Документы проекта: Положение о проектном комитете
Project documents: Regulations on the project committee
Авторы
Аннотация
Положение о проектном комитете.
Ключевые слова
проектный комитет, проектный офис
Рекомендуемая ссылка
No items found. Документы проекта: Положение о проектном комитете // Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №3 (87). Номер статьи: 8707. Дата публикации: 14.12.2018. Режим доступа: https://sovman.ru/article/8707/
Authors
Abstract
Regulations on the project committee.
Keywords
project committee, project office
Suggested citation
No items found. Project documents: Regulations on the project committee // Modern Management Technology. ISSN 2226-9339. — №3 (87). Art. # 8707. Date issued: 14.12.2018. Available at: https://sovman.ru/article/8707/
В рамках реализации Федерального инновационного проекта «Создание на базе сельской школы культурно-образовательного центра развития детей» разработаны собственные локальные акты, регулирующие процесс создания культурно-образовательного центра развития детей на базе сельской школы:
- Приказ о реализации инновационного проекта «Создание на базе сельской школы культурно-образовательного центра развития детей»
- Регламент процессов управления проектами школы
- План-график выполнения работ по реализации инновационного проекта: «Создание на базе сельской школы культурно-образовательного центра развития детей»
- Положение о проектном офисе по управлению проектом
- Положение о проектном комитете
- Положение о внедрении технологии «Индивидуальный маршрут внеурочной деятельности» учащихся (Об индивидуальном маршруте внеурочной деятельности)
- Положение о сетевом взаимодействии с учреждениями дополнительного образования
- Положение о Клубе иностранных языков
- Договор о реализации общеобразовательной программы начального и основного общего образования в форме сотрудничества и сетевого взаимодействия муниципальных образовательных учреждений
Утверждено:
Директор ______________
Приказ
___________ 20__г. № ___.
Положение о проектном комитете
- Проектный комитет собирается регулярно, не реже раза в месяц. Дата и время определяется по предварительному согласованию с Руководителем проектного офиса.
- Главная цель деятельности проектного комитета — принятие комплексных решений с целью выработки среднесрочной стратегии развития и управления реализацией проекта.
- Проектный комитет состоит из сотрудников образовательного учреждения под председательством руководителя Проектного офиса. Каждое заседание проектного комитета организует и модерирует руководитель Проектного офиса.
- На заседания проектного комитета могут приглашаться руководители образовательных учреждений, специалисты управления образованием, участие которых в обсуждении тех или иных проектов является необходимым для принятия квалифицированного решения. Состав приглашенных согласовывается модератором.
- Каждое заседание проектного комитета проходит в рамках заранее согласованной повестки дня. Повестку дня готовит руководитель Проектного офиса.
- Повестка дня составляется так, чтобы заседание проектного комитета занимало не больше часа. Таким образом, обсуждение любого вопроса или проекта должно жестко следовать нижеописанной процедуре:
Процедура вынесения вопроса или проекта на проектный комитет
Этап 0. На нулевом этапе инициатор – руководитель проекта проводит подготовительную работу с целью обсуждения вопроса или проекта со всеми заинтересованными сторонами. Главная задача — прийти к единому мнению заинтересованным сторонам по всем узким вопросам предлагаемого решения или проекта. Своеобразный аналог принципа нулевого чтения.
Подтверждение достижения договоренностей оформляется протоколом, в котором руководитель стороннего образовательного учреждения или специалист Управления образованием подтверждает, что предлагаемый к обсуждению вопрос или проект входит в компетенцию данного образовательного учреждения или специалиста, а также готовность взять на себя реализацию задачи в случае её защиты на проектном комитете.
Этап 1. Руководитель проекта готовит короткую презентацию (в PDF-или PPT-формате), которая состоит из четырех частей:
- формулировка задачи или проблемы, основные проблемы, которые создает отсутствие решения;
- предложение по решению описанной проблемы или задачи;
- прогнозы последствий и эффектов от данного решения;
- необходимое количество ресурсов для реализации данного решения.
Этап 2. Проработанную вышеописанным образом презентацию (а также другие дополнительные материалы, если необходимо) инициатор – руководитель проекта передает модератору – Руководителю проектного офиса не позднее, чем за неделю до ближайшего заседания проектного комитета.
Этап 3. Модератор – Руководитель Проектного офиса, оперативно рассылает данный комплект документов всем участникам проектного комитета для предварительного ознакомления. Предполагается, что у участников будет достаточно времени изучить материалы и в случае необходимости обсудить все возникшие вопросы с инициатором.
Этап 4. Любые разногласия и корректировки презентации необходимо разрешить до заседания и представить модератору – Руководителю Проектного офиса не позднее чем за два дня до обсуждения. Если кто-либо из заинтересованных участников не предоставил аргументированных возражений, по умолчанию считается, что он согласен с предлагаемым решением.
Этап 5. Модератор — Руководитель Проектного офиса вправе не включать в текущую повестку дня вопрос, по которому существуют неразрешимые разногласия между участниками проектного комитета, до тех пор, пока все стороны не найдут компромисса по спорным вопросам и не придут к единому решению.
Этап 6. При наличии принципиальных и аргументированных разногласий в способе реализации решений каждая оспаривающая сторона должна доказать выгодность своих предложений. При этом она должна предоставить прогноз последствий и эффектов от своего варианта действий.
Если эффект от альтернативных предложений заметно выше, чем предлагаемый инициатором – руководителем проекта, то инициатор принимает и соответствующим образом корректирует свое предложение.
Во всех остальных случаях на обсуждение выносится решение инициатора – руководителя проекта.
Этап 7. Во время презентации на проектном комитете докладчик должен быть способен и готов ответить на нижеследующие и им подобные вопросы относительно своего предложения (предполагается, что это все должно быть в презентации):
- Зачем это нужно сделать в рамках данного проекта?
- На основании чего (каких данных) докладчик предлагает те или иные решения?
- Какой эффект (не обязательно финансовый) получит образовательное учреждение и в целом сфера образования Качканарского городского округа от предлагаемых решений?
Этап 8. Модератор – Руководитель Проектного офиса вправе прекратить дискуссию и перейти к следующему вопросу повестки дня или завершить заседание, если текущая тема в процессе обсуждения себя исчерпала.
Этап 9. В случае принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу или проекту инициатор автоматически становится ответственным за выполнение данного пункта в рамках данного проекта и достижение заявленных на защите результатов и сроков. Если обсуждаемый вопрос или проект затрагивает сферу компетенций Управления образованием или образовательного учреждения, в которое инициатор – Руководитель проекта не входит, то свои взгляды на решение проблемы или задачи высказывает сотрудник, приглашённый на заседание. Предполагается, что все эти вопросы заранее согласованы на этапе нулевого чтения.
Вопросы и проекты, не прошедшие процедуру, описанную выше, в повестку дня проектного комитета не вносятся. Модератор – Руководитель Проектного офиса вправе отклонить заявку на защиту, если:
- вместо одного проработанного решения предлагается выбор из нескольких полуготовых вариантов, из чего следует необходимость группового принятия решений на проектном комитете;
- в презентации отсутствует или не проработана одна или несколько частей в соответствии с требованиями вышеописанной процедуры;
- первичные материалы для защиты предоставлены модератору меньше, чем за неделю до ближайшего заседания.
По результатам каждого заседания проектного комитета модератор – Руководитель Проектного офиса готовит и рассылает всем участникам протокол решений.
Читайте также
