Управление коммуникациями
Управление коммуникациями
Управление коммуникациями – это систематическое планирование, внедрение, мониторинг и пересмотр всех каналов связи внутри организации и между организациями. Он также включает в себя организацию и распространение новых коммуникационных директив, связанных с организацией, сетью или коммуникационной технологией.
Аспекты управления коммуникациями включают разработку корпоративных коммуникационных стратегий, разработку внутренних и внешних коммуникационных директив и управление потоком информации, включая онлайн-общение. Это простой процесс, который помогает организации быть систематической как единое целое в рамках коммуникации.
Управление и коммуникация тесно связаны друг с другом. Как определено, коммуникация – это процесс, посредством которого информация передается между двумя или более людьми (включая машины, например, компьютеры). В литературе по менеджменту обсуждается, что каждая управленческая роль – планирование, организация, руководство и контроль – зависит от эффективной коммуникации. Следовательно, менеджеры должны иметь возможность получать и обмениваться точной и актуальной информацией, на основе которой необходимо действовать. Когда точная информация отправляется, принимается и передается, сотрудники могут быть проинформированы, что дает им больше возможностей для эффективной работы. Однако, когда информация искажается и неверно интерпретируется, вероятно, будет распространяться ошибочная информация, которая приведет к ошибке связи. Скорее всего, возникнут серьезные проблемы в организации.
Эффективная коммуникация может помочь в следующих областях управления, а именно:
- Обеспечивает ясность – Без эффективной коммуникации информация не будет распространяться должным образом. Он дает четкие инструкции и информацию каждому, чтобы избежать путаницы, конфликтов и недопонимания.
- Если руководство может хорошо общаться со своими людьми, это может привести к снижению напряженности между ними. Хорошее общение может помочь построить отношения и завоевать доверие.
- Создает обязательство – Общение – это двусторонний процесс, мы отправляем и получаем сообщение. При наличии эффективной коммуникационной стратегии руководство также может хорошо прислушиваться к своим людям, тем самым поощряя мнение и точку зрения людей. Люди, которые чувствуют себя принадлежащими и вовлеченными, скорее всего, дадут хорошую обратную связь, которая очень важна в общении.
- Определяет ожидания – Когда установлены стандарты, люди будут знать, что им нужно сделать, чтобы получить положительную обратную связь, и преимущества, которые с ней связаны.
Руководство может достичь своих целей и задач с помощью эффективной коммуникации.
План управления коммуникациями
Чтобы обеспечить надежное управление коммуникациями на протяжении всего проекта, необходимо создать план управления коммуникациями. План управления коммуникациями имеет пять преимуществ:
- Письменный фреймворк, на который могут ссылаться клиент/заинтересованные стороны/члены команды. Это может помочь в случае, если возникнет необходимость в посредничестве – у вас есть письменный бумажный след, к которому вы можете вернуться. Это также может быть полезно для кредиторской задолженности в случае, если есть пробелы во времени, отслеживаемые для проекта.
- Сам план будет управлять ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы не ожидать завершения проекта до того, как результаты будут проверены для обеспечения качества.
- Точки, в которых происходит общение, позволяют обоим заинтересованным сторонам предоставлять ценную обратную связь как о процессе проекта, так и о конечном продукте, и дают членам команды возможность вместе провести мозговой штурм, преодолевая разрыв между двумя группами.
- Это позволяет всем участникам лучше выявлять риски и проблемы на ранней стадии.
- Это помогает избавиться от необходимости проводить ненужные встречи по книгам, экономя время и деньги.
- Коммуникация помогает управлять организационными конфликтами.
Четырехэтапный процесс для эффективного общения
Руководитель проекта и проектная группа работают вместе, чтобы определить, кому какая информация нужна. Другими словами, руководство проекта должно знать, каковы требования к успешным коммуникациям, чтобы планировать, как достичь этих требований.
- Определение требований к коммуникации
- «Проект такого размера, с таким огромным количеством заинтересованных сторон, требует такого большого количества общения», — сказала спонсор проекта Киспер, вытягивая руки все шире и шире в стороны. «Коммуникация — это, без сомнения, самая важная работа менеджера проекта».
- Определите 5W (почему, что, когда, где, кто) и 1H (как)
- С кем нужно общаться. Это основано на формуле коммуникации и должно быть определено.
- Что нужно сообщить. Вся информация, связанная с проектом, не обязательно должна быть доведена до сведения всех членов команды.
- Когда это должно быть сообщено. Следует следить за сроками связи.
- Где это должно быть сообщено. Если в команде много людей, то необходимо решить вопросы коммуникации на индивидуальном уровне и на уровне команды.
- Почему передача информации важна и на каком уровне. Почему это не поощряется, поскольку это вина, а не изменение.
- Как должна быть сделана коммуникация. Проводится ли он по электронной почте, телефону или с помощью презентации для членов команды?
- Идентификация и учет факторов окружающей среды предприятия
- Большая часть процессов управления коммуникациями связана с факторами окружающей среды предприятия.
- Идентификация активов организационных процессов
- Активы организационного процесса влияют на то, как руководитель проекта, команда проекта и заинтересованные стороны будут взаимодействовать в рамках проекта.
Отдельные вопросы управления коммуникациями
Рекомендуемая литература
- Оливер, К. Э. (1983). Управление коммуникациями. Ежеквартальный журнал управления проектами, 14(1), 28–30.
- Википедия.
Статьи в журнале по теме Управление коммуникациями
Посмотреть еще в категории: Управление процессами
- Управление требованиями
- Управление активами
- Управление программами
- Управление эффективностью
- Управление безопасностью
- Управление маркетингом
- Управление финансами
- Управление персоналом
- Управление рисками
- Управление производством
- Управление отношениями
- Управление качеством
- Стратегическое управление
- Юридическое управление
- Управление перевозками
- Управление рабочим процессом
- Управление закупками (поставкам)