Принятие и реализация управленческих решений
Логика построения схемы процесса управления
Логическая схема предопределяет технологию управления.
Технология управления представляет собой систему операций и процедур, выполняемых менеджерами.
Технология управления должна обеспечивать осуществление программно-целевого подхода в менеджменте. Цель — мысленное предвосхищение результатов деятельности. Применительно к менеджменту цель можно представить как желаемое состояние объекта управления через определенный промежуток времени. Для того чтобы система управления перешла из заданного состояния к желаемому, необходима определенная программа действий, которая позволила бы преодолеть проблемы, отделяющие заданную ситуацию от желаемой ситуации.
Важнейшим аспектом технологии управления является процесс подготовки, принятия и осуществления управленческих решений.
Основные этапы процесса принятия и реализации управленческого решения
1-й этап – Выявление и анализ проблем
Процесс разработки и принятия рационального решения начинается с анализа неупорядоченного массива данных об общей ситуации (чем она стабильнее, тем легче анализ осуществить). В результате выявляются границы, в которых существуют проблемы (так называемое проблемное поле) и проявляются их симптомы (ничего не объясняющие признаки).
Проблемы всегда имеют:
- определенное содержание (что?);
- связаны с каким-то конкретным местом (где?);
- временем возникновения, частотой повторяемости (когда?);
- количественными параметрами (сколько?);
- кругом лиц, так или иначе причастных к ним (кто?). Последние могут быть виновниками их возникновения, инициаторами или участниками разрешения, проявить заинтересованность в сохранении.
Причины проблем:
- неверные принципы и условия деятельности. Например, излишне высокая заработная плата может привести к нехватке финансовых ресурсов для развития организации;
- ошибочные критерии оценки. Завышенные покажут наличие проблемы там, где ее нет, а заниженные, наоборот, преуменьшат ее реальное значение;
- случайные или умышленные нарушения в процессе достижения поставленных целей;
- непредвиденные обстоятельства, например стихийные бедствия, техногенные катастрофы, политические катаклизмы;
- неполнота знаний о ситуации, создающей проблему.
Причинно-следственный анализ
Чтобы выявить конкретные причины возникновения проблем, необходим причинно-следственный анализ, исходящий из того, что изменения в одном элементе ситуации (причина) порождают соответствующие перемены (следствия) в других.
Предпосылкой причинно-следственного анализа является правильная классификация проблем.
Критерии классификации проблем:
- степень важности;
- масштабность;
- величина риска;
- степень срочности;
- структурированность и формализация;
- возможность решения.
Анализ самой проблемы
2-й этап – Процесс выработки рационального решения
- Постановка основных задач и определение содержания работ, направленных на ее решение.
На практике существует три подхода:
- частичное решение, результат которого в той или иной степени удовлетворяет всех;
- разрешение, предполагающее выбор оптимального варианта, наилучшего из возможных;
- снятие (устранение) проблемы через изменение общей ситуации.
- Оценка возможностей и целесообразности работы над решением в данных условиях.
Если ресурсы ограниченны, возникает задача определения приоритетности решения отдельных частей проблемы, чтобы в случае невозможности работы над всеми вопросами одновременно в первую очередь заниматься наиболее важными. Одновременно составляется график последующих работ и определяются ответственные за них лица.
- Выбор критериев отбора окончательного варианта.
- Необходимые критерии имеют характер жестких ограничений, переступать которые недопустимо. Они позволяют отделить приемлемые варианты решений от неприемлемых.
- Желательные критерии дают возможность сделать выбор лучшего варианта решения из оставшихся. Они отражают иной класс требований, среди которых, в частности, можно назвать эргономические (обеспечение удобства и комфорта для работника) и социальные (защищенность, безопасность). Но главными требованиями являются экономические (уровень затрат, прибыльность и проч.).
- Формулировка его различных вариантов и выбор наилучшего.
В качестве базового обычно рассматривается последний вариант, а остальные приводятся в сопоставимый с ним вид по следующим аспектам:
- затратам времени;
- масштабам;
- качеству;
- издержкам;
- степени освоенности объекта;
- уровню обеспеченности информацией для принятия решения;
- характеру риска и неопределенности;
- условиям использования и проч.
Оптимальный вариант решения предполагает такое сочетание его качественных и количественных переменных, которое в наибольшей степени будет отвечать стоящей задаче.
Виды решений с точки зрения альтернативности:
- безальтернативные (имеет место в том случае, если из существующего положения есть только один выход. Это характерно для простых стандартных ситуаций, называемых на управленческом языке закрытыми),
- бинарные (предполагают два противоположных подхода к решению (или — или), что крайне затрудняет выбор;
- многовариантные (предполагающего возможность выбора из достаточно большого числа альтернатив (идеально 5—7);
- инновационные (на основе искусственного комбинирования отдельных, наиболее подходящих и не противоречащих друг другу характеристик тех решений, которые были в целом отклонены).
- Согласование с исполнителями и заинтересованными лицами окончательного варианта решения внутри и вне организации, т. е. с теми, кого оно непосредственно затрагивает.
- Утверждение решения руководителем организации или подразделения, который распоряжается ресурсами, необходимыми для его реализации, и несет персональную ответственность за результаты.
3-й этап – Реализация решения
Процесс реализации решения состоит из следующих этапов:
- доведение его до сведения всех заинтересованных лиц,
- постановка задач,
- контроль над их выполнением,
- корректировка дальнейшего хода его осуществления.
Требования к методам реализации решения:
- практическая применимость, соответствие их содержанию и объективным условиям претворения решения в жизнь, а не желаниям и способностям исполнителей;
- экономичность, подразумевающую, что эффект, полученный при реализации принятого с помощью этих методов решения, будет больше связанных с этим издержек;
- точность, обеспечивающую соответствие полученного результата тому, что ожидалось. Однако она требует повышенных затрат, нарастание которых происходит столь стремительно, что ею не следует злоупотреблять;
- надежность, гарантирующую обусловленное количество сбоев и отсутствие ситуаций с повышенным риском;
- простота.
Факторы успеха в решении проблем:
- организационные:
- способность фирмы своевременно перестроиться в соответствии с изменившимися условиями, приспособиться к ним;
- своевременность обнаружения и решения проблемы, доведения соответствующего задания до исполнителя;
- ожидаемые последствия.
- материальные (наличие необходимых для этого ресурсов (естественных, технологических, информационных и т. п.) и возможность свободного маневра ими.);
- личные (высокий уровень квалификации, знаний и опыта персонала; индивидуальные особенности руководителя и сотрудников, занимающихся решением проблем; их добросовестное и заинтересованное отношение к делу; ожидаемое вознаграждение в случае успеха или, наоборот, боязнь возможного наказания при неудаче; стиль руководства; общий морально-психологический климат в организации).
Проверка выполнения управленческих решений
Проверку исполнения управленческих решений можно рассматривать как процесс, в ходе которого ставятся следующие задачи:
- своевременно обнаружить во внутренней и внешней среде организации факторы, которые могут помешать в осуществлении принятых решений и достижении целей, и обеспечить адекватную реакцию организации на эти факторы;
- обеспечить сопоставление предусмотренных решением целей и полученных результатов в деятельности организации;
- дать информацию для оценки деятельности организации за прошлый период и для корректировки ее решений относительно ее функционирования в будущем.
Для оптимального решения всех этих задач проверка выполнения решений должна соответствовать ряду требований.
- проверка должна быть систематической, т.е. она должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно.
- проверка должна быть комплексной, т.е. охватывать не один или несколько параметров принятого решения, а все направления деятельности организации.
- проверка должна быть действенной, т.е. выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности организации должны оперативно устраняться.
- проверка должна быть гласной, т.е. ее результаты должны быть известны исполнителям.
- осуществление проверки должно быть экономичным, т.е. выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение.
Проверку исполнения управленческих решений можно представить как процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных этапов.
- На первом этапе определяются параметры функционирования организации, относительно которых приняты решения, подлежащие проверке, а также определяются необходимые источники информации для контроля.
- На втором этапе осуществляются наблюдения и измерения контролируемых процессов или результатов. Наблюдения и измерения — это самый трудный и дорогостоящий компонент проверки, ибо на их долю приходится основная часть затрат, величина которых нередко определяет саму целесообразность контроля.
- На третьем этапе проводится сравнение полученных результатов с заданными стандартами или показателями: здесь проявляется зависимость контроля от решения, так как само решение становится эталоном для проверки. Если цели намеченные принятого решения измеримы, однозначны и понятны, то контроль осуществляется сравнительно легко.
- Заключительный этап процесса проверки — проведение корректировки деятельности организации по результатам контроля, т.е. регулирование.
Регулирование обычно рассматривается в трех аспектах.
- Сохранение текущего состояния. Это возможно в том случае, когда полученные в ходе проверки данные свидетельствуют о достижении намеченных решением результатов, и наиболее приемлемой для фирмы реакцией на результаты контроля является поддержание status quo.
- Внесение изменений в функционирование объекта проверки. Основное содержание этой корректировки сводится к приведению в соответствие контролируемых параметров с принятым решением. При этом анализируются и устраняются причины, вызвавшие подобные отклонения.
- Трансформация эталонов. Это изменение самих стандартов и показателей, заданных управленческим решением по результатам контроля.
Статьи в журнале по теме Принятие и реализация управленческих решений
Посмотреть еще в категории: Управленческое решение