Координация и контроль

Координация в качестве функции управления относится к процессу согласования и совмещения различных элементов организации для достижения общих целей. Эта функция направлена на обеспечение гармонии и согласованности действий между различными подразделениями, группами и индивидуальными работниками, чтобы обеспечить эффективное функционирование всей организации.

Важные аспекты координации включают в себя:

1. Согласование целей и задач: Координация начинается с установления общих целей и задач для всей организации или ее частей. Это позволяет всем участникам иметь ясное представление о направлении и целях работы.

2. Управление ресурсами: Координация также включает в себя распределение ресурсов, таких как финансы, материалы, технологии и персонал, таким образом, чтобы они использовались эффективно и эффективно для достижения целей.

3. Обмен информацией: Для успешной координации необходимо обеспечить свободный поток информации между различными уровнями и подразделениями организации. Это позволяет всем участникам быть в курсе изменений, событий и требований.

4. Разрешение конфликтов: В процессе координации могут возникать конфликты между различными группами или интересами. Управление этими конфликтами и поиск компромиссов важны для обеспечения гармоничного функционирования организации.

5. Поддержка коммуникации и сотрудничества: Координация также включает в себя стимулирование коммуникации и сотрудничества между различными участниками организации. Это помогает создать атмосферу доверия и поддержки, способствующую эффективному выполнению задач.

6. Мониторинг и оценка: Координация включает в себя постоянный мониторинг выполнения задач и достижения целей, а также оценку эффективности принимаемых мер и стратегий.

Общая цель координации как функции управления состоит в том, чтобы обеспечить гармоничное и согласованное функционирование организации в целом, что в конечном итоге способствует достижению ее стратегических целей и успеху в долгосрочной перспективе.

Контроль в качестве функции управления представляет собой процесс оценки и коррекции деятельности организации или ее подразделений с целью достижения поставленных целей. Он играет ключевую роль в управлении, поскольку позволяет руководителям оценивать выполнение планов, выявлять отклонения от установленных стандартов и принимать необходимые меры для их исправления.

Функции контроля включают в себя следующие аспекты:

1. Установление стандартов: Контроль начинается с определения критериев, по которым будет оцениваться деятельность. Эти стандарты могут быть выражены в виде целей, показателей производительности, нормативов качества и т.д.

2. Сбор информации: Для оценки выполнения заданных стандартов необходимо собирать соответствующую информацию. Это может включать в себя данные о производственных процессах, финансовых показателях, уровне удовлетворенности клиентов и т.д.

3. Сравнение: Полученные данные сравниваются с установленными стандартами, чтобы определить наличие отклонений. Это позволяет идентифицировать области, в которых требуются корректировки.

4. Анализ и оценка: Руководители анализируют результаты контроля и оценивают их влияние на достижение целей организации. Они выявляют причины отклонений и определяют необходимые действия для их устранения.

5. Коррекция и управление изменениями: На основе результатов анализа принимаются решения о корректировке текущих стратегий, тактик и операций. Это может включать в себя внесение изменений в процессы, перераспределение ресурсов или пересмотр целей.

Контроль является важной функцией управления, поскольку позволяет обеспечить эффективность и эффективность деятельности организации, а также обеспечить соответствие ее действий установленным стандартам и целям. Он обеспечивает механизм обратной связи, который помогает руководителям принимать информированные решения и успешно достигать поставленных целей.

Давайте разберем классификацию видов контроля как функции управления по разным признакам:

1. По объекту контроля:

   • Процесс контроля качества продукции или услуг: Включает оценку соответствия продукции или услуг определенным стандартам качества.
   • Контроль процессов: Оценивает процессы в организации, такие как производственные, логистические, финансовые, идентифицируя эффективные и неэффективные аспекты для улучшения.
   • Контроль результатов: Ориентирован на оценку достигнутых результатов, сравнение их с планами и целями организации.

2. По временной характеристике:

   • Предварительный контроль: Оценка планов и ожиданий до реализации процессов или достижения результатов.
   • Текущий контроль: Оценка процессов и результатов в реальном времени во время их реализации.
   • Последующий контроль: Оценка результатов после завершения процессов или достижения целей.

3. По методам контроля:

   • Финансовый контроль: Оценка финансовых показателей, таких как доходы, расходы, прибыль и управление денежными потоками.
   • Технический контроль: Оценка технических аспектов процессов и продукции, таких как техническое обслуживание, безопасность и качество.
   • Административный контроль: Оценка организационной структуры, политик и процедур, чтобы обеспечить их соответствие целям и стратегии организации.

4. По уровню управления:

   • Стратегический контроль: Оценка соответствия стратегии организации целям и миссии, выявление стратегических возможностей и угроз.
   • Тактический контроль: Оценка выполнения операционных планов и тактических решений, корректировка процессов в соответствии с текущими потребностями и условиями.
   • Оперативный (или текущий) контроль: Оценка ежедневных операций и результатов для обеспечения их соответствия стандартам и планам.

Классификация видов контроля как функции управления по различным признакам позволяет эффективно организовать процесс управления и обеспечить достижение целей организации.

Этапы процесса контроля

Процесс контроля включает несколько этапов, которые обеспечивают систематическое и эффективное управление функционированием и развитием организации. Давайте подробно рассмотрим каждый этап:

1. Определение параметров контроля:
   На этом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которые требуется контролировать. Эти параметры могут быть выражены в виде стандартов, нормативов или целей, отражающих задачи, заложенные в планы организации. Источники информации о них также устанавливаются для последующего сбора данных.

2. Создание модели организации и определение точек контроля:
   На этом этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации и процессов. Определяются точки контроля, то есть места, где происходят ключевые операции или формируются промежуточные и конечные результаты. Эти точки контроля становятся объектами наблюдения в процессе контроля.

3. Сбор информации:
   После определения точек контроля начинается сбор информации о состоянии и результатах функционирования организации. Информация может быть получена из различных источников, таких как отчеты о продажах, финансовые отчеты, отзывы клиентов, анкеты сотрудников и т. д.

4. Анализ и оценка информации:
   Полученная информация анализируется и оценивается с целью определить наличие и степень отклонений от заданных параметров или стандартов. Это позволяет выявить проблемные области и определить необходимость корректировки деятельности организации.

5. Корректировка деятельности:
   После анализа информации принимаются решения о необходимости корректировки деятельности организации. Если обнаружены отклонения от установленных стандартов, высшее руководство устанавливает допустимую величину отклонений и принимает меры для их устранения. Это может включать в себя изменение процессов, перераспределение ресурсов или обучение персонала.

Эти этапы образуют замкнутый цикл контроля, который позволяет организации постоянно улучшать свою деятельность и достигать поставленных целей. Каждый этап важен и взаимосвязан с другими, обеспечивая эффективное функционирование системы контроля.

Внутренний и внешний контроль — это два ключевых аспекта системы управления организацией, каждый из которых имеет свои особенности и применяется в зависимости от различных факторов. Давайте подробно рассмотрим каждый из них:

1. Внутренний контроль:
   Внутренний контроль предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят необходимые изменения в свою деятельность. Этот вид контроля основан на саморегуляции и самоконтроле сотрудников организации. Важными элементами внутреннего контроля являются система внутренних процедур, стандартов и нормативов, а также контрольные точки, где происходит оценка выполнения задач и достижения целей.

2. Внешний контроль:
   Внешний контроль осуществляется администрацией или специальными сотрудниками — контролерами, не являющимися прямыми исполнителями задач. Он предполагает, что контролирующие органы или лица оценивают выполнение задач и достижение целей с помощью внешних методов наблюдения и анализа, не принимая напрямую участия в процессе выполнения задач.

Теперь рассмотрим факторы, влияющие на соотношение между внутренним и внешним контролем:

• Стиль управления:
  При авторитарном стиле управления, когда руководитель контролирует своих подчиненных деспотично, преобладает внешний контроль. В то время как при демократическом стиле управления, когда у работников больше свободы и ответственности, предпочтительнее внутренний контроль.

• Возможность получения оценки результатов:
  Если есть возможность получить надежную оценку результатов деятельности и обратиться к сотрудникам лично за выполненную работу, то предпочтительнее внешний контроль. В противном случае, когда такая возможность отсутствует, более эффективным будет внутренний контроль.

• Характер подчиненных:
  Для недобросовестных и неаккуратных сотрудников больше подходит внешний контроль, так как он позволяет более строго контролировать их деятельность. Для добросовестных и педантичных сотрудников более эффективен внутренний контроль, так как они могут самостоятельно следить за своей работой.

• Микроклимат в коллективе:
  При благоприятном микроклимате в коллективе более предпочтителен внутренний контроль, так как сотрудники могут быть более мотивированы к саморегуляции. При неблагоприятном микроклимате более эффективен внешний контроль, который помогает предотвратить или устранить возможные конфликты.

• Система вознаграждения:
  В условиях преобладания индивидуальных форм вознаграждения за результаты деятельности, на первом месте стоит внешний контроль. При коллективных формах вознаграждения более предпочтителен внутренний контроль, так как он способствует более тесному сотрудничеству и взаимодействию внутри коллектива.

Таким образом, соотношение между внутренним и внешним контролем зависит от множества факторов, включая стиль управления, характер подчиненных, микроклимат в коллективе и систему вознаграждения. Организации могут применять как внутренний, так и внешний контроль в различных пропорциях в зависимости от конкретной ситуации и целей управления.

Координация и ее роль во внутреннем и во внешнем контроле

Координация играет важную роль как во внутреннем, так и во внешнем контроле организации. Давайте рассмотрим, как она влияет на каждый из этих аспектов:

1. Роль координации во внутреннем контроле:

   • Согласование задач и целей: Координация помогает согласовывать задачи и цели различных подразделений и сотрудников, обеспечивая их соответствие общей стратегии организации. Это позволяет избежать дублирования усилий и конфликтов в выполнении задач.

   • Установление системы контроля: Координация необходима для определения системы внутреннего контроля, включая контрольные точки, процедуры и стандарты. Правильная координация позволяет разработать эффективные методы мониторинга выполнения задач и достижения целей.

   • Обмен информацией: Координация способствует своевременному и эффективному обмену информацией между различными уровнями и подразделениями организации. Это позволяет оперативно реагировать на изменения ситуации и корректировать планы и стратегии при необходимости.

   • Разрешение конфликтов: Координация помогает разрешать конфликты между различными подразделениями и сотрудниками, которые могут возникать в процессе выполнения задач. Правильная координация способствует согласованному подходу к решению проблем и конфликтов.

2. Роль координации во внешнем контроле:

   • Связь с контролирующими органами: Координация позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешними контролирующими органами, предоставляя им необходимую информацию и документацию для проверки выполнения законов, нормативов и стандартов.

   • Подготовка к проверкам: Координация помогает подготовить организацию к плановым или внеплановым проверкам со стороны внешних контролирующих органов. Это включает в себя систематическое ведение документации, подготовку отчетов и анализ соблюдения требований.

   • Соблюдение стандартов и требований: Координация позволяет организации обеспечить соблюдение различных стандартов, требований и нормативов, установленных контролирующими органами. Это включает в себя разработку и внедрение соответствующих процедур и политик.

   • Реагирование на рекомендации и замечания: Координация помогает эффективно реагировать на рекомендации и замечания, выдвигаемые контролирующими органами в ходе проверок. Это включает в себя принятие мер для устранения выявленных нарушений и улучшения системы контроля.

Таким образом, координация играет ключевую роль как во внутреннем, так и во внешнем контроле организации, обеспечивая согласованность действий, эффективное использование ресурсов и соблюдение требований и стандартов.