Документы проекта: Положение о проектном комитете | Современные технологии управления

Авторы: Коллектив авторов
Валериановская средняя общеобразовательная школа
Аннотация: Положение о проектном комитете.
Ключевые слова: проектный комитет, проектный офис

Категории статьи:

Положение о проектном комитете

Проектный комитет собирается регулярно, не реже раза в месяц. Дата и время определяется по предварительному согласованию с Руководителем проектного офиса.
Главная цель деятельности проектного комитета — принятие комплексных решений с целью выработки среднесрочной стратегии развития и управления реализацией проекта.
Проектный комитет состоит из сотрудников образовательного учреждения под председательством руководителя Проектного офиса. Каждое заседание проектного комитета организует и модерирует руководитель Проектного офиса.
На заседания проектного комитета могут приглашаться руководители образовательных учреждений, специалисты управления образованием, участие которых в обсуждении тех или иных проектов является необходимым для принятия квалифицированного решения. Состав приглашенных согласовывается модератором.
Каждое заседание проектного комитета проходит в рамках заранее согласованной повестки дня. Повестку дня готовит руководитель Проектного офиса.
Повестка дня составляется так, чтобы заседание проектного комитета занимало не больше часа. Таким образом, обсуждение любого вопроса или проекта должно жестко следовать нижеописанной процедуре:

Процедура вынесения вопроса или проекта на проектный комитет

Этап 0. На нулевом этапе инициатор – руководитель проекта проводит подготовительную работу с целью обсуждения вопроса или проекта со всеми заинтересованными сторонами. Главная задача — прийти к единому мнению заинтересованным сторонам по всем узким вопросам предлагаемого решения или проекта. Своеобразный аналог принципа нулевого чтения.

Подтверждение достижения договоренностей оформляется протоколом, в котором руководитель стороннего образовательного учреждения или специалист Управления образованием подтверждает, что предлагаемый к обсуждению вопрос или проект входит в компетенцию данного образовательного учреждения или специалиста, а также готовность взять на себя реализацию задачи в случае её защиты на проектном комитете.

Этап 1. Руководитель проекта готовит короткую презентацию (в PDF-или PPT-формате), которая состоит из четырех частей:

формулировка задачи или проблемы, основные проблемы, которые создает отсутствие решения;
предложение по решению описанной проблемы или задачи;
прогнозы последствий и эффектов от данного решения;
необходимое количество ресурсов для реализации данного решения.

Этап 2. Проработанную вышеописанным образом презентацию (а также другие дополнительные материалы, если необходимо) инициатор – руководитель проекта передает модератору – Руководителю проектного офиса не позднее, чем за неделю до ближайшего заседания проектного комитета.

Этап 3. Модератор – Руководитель Проектного офиса, оперативно рассылает данный комплект документов всем участникам проектного комитета для предварительного ознакомления. Предполагается, что у участников будет достаточно времени изучить материалы и в случае необходимости обсудить все возникшие вопросы с инициатором.

Этап 4. Любые разногласия и корректировки презентации необходимо разрешить до заседания и представить модератору – Руководителю Проектного офиса не позднее чем за два дня до обсуждения. Если кто-либо из заинтересованных участников не предоставил аргументированных возражений, по умолчанию считается, что он согласен с предлагаемым решением.

Этап 5. Модератор — Руководитель Проектного офиса вправе не включать в текущую повестку дня вопрос, по которому существуют неразрешимые разногласия между участниками проектного комитета, до тех пор, пока все стороны не найдут компромисса по спорным вопросам и не придут к единому решению.

Этап 6. При наличии принципиальных и аргументированных разногласий в способе реализации решений каждая оспаривающая сторона должна доказать выгодность своих предложений. При этом она должна предоставить прогноз последствий и эффектов от своего варианта действий.

Если эффект от альтернативных предложений заметно выше, чем предлагаемый инициатором – руководителем проекта, то инициатор принимает и соответствующим образом корректирует свое предложение.

Во всех остальных случаях на обсуждение выносится решение инициатора – руководителя проекта.

Этап 7. Во время презентации на проектном комитете докладчик должен быть способен и готов ответить на нижеследующие и им подобные вопросы относительно своего предложения (предполагается, что это все должно быть в презентации):

Зачем это нужно сделать в рамках данного проекта?
На основании чего (каких данных) докладчик предлагает те или иные решения?
Какой эффект (не обязательно финансовый) получит образовательное учреждение и в целом сфера образования Качканарского городского округа от предлагаемых решений?

Этап 8. Модератор – Руководитель Проектного офиса вправе прекратить дискуссию и перейти к следующему вопросу повестки дня или завершить заседание, если текущая тема в процессе обсуждения себя исчерпала.

Этап 9. В случае принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу или проекту инициатор автоматически становится ответственным за выполнение данного пункта в рамках данного проекта и достижение заявленных на защите результатов и сроков. Если обсуждаемый вопрос или проект затрагивает сферу компетенций Управления образованием или образовательного учреждения, в которое инициатор – Руководитель проекта не входит, то свои взгляды на решение проблемы или задачи высказывает сотрудник, приглашённый на заседание. Предполагается, что все эти вопросы заранее согласованы на этапе нулевого чтения.

Вопросы и проекты, не прошедшие процедуру, описанную выше, в повестку дня проектного комитета не вносятся. Модератор – Руководитель Проектного офиса вправе отклонить заявку на защиту, если:

вместо одного проработанного решения предлагается выбор из нескольких полуготовых вариантов, из чего следует необходимость группового принятия решений на проектном комитете;
в презентации отсутствует или не проработана одна или несколько частей в соответствии с требованиями вышеописанной процедуры;
первичные материалы для защиты предоставлены модератору меньше, чем за неделю до ближайшего заседания.

По результатам каждого заседания проектного комитета модератор – Руководитель Проектного офиса готовит и рассылает всем участникам протокол решений.