оплаты
Добавленная функция дала возможность разнесения платежей (оплата -месяц), что позволило разносить платежи, совершенные последующими периодами за предыдущие в хаотическом порядке.
Также была добавлена возможность вывода данных по платежным поручениям в единую сводную таблицу, как показано на рисунке 8.
Рисунок 8 – Вывод данных об оплатах членских взносов
2. После формирования единой базы платежей, возникает задача извлечения из нее данных для формирования отчетов (в соответствии с требованиями головного СРО) и контроля над уплатой членских взносов.
Поясним суть логики формирования отчетов для головного офиса в Москве:
В реальной ситуации, как уже было обозначено, существует множество платежных поручений, оплаченных разными датами за различные периоды с пропусками оплат и оплатой вразнобой (не по месяцам, а хаотично). При формировании отчетности существует два основных правила:
1. В отчет для Москвы можно включать только платежи за текущий месяц и за предыдущие месяцы, оплаченные в этом месяце (эти месяцы должны попадать строго в период с 20.05.2010 по текущий месяц)
2. Платежи контрагента включаются в отчет только в том случае, если есть план и факт оплаты с даты выставления плана (план может быть выставлен раньше, чем задан период) по месяц и год заданного диапазона. Это означает, что в отчет можно включить только членов СРО оплативших все месяца предыдущего периода.
Проблема формирования финансовой отчетности была решена за счет надстройки фильтра, реализованного в CRM, позволяющего осуществляющий выборку данных. Далее рассмотрим подробнее логику работы фильтра.
Основная функция фильтра в том, чтоб включить платежку, удовлетворяющую заданному условию, в отчет, рассмотрим на условном примере:
- Необходимо включить все платежи за период с 01.01.2010 — 31.06.2010.
- В отчет включаем платежи за сентябрь месяц, оплаченные в период (факт) с 20.05.2010 по 31.06.2010.
- Также в отчет включаем платежки за месяцы янв….август, оплаченные сентябрем (т.е. должны быть просмотрены все месяца заданного диапазона и выбраны в них платежи с датой 01.06.2010 по 31.06.2010).
- Платежи контрагента включаются в отчет только в том случае, если есть план и факт оплаты с даты выставления плана (план может быть выставлен раньше, чем задан период, например с 01.12.2009г.) по месяц и год заданного диапазона (с 01.01.2010-31.06.2010) не пустое множество.
В результате фильтрации, должен выводится отчет вида (см. таблицу 5 (данные в таблице условны)). Отчет должен выводиться в формат Microsoft World.
Также данный фильтр применяется для выборки и отслеживания должников по членским взносам.
В результате проведения преобразований в CRM системе, автором был получен инструмент, позволяющий автоматизировано формировать финансовую отчетность организации.
Таблица 5 – Отчет по ЧВ Москва
| № п/п |
Наименование организации |
ИНН организации |
Номер первичного допуска |
Дата допуска |
Номер и дата платежного поручения |
Вознаграждение поверенного, руб. |
|
Месяц оплаты |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
ООО «Ромашка» |
5404490837 |
И.005.152 |
25.12.2009 |
213 20.07.2010 |
1000 |
|
2 |
ООО «Строитель» |
5402817741 |
И.005.123 |
29.01.2010 |
244 10.08.2010 |
1000 |
|
3 |
ЗАО «Геодезия « |
540315705 |
И.005.523 |
19.03.2010 |
53 01.03.2010 |
1000 |
|
4 |
ООО «Сибирский Строитель» |
5404252078 |
И.005.569 |
10.02.2010 |
118 05.08.2010 |
1000 |
|
5 |
ООО «Спасатель» |
5404937421 |
И.005.549 |
17.06.2010 |
110 01.06.2010 |
1000 |
|
ИТОГО: |
5000 |
|||||
Результатом формализации бизнес — модели СРО и ее отражения в CRM системе, стало восприятие этого программного продукта как функционально развитой программы — помощника в управлении взаимоотношениями с клиентами, сотрудниками, поставщиками и головным СРО. Постановка бизнес-процессов позволила оперативно реагировать на изменения в технологии обработки документарного потока, а также позволила автоматизировать процесс финансовых взаимоотношений с головным СРО.
В результате автоматизации ИС СРО с полной адаптацией CRM «Клиент-Коммуникатор» к предметной области саморегулирования был достигнут следующий экономический эффект:
1. До 80% раз сократилось время на получение актуальной и точной информации о текущем состоянии бизнеса. Руководителю стали доступны опережающие данные, что позволило своевременно принимать адекватные и обоснованные решения.
2. До 50% сократились временные затраты на рутинные операции: формирование документов, передачу данных в другие подразделения, планирование рабочего времени и т.д. за счет богатого набора функциональных возможностей данного решения.
3. В среднем в два раза повысилась производительность каждого менеджера по работе с клиентами (CRM) за счет возможности уделять время общению с клиентами, а не тратить его на оформление документов и поиск вспомогательной информации.
4. Внедрение ИС СРО позволило реализовать автоматическое формирование финансовой отчетности, что сократило время на ее подготовку, повысило достоверность информации и дало возможность своевременно получать доход от членских взносов.
Заключение
Подведя общий итог, можно сказать, что изложенный подход к формализации и автоматизации информационной системы, предложенный для конкретной организации, может использоваться как типовой для большинства саморегулируемых организаций в России.
Основанием для такого вывода служит то, что в рамках данного подхода были формализованы и автоматизированы типовые бизнес-процессы саморегулирования (основные, обеспечивающие и управленческие). Разработан и автоматизирован алгоритм учета членских взносов, агентских начислений и формирования финансовой отчетности. То есть по факту исследован, формализован и автоматизирован весь технологический процесс функционирования института саморегулирования. Также в информационную систему, на уровне метаданных, заложена возможность к изменению, структуры представления информации, в зависимости от изменений в законе. Данная открытость и гибкость позволяет перекрывать колоссальную проблему зависимости функционала CRM-системы от изменений в законодательной базе.
Читайте также
Библиографический список
- Бюро экономического анализа. Разработка принципов и процедур оценки целесообразности сохранения или дополнительного введения функций федеральных органов исполнительной власти и мер государственного регулирования./ Аналитический доклад. М., 2004. – 17с.
- Вендров А.М., Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем/А.М. Вендров Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с.
- Геркулов. В.И., Денищенко. Г.Н., Коровкина. Н.Л. Проектирование Информационных систем/ В.И. Геркулов., Г.Н Денищенко., Н.Л. Коровкина.– М.:Интернет-Ун-т, Информ. технологии, 2005. – 304с.
- Гринберг. А.С., Король. И.А. Информационный Менеджмент/ А.С. Гринберг. И.А Король.. – Учебное пособие для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. –415с.
References
- Bureau of Economic Analysis. Development of guidelines and assessment procedures, whether to retain or introduce additional functions of the federal bodies of executive power and state control measures. / Analytical report. M., 2004. – 17c.
- Vendrikh A.M. Software Design of economic information systems / A.M. Vendrikh textbook. – 2 nd ed., Revised. and ext. – M .: Finance and Statistics, 2006. – 544 p.
- Herculov V.I., Denishchenko G.N., Korovkina N.L. Information systems / V.I. Herculov, G.N. Denishchenko, N.L. Korovkina.- AM: Online University Press, Inform. technology, 2005. – 304c.
- Greenberg A.S., Korol I.A. Information Management / A.S. Greenberg, I.A. Korol. – A manual for schools – M .: UNITY-DANA, 2003 -415s.
