Управление информацией
Управление информацией
Управление информацией (Information Management (IM) — это надлежащий и оптимизированный сбор, хранение, поиск и использование информации.
Это может быть управление личной информацией или организации.
IM для организаций касается цикла организационной деятельности:
- получение информации из одного или нескольких источников,
- хранение информации,
- распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается,
- окончательное удаление путем архивирования или удаления.
В этом цикле организации информации участвуют различные заинтересованные стороны, в том числе те, кто несет ответственность за обеспечение качества, доступности и полезности полученной информации; те, кто несет ответственность за его безопасное хранение и утилизацию; и тех, кому это нужно для принятия решений. Заинтересованные стороны могут иметь право создавать, изменять, распространять или удалять информацию в соответствии с политикой управления информацией организации.
Управление информацией охватывает все общие концепции управления, включая планирование, организацию, структурирование, обработку, контроль, оценку и отчетность информационной деятельности, все из которых необходимы для удовлетворения потребностей тех, кто выполняет организационные роли или функции, зависящие от информации. Эти общие понятия позволяют представить информацию аудитории или правильной группе людей. После того, как люди смогут использовать эту информацию, она приобретает большую ценность.
Стратегическое управление информацией
Согласно Школе Карнеги-Меллона, способность организации обрабатывать информацию лежит в основе организационной и управленческой компетентности, и стратегии организации должны быть разработаны для улучшения возможностей обработки информации, и по мере того, как информационные системы, обеспечивающие эту способность, становились формализованными и автоматизированными, компетенции подвергались суровым испытаниям на многих уровнях.
Портфельная модель управления информацией
Bytheway собрал и систематизировал основные инструменты и методы управления информацией в одном томе. В основе его взгляда на управление информацией лежит портфельная модель, которая учитывает растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации неструктурированной внешней информации таким образом, чтобы сделать ее полезной.
Эта портфельная модель организует вопросы внутреннего и внешнего поиска и управления информацией, которая может быть как структурированной, так и неструктурированной. Такой информационный портфель, как этот, показывает, как информация может быть собрана и с пользой организована в четыре этапа:
- Этап 1: Использование публичной информации: распознавание и принятие хорошо структурированных внешних схем справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные о местоположении GPS и расписания поездок, примером которых является пресса для персональных компьютеров.
- Этап 2: Маркировка шума во всемирной паутине: используйте существующие схемы, такие как почтовые индексы и данные GPS, или, как правило, путем добавления «тегов», или создайте формальную онтологию, обеспечивающую структуру.
- Этап 3: Просеивание и анализ: в более широком мире обобщенные онтологии, которые находятся в стадии разработки, распространяются на сотни сущностей и сотни отношений между ними и предоставляют средства для извлечения смысла из больших объемов данных. Структурированные данные в базах данных работают лучше всего, когда эта структура отражает информационную модель более высокого уровня — онтологию или модель сущности-отношения.
- Этап 4: Структурирование и архивирование: благодаря большому объему данных, доступных из таких источников, как социальная сеть, и из миниатюрных телеметрических систем, используемых в управлении личным здоровьем, появляются новые способы архивирования, а затем обработки данных для получения значимой информации.
Компетенции для управления информацией
В 2004 году система управления «Свод знаний по управлению информацией» была впервые опубликована и призвана показать, что необходимые управленческие компетенции для получения реальных выгод от инвестиций в информацию являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процесса»:
Области знаний в области управления информацией
IMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей требуемой управленческой компетентности, две из которых («управление бизнес-процессами» и «управление деловой информацией») очень тесно связаны между собой.
- Информационные технологии: Темпы изменения технологий и необходимость постоянного приобретения новейших технологических продуктов могут подорвать стабильность инфраструктуры, поддерживающей системы, и тем самым оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить преимущества. Необходимо управлять «стороной предложения» и признать, что технологии все больше становятся товаром.
- Информационная система: Хотя исторически информационные системы разрабатывались собственными силами, с годами стало возможным приобрести большинство программных систем, необходимых организации, из индустрии пакетов программного обеспечения. Тем не менее, по-прежнему существует потенциал для конкурентного преимущества от внедрения новых системных идей, которые соответствуют стратегическим намерениям организаций.
- Бизнес-процессы и бизнес-информация: Информационные системы применяются к бизнес-процессам с целью их улучшения, и они приносят данные в бизнес, которые становятся полезными в качестве бизнес-информации. Управление бизнес-процессами по-прежнему рассматривается как относительно новая идея, поскольку она не получила широкого распространения, и во многих случаях это было трудно; Управление бизнес-информацией представляет собой еще более сложную задачу.
- Выгода для бизнеса: Какие преимущества мы ищем? Необходимо не только быть предельно честным в отношении того, чего можно достичь, но и обеспечить активное управление и оценку предоставления выгод. С момента появления и популяризации сбалансированной системы показателей был огромный интерес к управлению эффективностью бизнеса, но до начала тысячелетия не было предпринято много серьезных усилий, чтобы связать управление эффективностью бизнеса с преимуществами инвестиций в информационные технологии и внедрения новых информационных систем.
- Бизнес-стратегия: Несмотря на то, что стратегия в большинстве организаций далека от повседневных вопросов управления информацией в организациях, она просто должна основываться на возможностях информационных технологий и информационных систем, будь то для решения проблемы низкой производительности или для улучшения дифференциации и конкурентоспособности. Инструменты стратегического анализа, такие как цепочка создания стоимости и анализ критических факторов успеха, напрямую зависят от должного внимания к информации, которой управляют (или могут управлять).
Отдельные вопросы управления информацией
Рекомендуемая литература
- ИМБОК, 2004. Свод знаний по управлению информацией. Доступно по адресу: http://www.imbok.org
- Байтуэй, А., 2015. Инвестирование в информацию: свод знаний по управлению информацией, Женева: Springer.
- Википедия.
Статьи в журнале по теме Управление информацией
Посмотреть еще в категории: Управление объектами
- Управление ресурсами
- Управление организацией
- Управление имуществом
- Фасилити менеджмент
- Управление учреждением
- Управление собственностью
- Управление хозяйством
- Управление компанией (корпорацией)
- Управление активами
- Управление запасами
- Управление многоквартирными домами
- Управление капиталом
- Управление недвижимостью
- Управление землей
- Управление лесами
- Управление зданиями
- Управление интеллектуальной собственностью