Управление коммуникациями

Управление коммуникациями

Управление коммуникациями — это систематическое планирование, внедрение, мониторинг и пересмотр всех каналов связи внутри организации и между организациями. Он также включает в себя организацию и распространение новых коммуникационных директив, связанных с организацией, сетью или коммуникационной технологией.

Аспекты управления коммуникациями включают разработку корпоративных коммуникационных стратегий, разработку внутренних и внешних коммуникационных директив и управление потоком информации, включая онлайн-общение. Это простой процесс, который помогает организации быть систематической как единое целое в рамках коммуникации.

upravleniye-kommunikatsiyami

Управление и коммуникация тесно связаны друг с другом. Как определено, коммуникация — это процесс, посредством которого информация передается между двумя или более людьми (включая машины, например, компьютеры). В литературе по менеджменту обсуждается, что каждая управленческая роль — планирование, организация, руководство и контроль — зависит от эффективной коммуникации. Следовательно, менеджеры должны иметь возможность получать и обмениваться точной и актуальной информацией, на основе которой необходимо действовать. Когда точная информация отправляется, принимается и передается, сотрудники могут быть проинформированы, что дает им больше возможностей для эффективной работы. Однако, когда информация искажается и неверно интерпретируется, вероятно, будет распространяться ошибочная информация, которая приведет к ошибке связи. Скорее всего, возникнут серьезные проблемы в организации.

Эффективная коммуникация может помочь в следующих областях управления, а именно:

  • Обеспечивает ясность – Без эффективной коммуникации информация не будет распространяться должным образом. Он дает четкие инструкции и информацию каждому, чтобы избежать путаницы, конфликтов и недопонимания.
  • Если руководство может хорошо общаться со своими людьми, это может привести к снижению напряженности между ними. Хорошее общение может помочь построить отношения и завоевать доверие.
  • Создает обязательство — Общение — это двусторонний процесс, мы отправляем и получаем сообщение. При наличии эффективной коммуникационной стратегии руководство также может хорошо прислушиваться к своим людям, тем самым поощряя мнение и точку зрения людей. Люди, которые чувствуют себя принадлежащими и вовлеченными, скорее всего, дадут хорошую обратную связь, которая очень важна в общении.
  • Определяет ожидания — Когда установлены стандарты, люди будут знать, что им нужно сделать, чтобы получить положительную обратную связь, и преимущества, которые с ней связаны.

Руководство может достичь своих целей и задач с помощью эффективной коммуникации.

План управления коммуникациями

Чтобы обеспечить надежное управление коммуникациями на протяжении всего проекта, необходимо создать план управления коммуникациями. План управления коммуникациями имеет пять преимуществ:

  • Письменный фреймворк, на который могут ссылаться клиент/заинтересованные стороны/члены команды. Это может помочь в случае, если возникнет необходимость в посредничестве — у вас есть письменный бумажный след, к которому вы можете вернуться. Это также может быть полезно для кредиторской задолженности в случае, если есть пробелы во времени, отслеживаемые для проекта.
  • Сам план будет управлять ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы не ожидать завершения проекта до того, как результаты будут проверены для обеспечения качества.
  • Точки, в которых происходит общение, позволяют обоим заинтересованным сторонам предоставлять ценную обратную связь как о процессе проекта, так и о конечном продукте, и дают членам команды возможность вместе провести мозговой штурм, преодолевая разрыв между двумя группами.
  • Это позволяет всем участникам лучше выявлять риски и проблемы на ранней стадии.
  • Это помогает избавиться от необходимости проводить ненужные встречи по книгам, экономя время и деньги.
  • Коммуникация помогает управлять организационными конфликтами.

Четырехэтапный процесс для эффективного общения

Руководитель проекта и проектная группа работают вместе, чтобы определить, кому какая информация нужна. Другими словами, руководство проекта должно знать, каковы требования к успешным коммуникациям, чтобы планировать, как достичь этих требований. 

Определение требований к коммуникации
«Проект такого размера, с таким огромным количеством заинтересованных сторон, требует такого большого количества общения», — сказала спонсор проекта Киспер, вытягивая руки все шире и шире в стороны. «Коммуникация — это, без сомнения, самая важная работа менеджера проекта».
Определите 5W (почему, что, когда, где, кто) и 1H (как)
  • С кем нужно общаться. Это основано на формуле коммуникации и должно быть определено.
  • Что нужно сообщить. Вся информация, связанная с проектом, не обязательно должна быть доведена до сведения всех членов команды.
  • Когда это должно быть сообщено. Следует следить за сроками связи.
  • Где это должно быть сообщено. Если в команде много людей, то необходимо решить вопросы коммуникации на индивидуальном уровне и на уровне команды.
  • Почему передача информации важна и на каком уровне. Почему это не поощряется, поскольку это вина, а не изменение.
  • Как должна быть сделана коммуникация. Проводится ли он по электронной почте, телефону или с помощью презентации для членов команды?
Идентификация и учет факторов окружающей среды предприятия
Большая часть процессов управления коммуникациями связана с факторами окружающей среды предприятия.
Идентификация активов организационных процессов
Активы организационного процесса влияют на то, как руководитель проекта, команда проекта и заинтересованные стороны будут взаимодействовать в рамках проекта.

Отдельные вопросы управления коммуникациями

Рекомендуемая литература

  1. Оливер, К. Э. (1983). Управление коммуникациями. Ежеквартальный журнал управления проектами, 14(1), 28–30.
  2. Википедия.

 

Посмотреть еще в категории: Управление процессами

  • Управление требованиями
  • Управление активами
  • Управление программами
  • Управление эффективностью
  • Управление безопасностью
  • Управление маркетингом
  • Управление финансами
  • Управление персоналом
  • Управление рисками
  • Управление производством
  • Управление отношениями
  • Управление качеством
  • Стратегическое управление
  • Юридическое управление
  • Управление перевозками
  • Управление рабочим процессом
  • Управление закупками (поставкам)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Корзина для покупок
Прокрутить вверх