Управление коммуникациями

Управление коммуникациями

Управление коммуникациями — это систематическое планирование, внедрение, мониторинг и пересмотр всех каналов связи внутри организации и между организациями. Он также включает в себя организацию и распространение новых коммуникационных директив, связанных с организацией, сетью или коммуникационной технологией.

Аспекты управления коммуникациями включают разработку корпоративных коммуникационных стратегий, разработку внутренних и внешних коммуникационных директив и управление потоком информации, включая онлайн-общение. Это простой процесс, который помогает организации быть систематической как единое целое в рамках коммуникации.

upravleniye-kommunikatsiyami

Управление и коммуникация тесно связаны друг с другом. Как определено, коммуникация — это процесс, посредством которого информация передается между двумя или более людьми (включая машины, например, компьютеры). В литературе по менеджменту обсуждается, что каждая управленческая роль — планирование, организация, руководство и контроль — зависит от эффективной коммуникации. Следовательно, менеджеры должны иметь возможность получать и обмениваться точной и актуальной информацией, на основе которой необходимо действовать. Когда точная информация отправляется, принимается и передается, сотрудники могут быть проинформированы, что дает им больше возможностей для эффективной работы. Однако, когда информация искажается и неверно интерпретируется, вероятно, будет распространяться ошибочная информация, которая приведет к ошибке связи. Скорее всего, возникнут серьезные проблемы в организации.

Эффективная коммуникация может помочь в следующих областях управления, а именно:

  • Обеспечивает ясность – Без эффективной коммуникации информация не будет распространяться должным образом. Он дает четкие инструкции и информацию каждому, чтобы избежать путаницы, конфликтов и недопонимания.
  • Если руководство может хорошо общаться со своими людьми, это может привести к снижению напряженности между ними. Хорошее общение может помочь построить отношения и завоевать доверие.
  • Создает обязательство — Общение — это двусторонний процесс, мы отправляем и получаем сообщение. При наличии эффективной коммуникационной стратегии руководство также может хорошо прислушиваться к своим людям, тем самым поощряя мнение и точку зрения людей. Люди, которые чувствуют себя принадлежащими и вовлеченными, скорее всего, дадут хорошую обратную связь, которая очень важна в общении.
  • Определяет ожидания — Когда установлены стандарты, люди будут знать, что им нужно сделать, чтобы получить положительную обратную связь, и преимущества, которые с ней связаны.

Руководство может достичь своих целей и задач с помощью эффективной коммуникации.

План управления коммуникациями

Чтобы обеспечить надежное управление коммуникациями на протяжении всего проекта, необходимо создать план управления коммуникациями. План управления коммуникациями имеет пять преимуществ:

  • Письменный фреймворк, на который могут ссылаться клиент/заинтересованные стороны/члены команды. Это может помочь в случае, если возникнет необходимость в посредничестве — у вас есть письменный бумажный след, к которому вы можете вернуться. Это также может быть полезно для кредиторской задолженности в случае, если есть пробелы во времени, отслеживаемые для проекта.
  • Сам план будет управлять ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы не ожидать завершения проекта до того, как результаты будут проверены для обеспечения качества.
  • Точки, в которых происходит общение, позволяют обоим заинтересованным сторонам предоставлять ценную обратную связь как о процессе проекта, так и о конечном продукте, и дают членам команды возможность вместе провести мозговой штурм, преодолевая разрыв между двумя группами.
  • Это позволяет всем участникам лучше выявлять риски и проблемы на ранней стадии.
  • Это помогает избавиться от необходимости проводить ненужные встречи по книгам, экономя время и деньги.
  • Коммуникация помогает управлять организационными конфликтами.

Четырехэтапный процесс для эффективного общения

Руководитель проекта и проектная группа работают вместе, чтобы определить, кому какая информация нужна. Другими словами, руководство проекта должно знать, каковы требования к успешным коммуникациям, чтобы планировать, как достичь этих требований. 

Определение требований к коммуникации
«Проект такого размера, с таким огромным количеством заинтересованных сторон, требует такого большого количества общения», — сказала спонсор проекта Киспер, вытягивая руки все шире и шире в стороны. «Коммуникация — это, без сомнения, самая важная работа менеджера проекта».
Определите 5W (почему, что, когда, где, кто) и 1H (как)
  • С кем нужно общаться. Это основано на формуле коммуникации и должно быть определено.
  • Что нужно сообщить. Вся информация, связанная с проектом, не обязательно должна быть доведена до сведения всех членов команды.
  • Когда это должно быть сообщено. Следует следить за сроками связи.
  • Где это должно быть сообщено. Если в команде много людей, то необходимо решить вопросы коммуникации на индивидуальном уровне и на уровне команды.
  • Почему передача информации важна и на каком уровне. Почему это не поощряется, поскольку это вина, а не изменение.
  • Как должна быть сделана коммуникация. Проводится ли он по электронной почте, телефону или с помощью презентации для членов команды?
Идентификация и учет факторов окружающей среды предприятия
Большая часть процессов управления коммуникациями связана с факторами окружающей среды предприятия.
Идентификация активов организационных процессов
Активы организационного процесса влияют на то, как руководитель проекта, команда проекта и заинтересованные стороны будут взаимодействовать в рамках проекта.

Отдельные вопросы управления коммуникациями

Рекомендуемая литература

  1. Оливер, К. Э. (1983). Управление коммуникациями. Ежеквартальный журнал управления проектами, 14(1), 28–30.
  2. Википедия.

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Корзина для покупок
Прокрутить вверх