Планирование организации выставочного проекта, посвящённого театральной культуре
Planning for an exhibition project on theater culture
Авторы
Аннотация
В статье кратко описаны основные этапы подготовки проекта организации выставки и виды деятельности, которые необходимо спланировать для каждого этапа. Планирование выставочного проекта позволяет студентам - будущим дизайнерам узнать все виды подготовительных и организационных работ, приобрести опыт деятельности менеджера проекта и сформировать профессиональные компетенции.
Ключевые слова
планирование выставочного проекта, этапы подготовки выставочного проекта, интернет-маркетинг, рекламная продукция, календарное планирование
Финансирование
Работа выполнена при поддержке мероприятия MES-2020 Международный конкурс научных статей молодых исследователей «Management in Education and Science – 2020» (Наука и образование ON-LINE)
Рекомендуемая ссылка
Саяпина Лариса Юрьевна, Кононенко Л.Ю.. Планирование организации выставочного проекта, посвящённого театральной культуре // Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №2 (92). Номер статьи: 9216. Дата публикации: 01.07.2020. Режим доступа: https://sovman.ru/article/9216/
Authors
Abstract
The article briefly describes the main stages of preparation of the project for organizing the exhibition and the types of activities that need to be planned for each stage. Planning an exhibition project allows future students to learn all types of preparatory and organizational work, gain experience in the activities of the project manager and form professional competencies.
Keywords
planning of the exhibition project, stages of preparation of the exhibition project, Internet marketing, advertising products, scheduling
Project finance
This work was supported by the event MES-2020 International competition of scientific articles by young researchers "Management in Education and Science - 2020" (Science and Education ON-LINE)
Suggested citation
Sayapina Larisa Yuryevna, Kononenko L.Yu.. Planning for an exhibition project on theater culture // Modern Management Technology. ISSN 2226-9339. — №2 (92). Art. # 9216. Date issued: 01.07.2020. Available at: https://sovman.ru/article/9216/
Введение
Совместная деятельность преподавателей и студентов по подготовке дизайнерских проектов для выставок и конкурсов является одной из сторон развития выставочной и конкурсной активности и служит важной составляющей в подготовке студентов-бакалавров. Продолжая обучение на уровне магистратуры, студенты на учебных занятиях пополняют свой профессиональный багаж знаний и расширяют поле индивидуальной творческой активности. Каждый магистрант выполняет работы-экспонаты для участия в выставочной и конкурсной деятельности; применяет практические навыки, полученные во время освоения дисциплин: «Концептуальное проектирование», «Менеджмент проектной деятельности», «Дизайн и современное искусство» и учится самостоятельно разрабатывать проект выставки, конкурса или фестиваля.
Согласно культурной направленности, 2019 год в России прошёл под знаком «Год театра», и основная задача этого года была направлена на сохранение и популяризацию лучших отечественных театральных традиций и достижений. В 2020 году интерес общества к театральной деятельности продолжает расти. Мы предложили идею проведения выставочного проекта, который поможет раскрыть суть традиционных и современных театров, (включая пластические, экспериментальные, документальные) через плакатное искусство и фотографию. Мероприятие можно проводить осенью, чтобы приурочить его к фестивалю театрального искусства, или весной, в марте, чтобы напомнить жителям города о празднике – Международном Дне театра, который отмечают 27 марта. И осенняя, и весенняя организация мероприятия даёт возможность привлечь не только большое количество посетителей-жителей города, но и организовать образовательные экскурсии для поступивших в вузы абитуриентов-первокурсников, а также для учащихся-школьников.
Методы и результаты
Рассмотрим выставочный проект «Штрихи театра». Основная концепция — привлечение внимание зрителей не только к театральным спектаклям, но и к графическому выражению идеи спектакля — театральной афише. Каждая афиша, разработанная дизайнером или художником, несёт в себе своеобразие; она является отражением души режиссёра и автора пьесы. Немаловажным объектом композиций многих афиш является фотография, но она чаще используется в качестве демонстрации постановки и работает как отдельный рекламный элемент.
Первым этапом планирования выставочного проекта является определение целей и постановка главных задач. Главной целью выставки стало создание художественной экспозиции и ознакомление широкой общественности с искусством плаката и фотографии традиционных и современных театров. Основные задачи выставочного проекта:
- создание условий для самовыражения молодых и практикующих авторов;
- показ многообразия направлений в разных видах традиционных и современных театров;
- представление помещений для открытого доступа и просмотра экспозиций посетителям разных возрастов и интересов;
- проведение мероприятия.
Выставочный проект «Штрихи театра» позиционируется как информационно-образовательный; он планируется как краткосрочный; по форме финансирования он некоммерческий; по формам работы — комплексный (соединяет образовательную, творческую и презентационную деятельность обучающихся). В качестве аналога проекта был рассмотрен Всероссийский конкурс театрального плаката «Зрелищный плакат». Это художественное мероприятие привлекает внимания зрителей к некогда популярному жанру театрального плаката и демонстрирует тенденцию развития жанра в целом. Авторами был проведен сравнительный анализ мероприятий для выявления уникальности проекта (Табл. 1)
Таблица 1. Сравнительный анализ мероприятий
| Мероприятие «Штрихи театра» | Мероприятие «Зрелищный плакат» |
| Привлечь внимание посетителей к современным театрам, раскрытие их целей в масштабах выставки. Переосмысление традиционного театра. | Привлечение внимания зрителей к некогда популярному жанру, попытка вдохнуть в него новую жизнь. |
| Мероприятие имеешь широкую направленность, не ограничивается одним жанром. Автор может использовать как инструмент выражения любое произведение. | Выставка демонстрирует тенденцию развития жанра в целом, дает возможность художникам-плакатистам ощутить цеховую солидарность, не позволяя развиваться изолированно. |
| Молодые и практикующие дизайнеры | Художник-плакатист |
| Информационно-образовательная (ознакомительная) выставка | Мероприятие имеет конкурсную основу |
Выставочный проект «Штрихи театра» также привлекает внимание посетителей к современным театрам и позволяет переосмыслить деятельность традиционного театра. Особенность нашего проекта в том, что работы на выставке не были ограничены одним жанром — авторы могли использовать как инструмент выражения любое произведение. В выставке также могли принять участие не только художники-плакатисты, но сотрудники производственных мастерских театров, декораторы-оформители, а также студенты-будущие дизайнеры.
Местом проведения выставочного проекта «Штрихи театра» предполагалась Донская государственная публичная библиотека г. Ростова-на-Дону.
Донская государственная публичная библиотека расположена в Кировском районе г. Ростова-на-Дону. Расположение в центре города, в районе прогулочной пешеходной зоны облегчает посетителям подходы и подъезды. Подъезд к библиотеке осуществляется с улиц Б. Садовая и ул. Красноармейская. Пеший подход осуществляется по улицам Пушкинская, пр. Чехова и пр. Кировскому, пер. Университетскому — это зоны активных культурных мероприятий и пешеходных прогулок с большим потоком посетителей.
Библиотека — это один из крупных культурных центров города; она привлекает большое количество посетителей и имеет лояльную систему планирования мероприятий и размещения экспонатов. Большое помещение библиотеки даёт возможность задействовать всё внутреннее пространство и расположить работы в галереях и на стенах. Это исключает расходы на аренду помещения и значительно сокращает расходы на выставочное оборудование, что является важным фактором при организации выставок с низким бюджетом.
Второй этап деятельности – это структурирование будущего проекта. Планируемый выставочный проект необходимо структурировать, то есть разделить на контролируемые этапы и процессы, а также установить связи между ними. Это будут процессы:
- разделения проекта на поддающиеся управлению блоки;
- назначение ответственных за подготовку этапов проекта;
- планирование выставочного проекта;
- создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
- составления смет для оценки затрат финансовых, материальных и нематериальных ресурсов;
- определение рисков проекта;
- создание информационной и рекламной продукции для продвижения проекта.
На третьем этапе выполняются работы в рамках намеченной структуры будущего проекта. Руководитель проекта составляет укрупнённый план работ, собирает оргкомитет и представителей жюри, проводит обсуждение мероприятия. Далее выполняется календарное планирование – определены последовательность и сроки выполнения работ и составлена матрица ответственности. Пример фрагмента матрицы ответственности представлен в таблице 2.
Таблица 2. Фрагмент матрицы ответственности сотрудников
| № | Функция | Сотрудник 1 | Сотрудник 2 | Сотрудник 3 | Сотрудник 4 | Сотрудник 5 | Сотрудник 6 | Сотрудник 7 |
| 1 | Определение целей и задач выставки «Штрихи театра» в г. Ростов-на-Дону | Р | — | О | И | — | — | — |
| 2 | Составление сметы | — | Р | О | — | И | У | — |
| 3 | Бронирование места для проведения выставки (аренда) | Р | — | — | О | У | — | — |
| 4 | Создание полиграфической продукции | — | И | О | У | У | У | Р |
| 5 | Информирование участников | — | И | О | У | У | Р | — |
| 6 | Сбор проектов | Р | — | — | У | — | У | О |
| 7 | Работа жюри по отбору работ на выставку «Штрихи театра» | — | У | — | Р | О | И | — |
| 8 | Сбор волонтеров | У | — | Р | И | И | — | — |
| 9 | Инструктаж персонала по работе с экспонатами и работы с посетителями | — | У | У | И | Р,О | И | — |
| 10 | Транспортировка оборудования и экспонатов | И | И | И | И | У | О | Р |
Условные обозначения:
Р – руководство (принятие решения);
О – ответственность (ответственный исполнитель);
У – участие (соисполнитель);
И – информирование (получение информации о результатах).
Затем проводится отбор рабочей группы и формируется команда проекта. Для оценки необходимых временных и финансовых ресурсов составляется смета на материалы и оборудование, в которой учтены зарплатные и транспортные расходы, и рассчитана плановая стоимость организации выставки.
В четвёртый этап можно выделить работы по разработке рекламной продукции, по рассылке информации, по созданию групп в социальных сетях для продвижения и популяризации мероприятия. Рекламная продукция начинается с разработки фирменного стиля будущего выставочного проекта, который будет присутствовать на всей деловой и информационной документации и помогать продвижению проекта.
Рис. 1. Графическое представление организации выставочного проекта: цели и задачи, команда проекта, матрица ответственности, схемы локации, фирменный стиль и рекламно-полиграфическая продукция
Фирменная документация выставочного проекта ориентирована на исполнение информационной и идентификационной функций. Буклеты и программа выставки, сайт выставки и элементы Интернет-маркетинга, рекламные ролики, пресс-релиз для СМИ, план экспозиции и пригласительные билеты для посетителей — всё должно быть оформлено в едином стиле (Рис. 1).
Необходимо проводить информационные работы не только в электронном и в Интернет-пространстве, но и вести активную агитационную работу в школах города и области для привлечения на будущую выставку не только жителей города и студентов творческих вузов, но и посетителей школьного возраста.
На пятом этапе планирования выставочного проекта «Штрихи театра» необходимо было предусмотреть возможные факторы риска, чтобы снизить возможность невыполнения запланированных целей и задач. На всех этапах жизненного цикла выставочного проекта от создания концепции до его завершения существует опасность нарушения разработанных планов по срокам, по бюджету или по режиму деятельности.
Для проектируемой выставки можно было предусмотреть следующие типовые риски:
- риск переноса сроков выставки;
- риск недофинансирования;
- риск неправильного определения стоимости каждого этапа проекта;
- риск недостаточной рекламной кампании;
- риск неверного определения численности персонала;
- риск недостаточного оформления (освещения) стендов (модулей) выставки. При планировании сроков выставки, команды проекта и матрицы ответственности необходимо было сразу предусмотреть возможные меры корректировки ситуаций.
В шестой этап работ по подготовке выставочного проекта можно было объединить работы по заполнению заявок участников, сбору объектов и материалов для оформления экспозиций, отбор экспонатов, их паспортизацию. Сюда же можно отнести инструктаж сотрудников и волонтёров, планирование выставочных пространств, доставку и развеску экспонатов. Этот этап организации выставочного проекта, собственно, завершает подготовительный этап и становится первым этапом материальной реализации ранее задуманной концепции выставки.
Разработанный выставочный проект был успешно реализован в процессе проведения IV Фестиваля современного искусства в апреле 2019 года в г. Ростове-на-Дону. Идея проекта была признана успешной; его можно будет продолжать и проводить ежегодно.
Читайте также
Библиографический список
- Алексеев А. К выставке готов! Экспотренинг. – М.: Альпина Паблишер, 2018.
- Твердова А.Д., Аликперов И.М. Использование современных информационно-коммуникационных технологий для проведения цикла просветительских мероприятий по современному искусству для людей пожилого возраста// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №2 (92). Номер статьи: 9207. Дата публикации: 2020-05-20 . Режим доступа: https://sovman.ru/article/9207/
- Федорова Е.В. Развитие конгрессно-выставочной деятельности в России// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №10 (34). Номер статьи: 3405. Дата публикации: 2013-10-08 . Режим доступа: https://sovman.ru/article/3405/
References
- Alekseyev A. Ready for the exhibition! Expotraining [K vystavke gotov! Ekspotrening]. – M .: Alpina Publisher, 2018.
- Tverdova A.D., Alikperov I.M. The use of modern information and communication technologies to conduct a series of educational events on contemporary art for the elderly [Ispol’zovaniye sovremennykh informatsionno-kommunikatsionnykh tekhnologiy dlya provedeniya tsikla prosvetitel’skikh meropriyatiy po sovremennomu iskusstvu dlya lyudey pozhilogo vozrasta]// Modern management technologies. ISSN 2226-9339. – No. 2 (92). Article number: 9207. Date of publication: 2020-05-20. Access Mode: https://sovman.ru/article/9207/
- Fedorova Ye.V. The development of congress and exhibition activities in Russia [Razvitiye kongressno-vystavochnoy deyatel’nosti v Rossii]// Modern management technologies. ISSN 2226-9339. – No. 10 (34). Article number: 3405. Date of publication: 2013-10-08. Access Mode: https://sovman.ru/article/3405/
