Управление документами

Управление документами (документационный менеджмент)

Управление документами (документационный менеджмент) включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и утилизации «документов» на предприятии.

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, подтверждают наличие контролируемых документов. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам, потере бизнеса или ущербу репутации бизнеса.

Upravleniye dokumentami Важными аспектами документооборота являются:
  • Рецензирование и утверждение документов перед выпуском;
    • Рецензии и утверждения;
  • обеспечение четкого определения изменений и исправлений;
  • обеспечение наличия соответствующих версий применимых документов в местах их использования;
  • обеспечение того, чтобы документы оставались разборчивыми и идентифицируемыми;
  • обеспечение идентификации и контроля внешних документов (таких как документы, поставляемые заказчиком или руководства поставщиков);
  • предотвращение «непреднамеренного» использования устаревших документов.

Стандартизация в управлении документами

Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов контроля документов, которые используются в их конкретной области. Ниже приведен список некоторых соответствующих документов ИСО.

  • ИСО 2709 Информация и документация – Формат обмена информацией;
  • ИСО 15836 Информация и документация — набор элементов метаданных Dublin Core;
  • ИСО 15489 Информация и документация – Управление записями;
  • ИСО 21127 Информация и документация – эталонная онтология для обмена информацией о культурном наследии;
  • ИСО 23950 Информация и документация – Поиск информации (Z39.50) – Определение службы приложения и спецификация протокола;
  • ИСО 10244 Управление документами – базирование и анализ бизнес-процессов;
  • ИСО 32000 Управление документами — портативный формат документов;
  • ИСО/МЭК 27001 Спецификация на систему управления информационной безопасностью.

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ;
  • Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
  • Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
  • Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы;
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь;
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования ;
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы;
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами;
    ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению;
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем;
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией;
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239.

Программное обеспечение для управления документами

Бумажные документы уже давно используются для хранения информации. Однако бумага может быть дорогостоящей и, при чрезмерном использовании, расточительной. Программное обеспечение для управления документами — это не просто инструмент, но оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать сохраненную информацию. Программное обеспечение для управления документами представляет собой электронный кабинет, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. Программное обеспечение помогает предприятиям объединять бумагу в цифровые файлы и хранить их в едином концентраторе после сканирования и импорта цифровых форматов. Одним из наиболее важных преимуществ управления цифровыми документами является «отказоустойчивая» среда для защиты всех документов и данных. В частности, в отрасли тяжелого строительства программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по проектам, на которые они назначены, из любого места и в любое время, чтобы помочь оптимизировать повседневные операции.

Система управления документами — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Рекомендуемая литература

  1. Мерант, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Академическая пресса. с. 16. ISBN 9780323140621.
  2. Уиггинс, Боб (2000). Эффективное управление документами: раскрытие корпоративных знаний (2-е изд.). Говер. С. 25. ISBN 9780566081484.
  3. Скиппер, С.Л. (2015). Как создать систему контроля документов на соответствие требованиям ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 и FDA. С. 156. ISBN 9780873899178.
  4. Википедия.

Посмотреть еще в категории: Управление информацией

  • Управление контентом
  • Управление подачей заявок

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Корзина для покупок
Прокрутить вверх