Управление подачей заявок

Управление подачей заявок

Управление подачей заявок — это искусство и наука сбора и управления любыми материалами. Традиционно заявки собирались офлайн, т.е. в виде «твердых» бумажных файлов или папок. Тем не менее, с недавним проникновением Интернета практически во все сферы жизни, наблюдается устойчивый сдвиг в сторону сбора электронных материалов по сравнению с бумажными копиями. Интернет также способствовал изменению восприятия результатов или содержания представленных материалов. В результате этого в последние несколько лет стало обычным делом отправлять аудио- и видеофайлы, изображения и презентации в дополнение к стандартным текстовым, текстовым и pdf-документам.

Управление представленными материалами может включать в себя оценку заявок и предоставление обратной связи заявителям, принятие или отклонение заявок или просьбу к отправителям подать заявку повторно. В некоторых случаях может быть также запрошена группа экспертов для оказания помощи в оценке представленных материалов путем их рассмотрения или оценки.

Upravleniye podachey zayavok

Распространенные сценарии подачи заявок

  • Учёба. Обычной практикой для преподавателей, профессоров и ассистентов является получение заданий и проектов, представленных студентами, в электронном или ином виде. Эти задания оцениваются, и учащиеся получают обратную связь о том, что они отправили, и о том, как они могут это улучшить. В институтах, где академические материалы подаются в электронном виде, как правило, существует система (обычно веб-ориентированная), помогающая в сборе и управлении представлениями.
  • Конкурсные (академические) конференции. На конкурсных или научных конференциях потенциальных докладчиков обычно просят представить краткий тезис своей презентации или исследовательской работы, который проверяется перед принятием на конференцию. Некоторые конференции требуют, чтобы исследователи представили полную статью объемом около 6–15 страниц, которая рецензируется членами программного комитета конференции и/или выбранными ими внешними рецензентами.
  • Соревнования и конкурсы. Большинство конкурсов и конкурсов, проводимых по всему миру, обычно имеют первоначальный отборочный тур, в котором они принимают номинации или заявки от потенциальных участников. После того, как все номинации и работы получены, организаторы конкурса или конкурса оценивают и отбирают необходимое количество работ на основе определенных заданных ими параметров, уведомляют участников, чьи работы попали в шорт-лист, и приглашают их к участию в дальнейших турах конкурса или конкурса. Те, чьи работы не попали в шорт-лист, также могут получить обратную связь от организаторов с указанием причины отклонения и советами по улучшению.
  • Мероприятия и фестивали учебных заведений. Студенческие организации в колледжах и университетах обычно организуют различные межвузовские и внутривузовские мероприятия и фестивали на ежегодной и/или семестровой основе. Эти мероприятия и фестивали обычно состоят из нескольких больших и малых соревнований и конкурсов, каждый из которых, как правило, следует процедуре, описанной в параграфе выше.
  • Фармацевтическая промышленность. Нормативные документы в области фармацевтики, биотехнологии и медицинского оборудования включают в себя документы и данные, которые представляются в регулирующий орган для получения разрешения на вывод на рынок новых лекарственных средств, биологических препаратов и устройств, а также при внесении изменений в зарегистрированные данные (вариации). Документация представляет собой результаты многолетних исследований и включает в себя междисциплинарную информацию (включая доклинические и клинические данные) о безопасности и эффективности соединения. Процесс регулирования варьируется от страны к стране и включает в себя многочисленные взаимодействия между компанией-отправителем (спонсором) и регулирующим органом (агентством). Многие регулирующие органы принимают электронные документы в сочетании с подачей документов или вместо них.
  • Человеческие ресурсы. Отделы кадров собирают резюме и резюме в рамках обработки заявлений о приеме на работу. Кандидаты отправляют свои резюме либо по электронной почте, либо на веб-сайте своего потенциального работодателя, либо на веб-сайтах по трудоустройству, которые помогают связать соискателей с работодателями.
  • Современное искусство. В современном искусстве кураторы часто отбирают и интерпретируют произведения искусства, созданные различными художниками. До появления Интернета это часто делалось лично, но в наши дни некоторые кураторы предпочитают, чтобы художники отправляли фотографии своих работ по электронной почте или с помощью других электронных средств для первоначального просмотра. Если куратору нравится конкретное произведение искусства, он может сообщить в электронном виде о своем желании работать с художником, убедившись, что на картине действительно изображена его работа.
  • Индустрия моды. Модели создают и поддерживают портфолио, которые они используют, чтобы продемонстрировать себя в процессе отбора на различные показы мод, рекламу и другие мероприятия в индустрии моды. Те, кто отвечает за принятие решения о том, какие модели выбрать, обычно просят потенциальных моделей представить свои портфолио вместе с ними. Они принимают решение, оценив все имеющиеся у них портфели.
  • Издательства и СМИ. Журналисты и писатели (как штатные, так и внештатные) обычно представляют свои статьи и репортажи редакторам журналов, журналов, газет и новостных каналов, которые затем выбирают, какие из них будут опубликованы и/или транслироваться по телевидению, а какие нет. Иногда редакторы даже предоставляют обратную связь авторам докладов с намерением добиться доработки перед публикацией.
  • Правительственные приложения. Большинство государственных процедур требуют заполнения формы либо в электронном виде, либо на бумаге. Граждане подают свои формы в желаемый государственный орган предпочтительным для них способом связи, после чего агентство выполняет первичную проверку, в ходе которой они могут связаться с заинтересованным лицом для получения дополнительной информации, данных или исправления ошибок. После этапа проверки формы помечаются для обработки, и заинтересованное лицо уведомляется о завершении обработки. На этапе обработки могут участвовать как внешние, так и родственные агентства.

Системы управления подачей заявок

Некоторые поставщики программного обеспечения начали разрабатывать системы управления подачей заявок, чтобы помочь сборщикам заявок автоматизировать, отслеживать и управлять сложными процессами подачи заявок. Большинство из этих систем основаны на веб-технологиях и доступны с любого устройства с браузером и подключением к Интернету. Однако большинство этих систем специфичны для конкретных приложений и не могут быть применены ко всем сценариям управления отправкой. Это означает, что в этой области необходимо проделать большую работу, прежде чем у нас появятся хорошие и надежные системы управления подачей материалов, подходящие и пригодные для использования в любом контексте управления заявками.

Стандарты и форматы подачи

По мере того, как компании, агентства и институты переходят на электронную подачу заявок, в области управления подачей заявок возникает множество сложностей. В бумажном мире большая часть усилий по управлению материалами связана с печатью и сопоставлением объемов информации, но с появлением электронных материалов становится все труднее эффективно управлять десятками и тысячами материалов, поступающих из разных источников, в разных форматах и в разное время. В результате, многие агентства пытаются внедрить глобальные стандарты форматов и стандартов подачи материалов.

Неподходящие режимы и отсутствие автоматизированных систем

Электронная почта на сегодняшний день является самым популярным способом сбора и управления электронными заявками и почтой для бумажных материалов. Поскольку оба этих процесса в значительной степени выполняются вручную, они часто приводят к задержкам, несоответствиям и сбоям. В некоторых установках существуют специализированные системы, которые в некоторой степени помогают сборщикам материалов, но они часто терпят неудачу из-за своей сверхспецифической природы.

Ключ к успешному управлению отправкой включает в себя отслеживание каждой заявки, а также всех ее версий и подразделов, которые могут быть связаны с ней или зависеть от нее. Помимо планирования и отслеживания содержимого отправляемых материалов, также важно эффективно управлять ресурсами и распределять их в зависимости от рабочей нагрузки, навыков и доступности. В таких случаях лица, собирающие материалы, могут обратиться за помощью к экспертам-рецензентам или судьям. Все эти причины побудили многие компании и исследователей начать рассматривать управление подачей заявок как формальную дисциплину и начать анализировать метрики, лежащие в основе различных процессов подачи заявок.

Рекомендуемая литература

  1. Википедия.

Посмотреть еще в категории: Управление информацией

  • Управление документами
  • Управление контентом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Корзина для покупок
Прокрутить вверх